Créer des éléments et des politiques de congés

Découvrez comment créer des éléments de politique et les ajouter à une politique de congé dans la gestion des congés.

Aperçu

Les éléments de politique et les politiques de congé constituent une partie fondamentale de la gestion des congés. Les éléments de politique constituent vos politiques de congé, qui sont utilisés pour calculer la base d'accumulation d'un employé et toute accumulation.

Avant de commencer

Avant de commencer, vous devez :

• Créer un type de congé.
• Vérifier auprès de votre administrateur si vous disposez des autorisations nécessaires.
• Activer les autorisations requises pour la politique de congé.
  

  To learn more about required Leave Policy permissions, check out the Leave Management permissions table, specifically Leave Policy.

Étape 1 : Créer un élément de politique

Pour créer une politique, vous devez créer un élément de politique. Les éléments de politique constituent votre politique en matière de congés. Vous ne pouvez pas modifier un élément de politique une fois qu'un employé l'a utilisé.

Pour créer un élément de politique :

1. Connectez-vous à votre portail TrackTik.
2. Sélectionnez Paramètres.
3. Dans les Configurations administratives, sélectionnez Gestion des congés.
4. Sélectionnez Éléments de politique.
5. Sélectionnez + Créer un élément de politique.
6. Saisissez les détails dans les cases et le menu déroulant :
   • ID personnalisé
     Vous devez saisir un identifiant personnalisé pour votre élément de police, qui doit être inférieur à neuf caractères.
     

     L'identifiant personnalisé de chaque élément doit être unique et n'être utilisé qu'une seule fois pour toutes les régions.

   • Élément de politique de provision
     Si vous souhaitez que cet élément de politique commence à accumuler des heures, sélectionnez-le.
   • Nom
     Saisissez un nom pour l'élément de police; ce nom est obligatoire et doit comporter moins de 255 caractères.
     

     Le nom de chaque article doit être unique et n'être utilisé qu'une seule fois pour toutes les régions.

   • Description
     Entrez une description pour l'élément de politique. Votre texte doit comporter moins de 255 caractères. Vous pouvez toujours le modifier.
   • Région
     Sélectionnez une région pour obtenir une liste des types de congés; sélectionnez-en un. Pour que vos éléments de politique soient disponibles lors de la création d'une politique de congé, les éléments doivent être créés dans la même région que votre politique de congé. Les éléments de politique doivent être créés dans une région principale où se trouve la politique de congé.
   • Type de congé
     Sélectionnez un type de congé (obligatoire).
     

     Vous pouvez sélectionner l'un des types de congés disponibles ou créer votre propre type de congé.

   • Quantité
     Saisissez le nombre de jours pendant lesquels cet élément de police peut être utilisé; ce nombre est obligatoire et doit être au moins égal à zéro ou à un nombre entier positif.
     Ou
   • Taux d'accumulation
     Saisissez un taux basé sur les heures travaillées par votre employé au cours d'une période de paie :
     • Cette case ne s'affiche pas si vous n'avez pas sélectionné Élément de politique de provisions.
     • Vous pouvez ajuster les soldes au niveau décimal, par exemple 0,9999.
       • L'arrondi est utilisé à la quatrième décimale lors de l'affichage du solde journalier.
       • Si vous saisissez un nombre entier, il est enregistré par défaut avec quatre chiffres significatifs, par exemple, ,0000.
       • Employees see a figure rounded to two decimals in TrackTik SHIFT and the Client Portal.
     • Une dérogation permet aux responsables de définir un droit à l'accumulation différent pour chaque employé. Par exemple, 28 jours sont remplacés par 33 jours en raison du contrat spécifique à ce salarié.
     • Une dérogation permet aux gestionnaires de fixer les heures journalières de chaque employé pour la politique en matière de congés.
       • Tous les éléments de politique de cet employé utilisent la dérogation, le cas échéant.
       • Hours must indicate minutes and vice versa—for example, 2 hours and 12 minutes, 72 minutes, or 2.2 hours.
     • En passant du champ Valeur au champ Taux de régularisation, la validation suivante DOIT être prise en compte :
       • Si l'utilisateur sélectionne le champ Valeur, alors le taux d'accumulation ne doit pas être transmis. Seul le champ Valeur doit être disponible.
       • If the user selects Accrual Rate, the Value field should NOT be passed. Only the Accrual Rate should be available.
     • Reporter
       Si vous souhaitez reporter des congés pour chaque salarié. Lorsque la politique de congé est réinitialisée, sélectionnez Reporter. Dans la case Limite de report, saisissez le nombre fixe de jours que vous souhaitez reporter.

       To learn more about resetting a Leave Policy by month, see Step 5 in Step 2: Create a Leave Policy.

       N'oubliez pas

       • Vous devez sélectionner Reporter pour transférer les soldes de congés restants d'une politique de congés en cours à la politique de congés suivante. Dans le cas contraire, aucun solde de congé n'est reporté.

       • Toutes les demandes de congé en suspens doivent être annulées avant de procéder à un report.

       • If there is a negative Leave Balance, it’s possible to carry it over. We recommend making changes to your employee’s profile to make sure no negative Leave Balance is carried over.

       • If you want to carry over a Leave Balance manually, check out Manually carry over a Leave Balance.

7. Sélectionnez Enregistrer l'élément de politique.

Vous pouvez maintenant ajouter l'élément de politique à une politique de congé.

N'oubliez pas
Vous ne pouvez pas ajouter des éléments de politique à une politique de congé existante si la politique de congé a déjà été attribuée à un employé.

Étape 2 : Créer une politique de congé

Une politique de congé utilise vos éléments de politique pour donner aux employés un nombre de jours de congé et de droits à congé et peut également être utilisée pour les calculs d'accumulation.

Pour créer une politique de congé, les responsables doivent créer un élément de politique basé sur les types de leur région. Pour en savoir plus sur la création d'un élément de politique, consultez l'étape 1 : Créer un élément de politique.

Pour créer une politique de congé :

1. Connectez-vous à votre portail TrackTik.
2. Sélectionnez Paramètres.
3. Dans les Configurations administratives, sélectionnez Gestion des congés.
4. Sélectionnez + Créer une politique.
5. Saisissez les détails dans les cases et le menu déroulant :
   
   • ID personnalisé
     Saisissez un identifiant personnalisé pour votre politique en matière de congé; cette information est obligatoire.
     

     L'identifiant personnalisé de chaque élément doit être unique et n'être utilisé qu'une seule fois pour toutes les régions.

   • Nom
     Saisissez un nom pour la politique de congé; ce nom est obligatoire et vous pourrez le modifier ultérieurement.
   • Description
     Saisissez une description de la politique de congé; vous pourrez la modifier ultérieurement.
   • Region
     Select a region to which the Leave Policy can be applied.
   • Nombre d'heures par jour
     Indiquez le nombre d'heures par jour que l'employé est censé travailler. Si vous n'avez pas défini le nombre d'heures rémunérées par jour pour votre classe d'employés (Paramètres > Classes d'employés > Modifier), vous devez le faire pour votre politique de congé. Ce nombre doit être au moins égal à zéro ou à un nombre entier positif et ne peut être modifié que si la politique en matière de congés n'est pas affectée à un employé.
     

     La quantité saisie ici est utilisée pour le calcul de votre paiement. Nous vous recommandons de le paramétrer en fonction du nombre d'heures par jour. Cette colonne n'apparaît que lorsque la gestion des congés est activée.

   • Reset month
     In the Reset month drop-down menu, choose the month the Leave Policy resets.
     

     N'oubliez pas
     

     • If there are any pending Leave Requests when the Leave Policy resets, you must cancel all pending Leave Requests for an expired Leave Policy and decline all pending Leave Requests and have any affected employees resubmit their Leave Requests.

     • Si vous réinitialisez un élément de politique dont le solde est positif pour l'année en cours, cela n'aura pas d'incidence sur le solde des congés pour l'année suivante.

     • Le solde de l'élément de la police est utilisé si vous ne sélectionnez pas Reporter. Pour en savoir plus sur le report, consultez l'étape 6 de l'étape 1 : Créer un élément de politique.

     • Le solde des congés doit être lié à une année particulière afin que les employés sachent de combien de congés ils disposent.

     • Le mois de réinitialisation correspond au premier jour du mois civil choisi pour l'année suivante. Par exemple, si vous choisissez le mois d'avril et que l'année est 2022, le mois de réinitialisation aura lieu l'année prochaine, le 1er avril 2023.

     • You can carry over any remaining leave to a Leave Policy for the next fiscal year. If the Carryover button is showing, you can manually carry over your Leave Balances.

6. Sélectionnez Suivant : Éléments de politique.
7. Choisissez les éléments de votre police. Pour trouver un élément de politique par le biais d'une recherche, saisissez le nom dans la case Type de recherche....
   

   Une fois qu'un élément de politique est attribué à un employé, il ne peut plus être modifié.
   Pour obtenir plus de détails sur un élément de politique, sélectionnez une ligne.

   N'oubliez pas
   Pour vous assurer que vos éléments de politique sont disponibles lors de la création d'une politique de congé :
   

   • Vos éléments de politique doivent être créés dans la même région que votre politique en matière de congé.
     Ou
   • Les éléments de politique doivent être créés dans une région parente de la région où la politique de congé est créée.

8. Sélectionnez Suivant : Affecter des employés.
   

   N'oubliez pas

   • Une politique de congé est inactive jusqu'à ce qu'au moins un salarié y soit affecté.
   • Une seule politique de congé peut être attribuée à un même employé. Toutefois, un employé ayant accès à la région A et à la région B peut être affecté à une politique de congé créée dans la région A ou la région B, ou un employé ayant accès à la région C peut être affecté à une politique de congé créée dans la région D uniquement si la région C est une sous-région de la région D.

9. Cochez la case à côté du nom de l'employé pour l'ajouter à la politique de congé.
   

   Pour rechercher un employé, saisissez son nom dans la case Saisir pour chercher....

   Pour obtenir plus de détails sur un employé, sélectionnez une ligne.
   Vous pouvez obtenir plus d'informations sur l'employé, comme la date de création et de dernière modification de son profil d'employé.
   Pour consulter l'horaire de l'employé membre, sélectionnez HORAIRE.
   
   
10. Sélectionnez Enregistrer la politique.

La politique en matière de congés est désormais disponible dans les politiques en matière de congés.

Voir aussi

• Gérer le solde des éléments de politique
• Modifier la politique de congé d'un employé
• Gestion des congés