Mise en place de modèles de service

Configuration des services horaires de gardiennage

Avec le gardiennage horaire, vous facturez le nombre d’heures de travail des agents sur un site à votre client. Les types de services sont liés aux postes. Pour créer ou modifier des postes, consultez cet article.

 

Une fois votre poste créé, configurez le modèle de service de gardiennage horaire du contrat en allant à :

1. Sites (Client) 
2. Sélectionner un site 
3. Contrats 
4. Sélectionner un contrat
5. Services de gardiennage à l'heure 
6. Configurer 
   
   

 

Vous pouvez mettre en place des services de gardiennage horaire dans la section Services de gardiennage horaire de cet écran.

• Contrat : La liste de ce menu déroulant est liée aux contrats que vous avez créés pour ce site à l’étape précédente. Vous pouvez également définir ce poste comme non facturable.
• Catégorie fiscale : Choisissez une catégorie fiscale dans le menu déroulant.
• Élément de facture : Sélectionnez l'élément de facture que vous souhaitez appliquer à votre contrat. Ils représentent les services que vous effectuez sur ce site. Les éléments de facture apparaissent sur le contrat et la facture.
• Rabais % : Choisissez d'appliquer une remise à la facture. 
• Méthode de facturation : Deux choix sont disponibles, horaire ou fixe. L’option fixe vous permet de facturer un taux fixe à votre client. L’option horaire vous permet de facturer les heures approuvées à votre client. Pour plus d’informations sur l’approbation du temps, veuillez lire cet article.
• Taux de facturation : Vous avez jusqu'à quatre options pour le montant que vous allez facturer à vos clients.
  • Horaire 
  • Coût+% (horaire) – le coût est le taux de rémunération de l'employé. Il peut être utilisé avec ou sans date d'entrée en vigueur. (Contactez-nous pour l'activer)
  • Coût + taux uniforme (horaire) – le coût est le taux de rémunération de l'employé. Il peut être utilisé avec ou sans date d'entrée en vigueur. (Contactez-nous pour l'activer)
  • Fixe (par période de service contractuelle)
• Taux personnalisé pour les heures supplémentaires : Vous pouvez appliquer un taux personnalisé pour les heures supplémentaires à votre taux de facturation. Choisissez entre :
  
  • Utiliser la valeur par défaut : Maintient le taux d'heures supplémentaires par défaut
  • Multiplicateur de taux, par exemple 1,5 : Permet de saisir deux multiplicateurs différents pour votre taux (HS, HS1) et (HS2, DBL).
  • Custom Rates: You can enter two different dollar amounts applied to your rate (OT, OT1) and (OT2, DBL).
  • No Overtime Premiums (Use Regular Rate): Does not apply any overtime premiums.
• Primes à ajouter à la facture : Si vous avez créé des primes à payer ou à facturer, vous pouvez les ajouter ici.
• Pauses (facturation) : Choisissez de facturer toutes les pauses, uniquement les pauses de repos, uniquement les pauses repas ou aucune pause.
• Facturation des jours fériés : Sélectionnez l'une des options suivantes : ne pas facturer les jours fériés, utiliser un multiplicateur de taux (vous pourrez choisir le multiplicateur si vous sélectionnez cette option) ou utiliser un taux de jours fériés fixe de votre choix (vous pourrez choisir le taux si vous sélectionnez cette option).
• Groupe de jours fériés : Cette option apparaît si vous facturez des jours fériés. Vous pouvez sélectionner le groupe de jours fériés que vous avez créé dans le menu déroulant.
• Taux horaire pour les jours fériés : Vous pouvez appliquer un taux horaire spécifique pour les jours fériés que vous avez précédemment identifiés dans le groupe de jours fériés.
• Billing Overtime Rule: Based on the overtime rules available in your system, you can choose the specific overtime rule you want to apply to this position. If the default rules don't meet your needs, contact us, and we can adjust them.

Patrouilles planifiées

There are two billing options for patrol services: Price Tier—Scheduled Patrols (Enforce Service Periods) and Price Tier—Scheduled Patrols (Ongoing Services).

 

Faire respecter les périodes de service

Ce modèle de service vous permet de facturer les patrouilles planifiées contractées au cours de la période de service, qu'elles aient été effectuées ou non. Ces patrouilles doivent ensuite être approuvées pendant la période de service. Pour créer un Niveau de prix – patrouilles planifiées (périodes d'application du service), allez à :

• Sites (Client) 
• Sélectionnez le site 
• Choisir Contrats 
• Sélectionner le contrat 
• Cochez la case Niveau de prix – Patrouilles planifiées (appliquer les périodes de service). 
• Ajuster les détails des options si nécessaire
• Enregistrer le contrat
  
  

 

Services continus

L'option en continu vous permet de facturer les patrouilles planifiées que l'utilisateur a effectuées hors de la période de service. Elles peuvent être approuvées pendant la période de service ou ultérieurement. Ce modèle de service est similaire au modèle de service de répartition (événements ad hoc). Vous pouvez toutefois planifier les patrouilles à l'aide d'un mécanisme de planification.

 

Pour créer un niveau de prix pour les patrouilles planifiées et les services continus :  

• Sites (Client) 
• Sélectionnez le site 
• Sélectionner Contrats 
• Choisir le contrat 
• Cochez la case Niveau de prix – Patrouilles planifiées (services continus )
• Ajuster les détails des options si nécessaire
• Enregistrer le contrat
  
  

Gérer les niveaux de prix dans la répartition mobile 

Vous pouvez gérer à la fois niveau de prix – patrouilles planifiées (appliquer les périodes de service) et niveau de prix – patrouilles planifiées (services en cours) par l’onglet Répartition mobile au niveau du site. Allez à :

• Sites (Client) 
• Sélectionnez le site
• Choisir Répartition mobile 
• Sélectionner le niveau de prix de la patrouille
  
  

• Sélectionnez Créer un niveau de prix
  
  

To create a price tier in Mobile Dispatch, complete the following fields:

• Nom : Nom ou description du niveau de prix. Vous l'utiliserez pour identifier le niveau de prix dans l'ensemble du système.
• Code/ID : Il s’agit d’un code ou d’un ID unique facultatif pour le niveau de prix. Laissez-le vide pour que le système en génère un.
• Modèle de service : Sélectionnez « Imposer les périodes de service  » ou « Services continus » pour les patrouilles. Le modèle de service de la répartition est abordé ci-dessous.
• Internal Instructions: This is information for patrol security guards. It is for internal use only; clients won't have access to it.
• Dates de service : Définissez les dates auxquelles vous fournirez ces services. Pour les services continus, n'entrez pas de date de fin.
• Autres frais : Cette section ajoute un autre élément à votre facture. Les pourcentages de la surcharge pour le carburant sont calculés sur la base du prix de la patrouille. Cela génère une ligne de revenus individuelle liée au même événement de patrouille. Ajoutez un libellé descriptif qui apparaîtra sur la ligne de la facture.
• Contract: Depending on how you access this menu, this option may be filled in and locked. If you access it through the Contract path, the contract has already been selected. If you access it through the Mobile Dispatch path, you must manually choose the proper contract to associate your price tier.
• Élément de facture : Sélectionnez dans cette liste l'élément de facture à appliquer au palier de prix. Le type de services que vous fournirez sur ce site pour ce niveau de prix.
• Remise (%) : Appliquez une valeur à la facturation. Cela vous permettra de gérer les remises et d’être flexible pendant les négociations. Les pourcentages sont calculés en fonction du prix de la patrouille. Les remises sont liées au même événement de patrouille et génèrent une ligne de revenus individuels.
  
  

Note: When you have discounts and fuel surcharges, they will be calculated individually on the patrol event cost, and do not multiply each other.

Type de frais

Sélectionnez le type de frais approprié. D'autres champs apparaîtront en fonction de votre sélection.

• Réel (patrouilles terminées) : Patrouilles effectives, effectuées. Un taux unitaire par patrouille effectuée sera facturé. Ajoutez le taux unitaire pour compléter la section.
  • Ce type de frais doit être approuvé.
    
    
• Matrice temps/réel : Patrouilles effectives et achevées. Le coût est calculé sur la base d'une matrice temporelle. Vous facturerez le prix en fonction de la durée (minutes). Des frais supplémentaires peuvent être appliqués si la patrouille a été plus longue que prévu.
  • Ce type de frais doit être approuvé.
    
    
• Contractuel (Patrouilles planifiées) : Patrouilles prévues. Un taux unitaire sera facturé par patrouille planifiée, que l'utilisateur ait ou non effectué les patrouilles. Indiquez le taux unitaire et complétez la section.
  • Ce type de frais doit être approuvé s'il est utilisé avec le Niveau de prix – Patrouilles planifiées (services continus). Ce type de frais ne nécessite pas d'approbation s'il est utilisé avec le Niveau de prix – Patrouilles planifiées (périodes d'application du service).
    
    
• Taux uniforme (par période de service) : Vous facturerez un montant forfaitaire par période de facturation. Pour cette option, le nombre de patrouilles planifiées ou effectuées n'a pas d'importance. Le prix sera le même pour toute la période. Remplissez le champ Taux uniforme ($ ) pour facturer ce taux.
  • Ce type de frais doit être approuvé s’il est utilisé avec le niveau de prix – Patrouilles planifiées (services continus). Ce type de taxe ne nécessite pas d'approbation s'il est utilisé avec le niveau de prix – patrouilles planifiées (appliquer les périodes de service).
    
    
• Banque prépayée (répartition seulement) : Cela peut vous permettre de facturer le client pour plusieurs services et de les déduire du total au fur et à mesure qu’ils sont utilisés. Après un nombre défini de répartitions, une recharge sera déclenchée et d’autres frais prépayés seront appliqués à la facture.
  • Le type de frais bancaires prépayés n'est disponible que pour la répartition et le Niveau de prix – Patrouilles planifiées (appliquer les périodes de service).
    
    
• Type de tarif pour les jours fériés : Sélectionnez cette option si vous souhaitez facturer les jours fériés. Si c'est le cas, une nouvelle section apparaîtra pour choisir le groupe de jours fériés et les frais supplémentaires que vous souhaitez appliquer. L'heure de début d'une patrouille détermine si elle tombe sur un jour férié.
  • If the price tier has a fuel surcharge or a discount and the patrol event falls on a holiday, percentages are applied to the site rate.

Services de répartition

Les services de répartition sont la dernière option disponible lors de la configuration d'un niveau de prix. Vous pouvez utiliser un seul niveau de prix pour toutes les répartitions ou en définir plusieurs. Vous pouvez créer des flux de travail pour gérer la tâche de répartition, l'action de facturation et l'action du seuil d'annulation. 

 

Suivez le lien ci-dessous pour définir un niveau de prix de la répartition :

Sites (clients) > Sélectionner un site > Contrats > Sélectionner un contrat > Services de répartition > Bouton de configuration

 

Vous pouvez également suivre ce chemin :

Sites (client) > Sélectionner un site > Répartition mobile > Niveau de prix pour la répartition

 

Cliquez sur le bouton « Créer un niveau de prix » pour créer le niveau de prix.

Remarque : La configuration d’un niveau de prix de répartition est similaire à la configuration d’un niveau de prix pour les patrouilles. Toutefois, vous pouvez sélectionner les options appropriées pour un niveau de prix de répartition.

Modèle de service : Sélectionnez « Modèle de service de répartition ».

Seuil d'annulation : Indiquez le nombre de minutes pendant lesquelles le client peut annuler le service sans être facturé. 

Remarque : TrackTik appliquera le début et la fin du minuteur d’annulation au nœud de statut d’un flux de travail.

Pour plus d'informations sur les nœuds de statut du flux de travail, veuillez consulter cet article.

Type de frais : Sélectionnez le type de frais applicable. Votre choix aura une incidence sur les menus et sur les options suivants.

• Réel (patrouilles effectuées) : Répartitions effectuées. La facturation se fera au taux unitaire par répartition effectuée. Entrez le taux unitaire pour remplir la section.

Remarque : Ce type de frais doit être approuvé.

• Matrice temps/réel : Services de répartition achevés. Le coût est calculé sur la base d'une matrice temporelle. Le prix sera appliqué à une durée initiale (minute) et peut être assorti d'une section de temps supplémentaire si le service dépasse la limite fixée.

Remarque : Ce type de frais doit être approuvé.

• Tarif forfaitaire (par période de service) : Vous facturerez un montant forfaitaire par période de facturation. Peu importe le nombre de services effectués, le prix sera le même pour toute la période. Remplissez le taux forfaitaire ($) pour compléter la section.

Remarque : Les taux fixes peuvent entraîner des pertes pour votre entreprise si le nombre de répartition est supérieur au nombre prévu pour une période donnée. D'autre part, vous pouvez également facturer un client même si vous n'avez fourni aucun service. Les recettes générées par les taux fixes sont plus prévisibles.

• Banque prépayée (répartition uniquement) : Facturer au client une quantité déterminée de services et les déduire de ce total au fur et à mesure de leur utilisation. Après un nombre X de répartitions, une recharge sera déclenchée et un autre frais prépayé sera appliqué à la facture.

Remarque : Ce type de frais doit être approuvé.

Vous pouvez définir des tâches de répartition après avoir défini un niveau de prix de répartition.

Suivez ce chemin pour accéder aux tâches de répartition.

Sites (clients) > Sélectionner un site > Contrats > Sélectionner un contrat > Services de répartition > Boutons bleus de configuration

À partir de là, vous pouvez associer les types de travaux au niveau de prix. 

Filtre, Modèle de facturation de l'envoi, ANS de l'alarme : Appliquer un modèle de facturation de répartition et un ANS de l'alarme en lot aux sites sélectionnés dans la liste ci-dessous.

Modèle de facturation de la répartition :  Sélectionnez le modèle de facturation de la répartition à appliquer au type d'emploi répartissable. L'option Non facturable ne facturera pas le client, tandis que le reste du menu déroulant vous donnera la liste de tous les modèles disponibles pour facturer le client.

ANS pour l'alarme :  Sélectionnez l'accord de niveau de service (ANS) qui s'appliquera au type de travail de répartition.

Leur fonctionnement est le suivant :

• La répartition est créée.
• La répartition suit les étapes du flux de travail.
• La répartition est fermée.
• L'événement est soumis au processus d'approbation automatique par les règles. 
• Elle est disponible sur l'écran de vérification pour que l'utilisateur l'approuve manuellement si elle n'est pas approuvée automatiquement. 

Il existe un paramètre permettant d'approuver automatiquement les événements sous certaines conditions.

Si une ou plusieurs de ces conditions sont remplies, la répartition ne sera pas approuvée automatiquement :

• Le paramètre d'approbation automatique est désactivé.
• Il n'y a pas de niveau de prix lié à l'événement.
• Le niveau de prix n'a pas de type de tâche.
• L'utilisateur a annulé le travail au seuil d'annulation.
• L'utilisateur a saisi les notes de facturation dans l'événement. 
• L'événement n'a pas respecté l'accord de niveau de service.
• La durée de l'événement est 0 ou nulle, ce qui signifie que le système n'a pas enregistré de temps.
• L'événement a duré plus que les minutes de base, à moins que l'option d'approbation totale n'ait été sélectionnée.

Les répartitions approuvées sont automatiquement facturés. 

Remarque : Vous pouvez modifier les configurations de facturation des répartitions jusqu'à ce que les éléments de revenus soient créés. Vous pouvez modifier les éléments de revenus jusqu'à la création de la facture, sauf si l'élément de revenu est enregistré dans un système de comptabilité générale par le biais d'une intégration.

Dispatches not linked to a contract or a price tier and dispatches that still need approval will not be invoiced. If dispatches are set to unbillable, they will also not be billed.

Les totaux facturés incluent les montants des jours fériés en plus du montant standard. Si vous décidez de remplacer ce total, il remplacera à la fois le montant standard et le montant pour les jours fériés.

Écrans de vérification de la facturation de la patrouille et de la répartition

L'écran de validation de la facturation vous permet de décider quelles patrouilles et quels répartitions terminées doivent être facturées. Les patrouilles et les répartitions non approuvées seront visibles sur cet écran.

• Identifiant du travail : L'identifiant unique de la patrouille ou de la répartition.
• + : Cliquez sur ce bouton pour modifier le rapport associé au travail.
• Note de facturation : Lisez la note associée à la patrouille ou à la répartition.
• Type de travail : Le nom ou la description du travail.
• Heure : La date et l'heure du travail.
• Compte : Nom et adresse du site où le travail a été effectué.
• Info: Use this button to examine the job and make any changes. Clicking this button opens a new window in the left sidebar.

 

• Price Tier: This column contains the name and other specifics of the price tier. If no price tier is set, a red 'NOT SET' message will appear.
• Assigné : L'utilisateur à qui vous avez attribué le travail.
• Région : La région dans laquelle l'utilisateur a traité le travail.
• Statut : Le dernier statut du travail.
• Min : Si un ANS est défini, cette colonne affiche le nombre de minutes en plus ou en moins par rapport à l'ANS.
• Prix : Le montant que vous facturez à votre client pour le travail.
• Menu déroulant de l'approbation : Sélectionnez Approuver ou Annuler. En cas d'annulation, le travail ne sera pas facturé. S'il est approuvé, le travail apparaîtra sur une facture.
• Modifier les registres de temps : Ce bouton vous permet de modifier les registres de temps pour le travail.

Éléments récurrents

Après avoir choisi cette option lors de la création du contrat, cette fonction vous permet de définir des éléments de facture pour les services que vous facturez régulièrement. Vous pouvez déterminer si chaque élément est taxable et si vous devez facturer le prix de l'élément sur chaque facture.

Pour créer un élément de facture récurrent, allez à :

• Sites (Client)
• Sélectionnez le site
• Cliquez sur Contrats
• Sélectionnez la configuration des éléments récurrents
  
  

• Sélectionnez Ajouter pour créer des éléments récurrents.
  
  

Choose from the following options for your recurrent item.

• Bill Item: From this list, select the Bill Item you want to use for your recurrent item. Examples could include phones for your security guards, a special report you have for them, or even client portal access.
• Description : Description de l’élément récurrent. La description du site apparaîtra sur la facture de votre client.
• Lieu du service : Le lieu du service. Il s'agit du site auquel l'élément récurrent s'appliquera. Cet emplacement figurera également sur la facture de votre client.
• Quantité : Il s'agit du multiple du taux.
• Taux : Le taux pour un seul élément récurrent.
• Chaque : Ce champ est utilisé pour l'occurrence de l'élément et appliqué à la facture quelle que soit l'occurrence.
• Date de référence : La date de la saisie des frais.
• Date de début : La date de début des frais.
• Date de fin : La date de fin du frais. Laissez ce champ vide pour les services en cours.
• Taxable : Cochez cette case si vous souhaitez que l'élément taxable.
• Total : Le montant total qui sera appliqué à l'élément de la facture. C'est le produit de la quantité et du taux.

Ce message apparaît dans les cas suivants.

• S'il n'y a pas de date d'expiration pour l'élément récurrent :
  • Nous appliquons la date de fermeture du site à l'élément récurrent
• Si la date d'expiration de l'élément récurrent est postérieure à la date d'expiration du site :
  •  Nous avons mis à jour la date d'expiration des éléments récurrents pour concorder avec la date de fermeture du site.

Matrice de facturation