Créer un contrat

Remplissez les champs suivants pour le contrat :

• Informations générales sur le contrat
  • Étiquette du contrat : Le nom du contrat.
  • Code / ID : Saisissez un identifiant unique pour le contrat. Si vous laissez ce champ vide, TrackTik en attribue un automatiquement.
  • Date de début du service : La date de début du contrat. 
  • Date de fin du service (facultatif) : La date de fin du contrat. Ce champ est facultatif. En cas de blanc, le contrat se poursuivra indéfiniment.
• Modèles de services
  • Types de services : Il s'agit d'une liste de tous les types de services associés au contrat. Lorsque vous en sélectionnez un, d'autres options de menu avec d'autres configurations s'affichent. Le contrat peut contenir plusieurs types de services :
    • Gardiennage à l'heure : Facturer le client sur la base des heures travaillées sur le site.
    • Patrouilles planifiées (appliquer les périodes de service) : Facture les patrouilles mobiles au client. Les patrouilles seront facturées dans la période au cours de laquelle vous avez rendu les services.
    • Patrouilles planifiées (services continus) : Pour facturer les patrouilles mobiles au client. Les patrouilles peuvent être facturées à tout moment, pas nécessairement pendant la période où vous avez rendu les services.
    • Modèle des coûts fixes récurrents : Un coût fixe est appliqué à la facture en fonction des différentes occurrences.
    • Modèle de service de répartition : Facture au client pour les services de répartition.
  • Mode de paiement : Il s'agit d'information interne sur la manière dont le client paie les services. Il apparaîtra dans la section « Préparer la facture » de la facturation. Les options offertes sont par carte de crédit, chèque, argent comptant ou virement bancaire.
  • Modalités de paiement : Délai dont dispose le client pour payer la facture une fois qu'elle a été établie pour la période de service.
  • ID de contrat facultatif :  Un identifiant de contact externe. Pour des informations internes.
  • Numéro optionnel du bon de commande : Ajouter un numéro de bon de commande à la facture.
  • Estimation optionnelle du revenu pour la période : Utilisé pour les projections. Pour information interne uniquement.
• Heures contractuelles – Les heures de travail prévues pendant une période planifiée.
  • Horaire : Choisissez entre hebdomadaire, mensuel, trimestriel ou annuel dans le menu déroulant.
  • Heures : Saisissez le nombre d'heures prévues pour la période sélectionnée.
• Récurrence de la facture
  • Récurrence de la facturation : Fréquence à laquelle vous envoyez les factures à votre client. En fonction de ce paramètre, TrackTik fera clignoter la vignette À préparer sur le tableau de bord de facturation pour vous informer des factures que vous devez préparer.

• • Type de facturation : Vous avez le choix entre deux options :
    • Facture à la fin de la période de service  – Pour le travail effectué dans le passé.
    • Pré-facturation au début de la période de service  – Pour des travaux à venir.
  • Date de référence du cycle : La date que vous utiliserez pour commencer le cycle de récurrence de la facturation.
  • Ajustement de la date de la facture : Vous pouvez ajouter ou soustraire des jours à la date de facturation pour tenir compte de la préparation de la facture. Cela fonctionne avec les conditions de paiement que vous avez définies et a un impact sur les factures que vous devez préparer à partir du tableau de bord de facturation. Vous pouvez modifier la récurrence des factures d'un contrat jusqu'à ce que vous ayez traité sa première facture. Ensuite, vous devez créer un nouveau contrat pour modifier la récurrence.
  • Prévisualiser les dates de facturation : Après avoir saisi toute l'information relative à la récurrence des factures, cliquez sur Prévisualiser les dates des factures pour voir le calendrier des factures à venir.

Remarque : Les informations figurant sur la page du contrat varient en fonction des configurations que vous avez définies.