Les employés doivent avoir accès à une URL de domaine TrackTik valide.
Les employés doivent avoir un profil d'employé actif avec un nom d'utilisateur/une adresse électronique et un mot de passe. (Les mêmes informations d'identification que celles utilisées pour se connecter à tous les produits TrackTik)

Consulter mon horaire

Pour que les employés aient accès à leurs horaires, vous devez activer le module de planification des horaires de TrackTik. Une fois les horaires publiés, les employés auront accès à l'application pour consulter les horaires qui leur ont été attribués. (Les employés pourront accuser réception des quarts de travail directement dans l'application pour vous faire savoir qu'ils les ont vues. Même comportement que l'accusé de réception de la notification par courriel de la planification). Lorsque vous modifiez des quarts de travail qui ont déjà été publiées, les employés verront les changements dans l'application et pourront en accuser réception. Si vous ajoutez des informations au champ Memo de l'horaire dans le formulaire de poste, l'employé verra ces informations dans l'application dans la vue détaillée du quart de travail.

Horloge de pointage

Autoriser le pointage via l'application TTSHIFT

En tant qu'administrateur, dans la liste des fonctionnalités au niveau de la région ou du site, vous pourrez désactiver l'utilisation de l'horloge de pointage pour les utilisateurs du quart de travail (vous pouvez l'ignorer au niveau du site).

Dans l'application SHIFT, si l'horloge de pointage de quart de travail est désactivée, les utilisateurs :

Le bouton « Aller à l'horloge pointeuse » n'apparaît plus sur la page de détail du quart de travail en cours.
Ne recevront plus de notifications liées à l'horloge de pointage de travail pour éviter toute confusion (arrivée, pause, départ).
L'état de la page Horloge des quarts de travail (bandeau en haut de la page) doit cesser le compte à rebours dès que le quart de travail commence, et le bandeau doit indiquer : « Vous avez un quart de travail planifié maintenant ».
Vous ne verrez plus le bouton de début de quart de travail et vous verrez cette phrase : « L'horloge pointeuse de quart de travail au moyen de TrackTik SHIFT est désactivée pour ce site. »

Toutefois, si vous autorisez les utilisateurs à utiliser l'Horloge de quart, la liste ci-dessous détaille d'autres paramètres ou fonctionnalités que vous pouvez utiliser.

Restrictions relatives aux barrières virtuelles

Vous pouvez définir des restrictions d'accès au niveau du site : Sécurité et Patrouille > Restrictions de l'application mobile > Restrictions du pointage d'arrivée avec la zone de géorepérage

Vous pouvez définir le paramètre de barrière virtuelle autorisé au niveau du site : Sécurité et Patrouille > Barrière virtuelle

Si les sites où vos employés sont planifiés pour travailler et ont été configurés avec des restrictions de pointage d'arrivée avec zone de géorepérage, ils devront donner à l'application TrackTik SHIFT l'accès à leur emplacement au moment de l'arrivée. Une fois qu'ils ont donné accès à leur position, TrackTik SHIFT vérifie qu'ils se trouvent au bon endroit.

Note : L'emplacement de l'appareil n'est partagé que pendant le moment du pointage d'arrivée. Il n'est plus partagé une fois que l'utilisateur mobile a terminé de pointer son arrivée. Pour les vérifications périodiques de l'emplacement, veuillez utiliser l'application Ronde de garde de TracTik.

En fonction de l'option choisie ci-dessus, l'employé sera confronté aux scénarios suivants :

Pas de restrictions à l'enregistrement par GPS : Les employés peuvent pointer sans que leur position GPS soit prise en compte. Un employé pointera même si l'accès à la localisation est désactivé sur TrackTik SHIFT.
Bloquer le pointage hors de la zone : le message « Il semble que vous ne soyez pas sur le site » s'affichera et empêchera l'employé de pointer s'il n'est pas dans la zone de géorepérage autorisée.
Autoriser le pointage et ouvrir une exception système hors de la zone autorisée: L'employé sera autorisé à pointer, mais un billet d'exception système sera généré, vous informant qu'il a pointé alors qu'il se trouvait en dehors de la zone autorisée. L'employé devra autoriser l'accès à l'emplacement pour pouvoir pointer.

Pointage de début de quart

Le bouton de pointage sera disponible pour l'employé en fonction de l'heure de début planifié du quart de travail et de ce paramètre :

Paramètres > Général > Planification > Autoriser le pointage anticipé (en minutes)

Si l'heure du pointage d'arrivée anticipée autorisée est fixée à 15 minutes et que le quart de travail du salarié est planifié pour commencer à 9 heures, le salarié sera autorisé à pointer à 8 h 45. C'est également à ce moment-là qu'ils recevront une notification leur indiquant qu'ils ont la permission de pointer. (Même comportement que pour les licences départementales RVI et Kiosk)

Gestion des pauses

TrackTik SHIFT prend entièrement en charge les règles et conditions de gestion des pauses que vous avez configurées au niveau de la région, puis appliquées dans le formulaire du poste. Voici où définir les règles et les rappels pour le niveau de la région (Si vous avez plusieurs régions, vous devez être au niveau du QG ou d’une région principale : Paramètres > Configurations de la suite de gestion administrative > Gestion des pauses

Remarque : Nous savons qu'il est souvent difficile pour vous et votre responsable d'assurer le respect des pauses; c'est pourquoi les notifications relatives aux pauses que vous avez définies (dans les paramètres de gestion des pauses) NE PEUVENT PAS être désactivées ou mises en sourdine par les utilisateurs, tant que les notifications pour TrackTik SHIFT sont activées sur l'appareil.

Résumés de quarts de travail

Sur la base des paramètres ci-dessous :

Lorsque l'employé se trouve sur l'écran du sommaire de quart de travail, il doit voir en Rouge si son heure de pointage réel est 16 minutes ou plus avant l'heure de pointage d'arrivée prévue OU si l'heure de pointage réel est de 11 minutes ou plus après l'heure de début du quart de travail (les 2 paramètres pris en compte ici sont Permettre un pointage d'arrivée plus tôt (en minutes) et Envoyer une alerte de pointage d'arrivée en retard (en minutes) ).
ET je devrais voir en Rouge si mon heure de pointage de départ réel est 21 min ou plus avant l'heure planifiée OU si mon heure de pointage de départ réel est 1 min ou plus après l'heure planifiée (les 2 paramètres pris en compte ici sont Envoyer une alerte de pointage de départ anticipé avant (en minutes) et Envoyer un rappel de pointage de départ en retard après (en minutes).
ET je devrais voir en Rouge si la durée réelle de ma pause repas/repos est inférieure à la durée planifiée pour ce type de pause OU si la durée réelle de ma pause repas/repos est supérieure de 1 minute ou plus à la durée planifiée pour ce type de pause (le paramètre considéré ici est Délai de grâce de la pause plus long (en minutes).

Quarts de travail libre

Recherche des quarts de travail libres

Si vous voulez que vos employés accèdent à l'écran des quarts de travail libres sur leur application TTSHIFT, vous devez activer la fonction au niveau de la région et du site.

Réglages > Fonctionnalité > Tableau des quarts de travail

Site > Horaires > Préparer > Paramètres > Autoriser l'auto-planification du tableau des quarts de travail

Vous devez également accorder quelques autorisations à vos employés pour qu'ils puissent voir les quarts de travail vacants disponibles et qu'ils puissent les accepter ou les demander. « Prendre » signifie qu'ils peuvent s'auto-attribuer des quarts de travail libres sans l'approbation d'un responsable supplémentaire, et demander signifie qu'ils doivent passer par le processus d'approbation habituel du responsable. Nous n'avons apporté aucune modification à ce processus. Nous ne faisons que faciliter la tâche des employés en leur permettant de prendre des quarts de travail supplémentaires.

Paramètres > Rôles et Sécurité > Rôles du portail du personnel > Dossier ShiftBoard

Compétences et attributs

Les compétences et attributs seront désormais visibles dans l’application SHIFT uniquement pour la catégorie : Licences et permis. Si un employé a six compétences configurées dans son profil comme dans la capture d’écran ci-dessous, seuls le permis d’arme à feu, le permis de conduire et le permis SIA ne seraient consultés que (aucune option à modifier ou à mettre à jour pour l’instant).

En fonction de ce que vous avez configuré sous Paramètres > Général > Général > Avertissement de compétences expirant (en jours),les employés recevront également des notifications et des indicateurs visuels dans l’application indiquant qu’une licence ou un permis expire bientôt ou est expiré.

Feuilles de présence

Les informations relatives au quart de travail précédent sont visibles dans la section Feuilles de présence de l'application TTSHIFT. Des informations telles que la durée planifiée du quart de travail par rapport à la durée réelle, les pauses planifiées par rapport aux pauses réelles, les heures approuvées et le taux de rémunération seront visibles pour l'employé.

Notifications

Pour recevoir des notifications, les employés doivent se connecter à l'application. L'application peut fonctionner en avant-plan, en arrière-plan ou être fermée.

Local

Notification de pointage de début de quart

Paramètres de déclenchement > Général > Planification des horaires > Autorisation de pointage de début plus tôt (en minutes) (identique à ce que nous utilisons actuellement pour les licences Kiosk, RVI et département)

Notification de pointage de début

Est déclenché par Paramètres > Général > Planification des horaire > Envoyer une alerte de pointage d'arrivée en retard (en minutes)

Notification de pause prévue

Est déclenché par des pauses régulières du quart de travail. Après 1 minute, passé l'heure prévue pour la fin de la pause.
REMARQUE : Si les minutes de la pause planifiée = 0 min mais que vous décidez quand même de commencer une pause, vous ne recevrez pas de notification « Pause terminée ».
Une fois que vous avez utilisé toutes vos minutes de pause et que vous avez reçu votre première notification de pause terminée, si vous commencez une autre pause, vous ne recevrez pas d'autres notifications de pause terminée.

Notification de quart de travail planifié terminé

Est déclenché par l'heure de fin de quart de travail panifié. Dès l'heure de fin du quart de travail, la notification est déclenchée.

Notification de pointage de fin en retard

Est déclenché par Paramètres > Général > Planification des horaires > Envoyer une alerte de pointage de sortie en retard (en minutes)
REMARQUE : Si le paramètre est défini sur 0 minute, vous ne devriez pas recevoir de notification de pointage de sortie en retard; vous ne recevez que la notification « il est temps de pointer votre sortie ».

Notification poussée

Déclencheurs de notification de nouveau quart de travail

Mon gestionnaire distribue un nouvel horaire avec des quarts de travail qui me sont attribués.

Notification des mises à jour de quart de travail

Le gestionnaire notifie des changements après avoir apporté des modifications à un quart de travail qui m'a été attribue ou après avoir attribué un nouveau quart.

Avis d'expiration des compétences

Comme indiqué dans la section ci-dessus, les utilisateurs recevront une notification lorsqu'une licence ou un permis expirera bientôt ou est expiré.

Contenu

Exigences en matière de système d'exploitation

Processus d'installation

Ouverture de session