Cette zone affiche des informations sur les factures que vous avez générées. Consultez les factures individuelles, les données agrégées et les données financières.
Tableau de bord
Vous pouvez utiliser cet écran pour un aperçu général des informations sur les factures. Vous pouvez consulter les ventes par période, les 10 meilleurs clients par revenu, les ventes par article de facture et un aperçu du vieillissement.
Afficher toutes les factures
Cet écran offre une vue plus granulaire des factures que le tableau de bord.
Numéro : Le numéro unique de la facture.
Type : Le service ou le modèle de facturation utilisé pour la facturation.
Identifiant du client : L'identifiant unique du client.
Client : Le nom du client.
Sous-total : Le sous-total de la facture.
Taxe : Montant total de la taxe sur la facture.
Total : Le montant total de la facture.
Solde : Le montant que le client doit actuellement sur la facture.
Distribution : La méthode de distribution de la facture, telle que définie dans les préférences spécifiques au site.
Statut : Les statuts des factures sont les suivants
- Brouillon : La facture n'a pas encore été finalisée.
- Approuvé : La facture a été complétée.
- Approuvé et distribué : La facture a été approuvée et envoyée au client.
Approuver/Distribuer : Un bouton vert d'approbation apparaît ici si la facture n'a pas été approuvée. Un bouton distribuer apparaît si la facture a été approuvée mais n'a pas été distribuée. Cette colonne est vide si la facture a été approuvée et distribuée.
Date de la facture : La date à laquelle vous avez généré la facture.
Date d'échéance : Cette date est basée sur la date de la facture et les conditions de paiement du client.
En attente de paiement : Nombre de jours depuis lesquels la facture est en attente de paiement. Si la facture a été payée, un message de paiement apparaît ici.
Durée impayée : La catégorie de durée impayée des comptes dans laquelle la facture est classée si elle n'est pas payée. En cas de paiement, un message de paiement apparaîtra ici.
Afficher : Cliquez sur ce bouton pour afficher la facture.
Payer : Cliquez sur ce bouton pour effectuer un paiement.
Modifier : cliquez sur ce bouton pour modifier la facture.
X rouge : cliquez sur ce bouton pour supprimer la facture.
Remarque : Cette opération ne supprime pas le contrat et la facture peut être générée à nouveau pour la même période.
Préparer la facture
Cet écran permet de visualiser, de gérer et de traiter les factures qui n'ont pas encore été traitées.
Note: Vous pouvez consulter les factures dans n’importe quel état sur cet écran, y compris celles qui ont été traitées. Utilisez les filtres pour voir les factures par groupe, date et paramètres du cycle de facturation.
Annuler : Annule la facture pour ce cycle de facturation.
Remarque : Cette option n'annule pas le contrat. La facture peut être générée à nouveau si elle est annulée.
Bouton d'engrenage : Cliquez sur ce bouton pour modifier les configurations des contrats.
Date de la facture : Affichez la date à laquelle la facture a été générée et la période couverte par la facture.
Longueur : Le nombre de jours de la période de facturation.
Compte : Le nom et l'adresse du compte.
Date de début du contrat : La date de début du contrat.
Distribution : La méthode de distribution de la facture.
Facture : Le montant apparaîtra ici si la facture a été finalisée. Dans le cas contraire, la colonne sera vide.
Statut : Le statut de la facture.
- Annulée : La facture a été annulée.
- Approuvé et distribué : La facture a été approuvée et envoyée au client.
- Erreur de validation : Des erreurs bloquent la création de la facture.
- Non traité : La facture n'a pas été finalisée.
- Brouillon : La facture a été préparée, mais il s'agit d'un brouillon qui peut encore être modifié.
Note: Utilisez le menu déroulant pour filtrer par statut.
Sous-total : Le sous-total de la facture, s'il a été préparé. S'il existe des erreurs de validation ou si la facture a été annulée, la mention "Aperçu" apparaît dans cette colonne.
Dernière facture : Le montant de la dernière facture pour ce client.
Préparer : Cliquez sur ce bouton pour préparer la facture.
Aperçu : Cliquez sur ce bouton pour prévisualiser la facture. Cette option vous permet d'apporter des modifications et de résoudre des erreurs avant de finaliser la facture.
Comment consulter les courriels historiques des destinataires pour les factures envoyées
Pour consulter un journal des adresses courriel des destinataires pour les factures déjà envoyées :
Va dans le tableau de bord → Facturation → voir toutes les factures.
Localisez la facture et cliquez sur le bouton Détails .
Dans l’écran des détails de la facture, sélectionnez l’onglet Journaux de courriels (côté droit).
L’onglet Journaux de courriels affiche un enregistrement pour chaque fois que la facture a été envoyée par courriel, incluant la date, l’heure et l’adresse courriel du destinataire.
Permission requise
Les utilisateurs doivent avoir la Invoice: Edit permission activée :
Paramètres → Rôles & Sécurité → Dossier de facturation → Facture : Modifier → ACTIVÉ
Sans cette permission, le bouton Détails et l’onglet Journaux de courriels ne seront pas visibles.
Préparation par lots
Cette option vous permet de consulter, préparer et gérer plusieurs factures en même temps, ce qui vous permet de gagner du temps.
Annuler : Annuler le lot de factures.
Note: Cette option n’annule pas les contrats. Les lots de factures peuvent être régénérés après l’annulation.
ID du lot : L'identifiant unique du lot.
Région : La région dans laquelle le lot est contenu.
Date du lot : La date à laquelle vous avez généré le lot.
Récurrent : Le nombre de factures suivant le modèle de facturation récurrente.
Ad Hoc : Le nombre de factures ad hoc (factures non générées par un contrat) dans le lot.
Total : Le nombre total de factures dans le lot.
A vérifier : le nombre de factures du lot qui contiennent des erreurs de blocage.
Sous-total : Le sous-total de toutes les factures du lot.
Taxe : Montant total de la taxe dans le lot.
Total : Le montant total en dollars de toutes les factures du lot.
Annulé : Le nombre de factures annulées dans le lot.
Brouillons : Le nombre de factures en état de brouillon contenues dans le lot.
Approuvé/non distribué : Nombre de factures du lot qui ont été approuvées mais non distribuées.
Distribué/Complété : Nombre de factures du lot qui ont été distribuées.
Modifier : Modifier le lot de factures. L'édition du lot permet de modifier l'un des paramètres suivants.
Région : La région du lot de factures.
Action : L'action de facturation que vous souhaitez appliquer au lot. Vous pouvez créer le lot uniquement ou créer le lot et les projets de facture.
Plage de dates de facturation : La plage de dates pour le lot
Factures ad hoc : Choisissez d'inclure ou non les factures que vous n'avez pas générées à partir de contrats.
Filtrer par fréquence : Filtrer les factures qui apparaissent dans le lot par fréquence de facturation.
Filtrer par mode de paiement : Choisissez d'inclure les factures par mode de paiement du client.
Afficher : Afficher et gérer les factures individuelles au sein du lot.
Analyse des factures
Consultez un aperçu des éléments de facture, des totaux de revenus et plus encore—filtrez par site, date, trimestre, année ou par emplacement. Comparez les données à l’aide des menus déroulants en haut.
Utilisez les menus déroulants pour comparer les données.
- Le premier aspect des données : Il s'agit du premier aspect des données que vous souhaitez comparer.
- Le deuxième aspect des données : Sélectionner dans la liste déroulante ou laisser vide pour ne pas sélectionner un deuxième aspect des données.
- Filtrer par compte : Commencez à taper pour filtrer par un compte spécifique.
- Filtrer par nom d'élément de facture : Sélectionnez le nom d'une facture dans la liste déroulante.
- Filtrer par code d'article de facturation : Sélectionnez le code de l'article de facturation dans la liste déroulante.
- Date : Sélectionnez une date à filtrer.
Vous pouvez aussi filtrer en cliquant sur les icônes à gauche.
- Élément de facture : Filtrer les données par élément de facture.
- Compte : Filtrer par compte.
- Mois : Filtrer les données par mois.
- Année/Mois : Filtre par année et par mois.
- Trimestre : Filtrer les données par trimestre.
- Année : Filtrer les données par année.
- Jour du mois : Filtrer les données en fonction du jour du mois.
- Pays : Filtrer par pays.
- Région : Filtrer par région.
Un graphique avec une carte thermique sous les graphiques permet d’approfondir les données. Les chiffres les plus significatifs sont mis en surbrillance en rouge.
Analyse des revenus
Approfondissez l’analyse des revenus pour voir des données sur les revenus et les profits et pertes.
La différence entre l'analyse des factures et l'analyse des revenus réside dans le fait que l'analyse des factures se base sur les factures, alors que l'analyse des revenus se base sur les éléments facturables. Il est donc possible d'avoir des recettes pour une semaine donnée qui ne sont facturées que le mois suivant. L'analyse de revenus utilise la date du service, tandis que l'analyse de la facturation utilise la date de la facture.