Planification : Comment faire?

La section de prévisualisation permet d'accéder rapidement aux données essentielles. Chaque option de la section Aperçu fournit une vue d'ensemble des données de planification.

Accédez à cette section en suivant ce chemin :

Tableau de bord > Horaires et présences > Survol

L'horaire en direct donne un aperçu des horaires des sites, des zones et des départements. Vous pouvez également exécuter de nombreuses fonctions de planification à partir d'ici. Vous pouvez également filtrer par compte, par utilisateur ou par fournisseur.

Code couleur pour les horaires en direct

• Si le quart de travail est vacant et manqué, l'arrière-plan et le côté sont rouge.
• Si le quart de travail est assigné et manqué, couleur d'arrière-plan = aucune + côté gauche = rouge
• Si le quart de travail est assigné et terminé, couleur d'arrière-plan = aucune + côté gauche = vert
• Si le quart de travail est assigné et status_in, couleur d'arrière-plan = aucune + côté gauche = bleu
• Si le quart de travail est assigné et en retard, couleur d'arrière-plan = aucune + côté gauche = jaune
  
  

Quart de travail rouge : Les quarts de travail vacants antérieurs et ultérieurs. Le quart de travail planifié cette journée ne pourra pas être effectué.

Quart de travail jaune : Quart de travail qui est passé et qui n'a pas été travaillé.

Quart de travail vert : Le quart de travail a été travaillé.

Quart de travail violet : Quart de travail futur qui est assigné (publié).

Quart de travail gris-bleu : Quart de travail attribué (non déployé) ultérieur.

Quart de travail bleu clair : Quart de travail en cours.

Fond noir (non illustré) : Les quarts de travail effectués les jours « fermés » apparaissent sur fond noir.

Horaires dans les comptes

Quart de travail rouge (côté gauche uniquement) : Le quart n'a pas été travaillé (pas de pointage).

Quart de travail rouge (côté gauche et vignette) : Le quart de travail est vacant et non travaillé.

Quart de travail vert : Le quart de travail a été travaillé.

Quart de travail bleu clair : En cours de travail.

Tableau de bord : Le tableau de bord de la planification fournit une vue d'ensemble des exceptions de planification et des informations générales sur les quarts de travail planifiés et les présences.

1. Vacant Shifts: Shifts begin within the specified periods that do not have an employee assigned.
2. Quarts de travail non confirmés : Les agents n'ont pas confirmé leur présence.
3. Résumé des heures : Le compte des heures et des quarts de travail compris dans une période déterminée.
4. Exceptions de présence : Affichez les exceptions de tous les types dans les périodes spécifiées.

Aperçu de l'horaire :  Affichez l'horaire de tous les quarts de travail planifiés, y compris tous les employés et tous les sites.

Paramètres des employés : Permet d'accéder à tous les employés et aux informations les concernant, notamment le nom, le titre, le type de rémunération et la liste des employés ou des sous-traitants. En outre, il fournit leur numéro de contact principal dans le panneau Paramètres de l'employé. 

Provides access to a calendar view of the selected employee's Schedule or loads their actual Schedule, allowing it to be modified on the fly.

Le bouton Paramètres permet d'accéder aux paramètres de l'employé, y compris son profil RH, ses compétences & Attributs, et sa disponibilité horaire, entre autres paramètres. La possibilité de licencier rapidement un employé est une autre caractéristique de ce service.

Profit et pertes prévus au budget de la main d'œuvre : Cette fonction permet de connaître le profit et les pertes par compte sur la base des heures de paie et de facturation.

Pour définir les autorisations de travailler avec le rapport Profit et pertes prévus au budget de la main d'œuvre, allez dans Paramètres → Rôles et sécurité → Rôles du portail d'administration → Choisissez un rôle → Cliquez sur Autorisation de planification→ "Affichez Profit et pertes prévus au budget de la main d'œuvre.

• Cette autorisation contrôle l'onglet « Profit et pertes prévus au budget de la main d'œuvre ».
• Allez dans Tableau de bord → Horaires et présences → sous Aperçu → Profit et pertes prévus au budget de la main d'œuvre
  
  

Cliquez sur une vignette de quart de travail pour afficher les informations qu'elle contient.

1. Bouton Remplacer : Remplacer l'employé affecté au quart de travail par un autre employé.
2. Bouton Annuler : Annuler le quart de travail.
3. Informations sur le quart de travail :
   1. Quand le quart de travail commence.
   2. Employé : Le nom et le prénom de l'employé.
   3. Date : La date du quart de travail.
   4. Heure : La date et l'heure de début du quart de travail.
   5. Heures : Les heures enregistrées par le salarié.
   6. Site: The name of the Site.
4. Codes de paie des quarts de travail : Le détail du nombre d'heures par code de paie.
5. Une analyse du nombre d'heures par code de rémunération et par jour.
6. Bouton Séparer : Répartit les quarts de travail entre deux agents.
   1. Cliquez sur le bouton Séparer.
   2. Sélectionnez la période de séparation du quart de travail.
   3. Sélectionnez l'employé et la pause en minutes pour le premier quart de travail.
   4. Sélectionnez l'employé et la pause en minutes pour le deuxième quart de travail.
   5. Cliquez sur Enregistrer.
      
      

Bouton Remplacer : Cliquez sur ce bouton pour sélectionner un autre employé qui travaillera lors du quart de travail.

Employé : Nom de l'employé.

Date : La date du quart de travail.

Heure : Heures de début et de fin du quart de travail.

Site: The name of the Site or account.

Position: The name oPositionsition.

Ajouter une pause : Ce bouton vous permet d'ajouter une pause manuellement.

Pointage : La date et l'heure du pointage d'arrivée et de départ.

Codes de rémunération des quarts de travail : Les codes de rémunération et le nombre d'heures pour le quart de travail.

Début de la période d'heures supplémentaires : Le jour où l'horloge des heures supplémentaires est remise à zéro.

Répartition quotidienne des quarts de travail : Cette section présente une ventilation des quarts de travail pour la période et le nombre d'heures affectées à chaque code de rémunération.

L'onglet Modifier l'horaire vous permet d'apporter des modifications au quart de travail planifié.

Date et heure prévues

• Plage horaire : Heures de début et de fin du quart de travail.
• Date de début du quart de travail : Date de début du quart de travail.
• Pause (en minutes) : Durée de la pause (en minutes).

Option pour le poste

You can either use a position at the current Site or search for a position at all sites/accounts.

Note : Les postes archivés seront disponibles pour la sélection dans cette section.

Employé

• Type: Select from employees assigned to the Site or search all employees.
• Employé : Le nom de l'employé sélectionné.
• Commentaire/Note (facultatif) : Saisissez une note facultative dans ce champ.

Cet onglet permet d'afficher et de saisir des notes pour le quart de travail.

Note/Commentaire : Saisir des notes sur le quart de travail.

Ajouter comme note de facturation : À titre de référence uniquement. Cochez la case pour marquer la note comme note de facturation.

Vous pouvez utiliser cet onglet pour approuver l'affectation et modifier les heures approuvées, les heures de facturation ou les heures de paie.

Paie : Sélectionnez l'option permettant de payer ou de ne pas payer pour le quart de travail.

Facturation : Choisissez l'option de facturer ou de ne pas facturer le quart de travail.

Options: Select a regular shift or time off.

Approuvé : Entrez le nombre d'heures approuvées.

Changement à la paie : Le nombre d'heures à payer diffère des heures approuvées.

Facturation : Saisissez le nombre d'heures à facturer s'il diffère des heures approuvées.

Remplace le taux de paie : Saisissez un taux pour remplacer le taux de paie existant.

Remplace le taux de facturation : Saisir un taux pour remplacer le taux de facturation existant.

To use the Scheduling & Attendance Module, you must set the defaults. Default settings will be used across the platform unless you decide to override them in specific locations such as a site, Zone, or complete Department.

Paramètres > Configurations de la gestion administrative > Gestion administrative par défaut > Paramètres par défaut de l'horaire.

Vous pouvez suivre les instructions ci-dessous pour définir vos paramètres par défaut.

La section Rapports est votre guichet unique pour les informations dont vous avez besoin. Les informations peuvent être téléchargées facilement et il s'agit d'un excellent outil d'analyse qui offre une vue d'ensemble des services, des employés et des horaires.

View the Reports section here:

Tableau de bord > Horaires et présences > Section Rapports.

Services horaires : Accédez à la liste complète des services horaires, avec tous leurs détails, tels que le taux de rémunération normal, le taux de rémunération des heures supplémentaires, les informations relatives à la facturation, et bien plus encore.

Résumé de l'employé : Cette fonction résume les heures planifiée des employés et permet de visualiser les horaires des employés.

Sommaire de la planification : fournit un sommaire de toutes les planifications et de leurs informations respectives pour une période donnée.

C'est dans la section Préparation des horaires que les planificateurs créent des modèles d'horaires et attribuent les quarts de travail aux employés. 

Accédez à cette section en suivant ce chemin :

Tableau de bord > Horaires et présences > Section de préparation des horaires.

The options in this section allow schedulers to create shifts at different operational entities such as Sites (Clients), Departments, or Zones. You can select where to schedule the employee's shifts from the Schedule Preparation section.

Sites (Clients): Dedicated or static employees can be scheduled at sites because their duties never require leaving the assigned siSiteDepartments: Administrative staff and salaried supervisors can use the Departments option.

Zones : Les employés mobiles ou les patrouilleurs doivent être affectés à des zones, car leurs fonctions les amènent généralement à se rendre sur plusieurs sites au cours de leur service.

The Attendance and Resolution section provides a view of real-time time attendance. Additionally, this section offers options for different expectations typically managed by schedulers. This section can be used to monitor attendance and forecast issues in the Schedule. Each option in this section serves a specific purpose for managing shifts.

Pour accéder à cette section, veuillez suivre le chemin ci-dessous :

Tableau de bord > Horaires et présences > Section Horaires et présences.

Surveillance des présences : Visualiser en temps réel les heures et les présences des employés. La présentation visuelle permet de savoir rapidement si les employés se sont présentés et ont pointé comme prévu. Cette section comprend également des informations sur les contrôles des travailleurs isolés.

Pointage par lot : Il s'agit de l'option qui permet aux programmateurs d'enregistrer les pointages d'entrées et de sorties des utilisateurs.

Quarts de travail vacants : Dressez la liste de tous les quarts de travail vacants et attribuez-les aux employés.

Quarts de travail non confirmés : Accédez à la liste des quarts de travail planifiés qu'un employé doit encore confirmer. 

File d'attente des propositions : Affichez les quarts de travail proposés aux employés et indiquez s'ils les ont acceptés.

Shift Notes: Consult and read all notes created during shifts in a single place.

Positions are used across the platform for key features such as Scheduling, Billing, and Mobile Patrol. You must have at least one Position at a site, Zone, or Department to schedule employees within said location.

Vous pouvez créer des postes dans des sites, des zones ou des départements.

A partir d'un site :

Sites (Client) > Sélectionnez un site > Aperçu > Postes > Créer un poste.

A partir d'une zone :

Sites (clients) > Zones de sites (groupes) > Sélectionner une zone > Postes > Créer un poste

La fenêtre Créer un poste s'ouvre et vous pouvez la remplir.

Paramètres de base du poste

The Post Base Settings are essential to identify and definPositionsition and communicate important information to the employees when sending them their schedules.

Nom et identification du poste : Ils vous aideront à rechercher des postes. Utilisez un nom ou un identifiant qui a du sens et dont vous vous souviendrez.

Brève description des tâches : Elle est réservée à un usage interne et doit décrire les activités des employés.

Schedule Memo: Gather the information you wish to provide to the employee scheduled for the Position. For example, you could remind employees to dress according to the weather for an outdoor post. This information will be available in the schedule email distribution.

Status: Can be either "Active" or "Archived." If a Position is still in use, and if you want to use it as part of your scheduling process, please ensure it is active; otherwise, you can archive it so it doesn't appear anymore.

Conformité

Requirements are also commonly referred to as Skills & Attributes. This section links the right skills and attributes to a position. This step is vital as it will allow only the right person with the suitable skill set to work in the Position.

Hard Requirements: They are requirements that the employee MUST have to be assigned. Someone without them won't appear in your search if you try to assign a position.

Conditional Requirements: The employee must have at least one of them to work a position.

Préférences : Il s'agit des exigences préférées.

Dates de service

Les dates de service permettront de mieux planifier les dates de début et de fin pour un poste.

Service Duration: Choose whether you want the Position to be Ongoing or Temporary Service.

Begin Date: This is simply the date from whicPositionsition will be available to be scheduled.

Remboursement des dépenses : Ajouter des éléments de revenus ad hoc qui seront remboursés après approbation.

Although you can use them separately, skills and attributes are essential to scheduling. They can be certifications or permits; they can be employee skills or items the employee possesses, such as uniforms. Enabling Skills and Attributes ensures you always have the best available employee assigned to your client.

Tout d'abord, vous pouvez attribuer des compétences et des attributs à des employés individuels. Ensuite, définissez les compétences et les attributs d'un poste. Les salariés ne pourront occuper que des postes pour lesquels ils possèdent les compétences et les attributs nécessaires. 

Les avantages de l'utilisation des compétences et des attributs sont les suivants

Horaires : Ne voir que les employés qui répondent aux exigences de conformité pour le poste. Le plus souvent, le client qui reçoit le service devra se conformer à ces exigences. Par exemple, formation spécifique au site, permis de port d'arme, formation aux premiers secours et à la réanimation cardio-pulmonaire,

Liability: Depending on the country, state, province, or area your employees will be working. This will help ensure they meet the minimum requirements for working for the security company. I.e., Security Guard Card, Driver's License, and Language.

Employee Management: With our date fields, you will ensure that all employees renew their certifications on time. TrackTik will warn admin users of skills and attributes soon to expire. Default settings will warn the admin 30 days before the expiry date. This setting can increase or decrease the days before a warning is triggered.

Croissance pour les employés : Cela vous aidera à promouvoir les bons employés dans leurs fonctions actuelles et à les faire évoluer vers de nouvelles fonctions.

For more information, please see the article on creating, assigning, and managing Skills and Attributes.

L'étape suivante du processus de planification consiste à créer des modèles de planification. Des modèles peuvent être créés et suivis par le site (client), la zone et les départements. Vous pouvez établir des planifications hebdomadaires, bihebdomadaires et personnalisés dans TrackTik. Le scénario le plus courant est celui des horaires hebdomadaires.

Voici les étapes de base pour créer un modèle dans la planification des horaires. 

• • Choisir les bons paramètres
  • Assign employees to the SiSitereate Recurring Shifts
  • Affecter des employés récurrents aux quarts de travail
  • Manually confirm template
  • Passer à l'horaire
  • Créer des éléments ad hoc
  • Attribuer des quarts de travail vacants
  • Déployer l'horaire pour confirmer
  • Publier l'horaire sur la plateforme
  • Distribuer le calendrier aux employés

Les sections suivantes décrivent comment effectuer chacune de ces étapes.

Le modèle d'horaire est un modèle qui se répète lorsque vous définissez une date de début du modèle. Par conséquent, plus vous ajoutez d'informations au modèle, plus vous gagnez du temps. Gardez à l'esprit les meilleures pratiques suivantes lors de la création d'un modèle :

• Vous pouvez définir un modèle au niveau d'un site, d'une zone ou d'un département. 
• Quel que soit l'endroit où vous créez le modèle, vous pouvez également définir les pauses, les heures de début et de fin du quart de travail et le nombre quarts de travail planifiés chaque jour.
• Si la même personne travaille régulièrement lors du même quart de travail, affectez-le à celui figurant sur le modèle. Toutefois, si des employés différents couvrent différents quarts de travail d'une semaine à l'autre, laissez le quart de travail non attribué sur le modèle.
• If configured, you may see one column to set up a template for the site "Closed days." This will ensure that for each configured closed business day. The closed business day configuration will overwrite the regular Schedule. 

Pour configurer un modèle d'horaire, suivez l'un de ces chemins : 

Sites (client) > Sélectionner un site > Horaires > Préparer > Modèle

Sites (clients) > Zones de sites (groupes) > Sélectionner une zone > Horaires > Préparer > Modèle

Employees > Department > View desired Department> Schedules > Prepare > Template.

La fenêtre suivante s'ouvre. Vous pouvez créer et gérer votre modèle et votre horaire en passant de l'un à l'autre.

Suivez le chemin ci-dessous pour accéder à tous les horaires, zones et départements du site.

Tableau de bord > Horaires et présences > Section Préparation de l'horaire

L'accès au module de planification des horaires TrackTik dépend des rôles et des autorisations.

Rôle d'administrateur du portail : Lors de la création d'un rôle d'administrateur, vous donnerez un ou plusieurs des points de vue suivants : Modèle d'horaire, Horaire du site ou Horaire en direct. Ces vues permettent à l'utilisateur d'accéder à tous les sites/zones de la région.

Staff portal role:  When creating a Staff role, you can give the following viewpoints: Schedule Template and Site Schedule. This will be available through the Manager Dashboard; no Onsite License is required. It will be limited to the site/zone the employee is assigned to. 

Note: If an employee accesses TrackTik with an Onsite license, they will see your published schedules. You can also grant Manager Dashboard access to supervisors. With this access, supervisors can schedule guards for all their sites.

Before creating shifts in the template, please follow the steps below to ensure the template settings are accurate.

1. Cliquez sur le bouton Paramètres au-dessus de la grille de planification 
2. Verify if closed days will affect the Schedule. For example, if the location is locked over the weekend, should those days still be shown in the Schedule? This allows you to automatically remove days from the calendar when employees are not required.
3. The Shift Board allows you to post Vacant Shifts to a community board where employees assigned to the Site can pick up the vacant shifts. 
4. Définir la durée du cycle du modèle. Le modèle peut fonctionner sur 7 jours, 14 jours ou un nombre de jours personnalisé.
5. Confirmez la date de début du modèle et cliquez sur le bouton Enregistrer.
   
   

Employees must be assigned to a site to be eligible to work shifts scheduled at the Site. Please ensure all the employees at this Site are assigned and available on the list on the screen's right-hand side.

Follow the steps below to register an employee on the sitSitelick on the Assign Employee button. 

1. Commencez à taper le nom de l'employé. 
2. Select the employee from the drop-down menu as it begins to populate. If the employee's pay is subject to change based on the post they work at the Site, click on the checkbox. To overwrite the employee pay rate at this Site, click the Save button to confirm that the selected employee appears on the correct list. 

Continue this process for each employee who will be working at the Site.

Si vous avez défini des disponibilités pour les employés, les vignettes de quart de travail afficheront des drapeaux indiquant si l'employé est disponible, s'il peut être disponible ou s'il n'est pas disponible. Cela évitera aux planificateurs d'affecter accidentellement des employés qui ne sont pas disponibles pour travailler.

Note: Availability flags will show only in the Schedule view.

Vous pouvez définir la disponibilité des employés dans le fichier des employés, dans l'onglet Disponibilités.

Vert : Disponible

Jaune : Peut être disponible

Rouge : Non disponible.

Vous pouvez saisir une demande de temps pour un employé dans le dossier de l'employé en cliquant sur le bouton Profil RH, puis sur Congé.

Premier jour de congé : Le premier jour de congé de l'employé.

Date de retour : Dernier jour du congé de l'employé.

Description : La raison ou le type de congé.

Cliquez sur le bouton Créer un congé pour ajouter le congé.

Les planificateurs ne pourront pas affecter les salariés à des quarts de travail pendant la période de congé.

Once all shifts have been added, confirm that the template is complete. Review the template and remember that what is shown in the template view will continue to populate week after week. Leave some shifts vacant if a different employee may work those shifts in a given week. These vacant shifts can always be assigned as a one-time occurrence in the Schedule.

Once you have scheduled all known shifts in the template, change your view to the Schedule view. Here, you'll be able to finalize the Schedule and publish it. Next, edit the Schedule for one-time or non-recurrent shifts and assign vacant shifts from the template. 

Sélectionnez une plage de dates qui inclut la date de début du modèle. Si aucun quart de travail n'apparaît, c'est peut-être parce que la plage de dates n'est pas filtrée pour les dates auxquelles le modèle est appliqué.

Les quarts de travail ponctuels doivent être créés dans la vue des horaires. Cela vous permet de créer un quart de travail qui n'alimentera pas l'horaire d'une semaine à l'autre.

Follow the steps below to create one-time shifts in the Schedule.

1. Survolez le bas de du poste et le jour dans la grille de planification. 

Remarque : un bouton bleu clair « + » apparaît. Cliquez sur ce bouton. 

2. Saisissez l'information relative au quart de travail ad hoc. 
3. Cliquez sur le bouton Créer.
   
   

Dans l'exemple ci-dessus, le poste de l'employé de sécurité du jeudi 9 n'apparaîtra qu'à cette date. Il ne sera donc pas copié sur les jeudis suivants parce qu'il se trouverait dans la vue Modèle.

Les quarts de travail configurés dans la planification ne se produiront qu'une seule fois. 

Suivez les étapes ci-dessous pour affecter un employé à un quart de travail.

1. Cliquez sur le quart de travail. 
2. Sélectionnez l'employé à affecter et cliquez sur le bouton flèche dans la vignette de l'employé sélectionné.

Note: The shift's color should change to indicate it has been selected. 

Remarque : L'employé sera signalé s'il n'est pas disponible pour travailler.

To better manage many shifts, applying the template to the Site with up-to-date information is possible without making it public. This will help you finalize your Schedule.

This option is called "Rolling the Template" and will help you validate the Schedule for:

Conflit potentiel :  s'il existe un conflit d'horaire pour un employé faisant partie de votre modèle, le quart de travail devient vacant et un triangle d'avertissement jaune apparaît. En survolant ce triangle, vous saurez pourquoi ce quart de travail est désormais vacant.

Heures supplémentaires : Le cas échéant, un carré rouge indiquant le nombre d'heures supplémentaires pour le quart de travail apparaîtra pour chaque employé sur votre modèle.

Congé : si une demande de congé a été soumise par un employé sur votre modèle, le quart de travail devient vacant avec un triangle d'avertissement jaune, tout comme un conflit d'horaire.

Note: The Roll Templates button will only appear if Template validation is required before publishing. That will allow the Scheduler to plan for every adjustment before publishing. Publishing makes the Schedule available to employees.

L'horaire est visible par les agents après la publication. Le planificateur ne doit publier que lorsque toutes les modifications ont été apportées. Les quarts de travail publiés passent du gris à une couleur vive et unie.  

Les horaires publiés sont accessibles aux endroits suivants  : l'application TrackTik Mobile, le portail des employés, le courriel de distribution envoyé aux employés concernés et le système RVI en envoyant par SMS le mot « Horaire ».

Employees cannot clock into published shifts using the Interactive Voice Response (IVR) or Bring Your Own Device (BYOD) system. 

Suivez les étapes ci-dessous lorsque vous êtes prêt à publier.

1. Confirmez que la plage de dates est correcte. 

Note : Cette information sera également affichée dans la fenêtre surgissante. Tous les quarts de travail compris dans cette fourchette de dates seront publiées et mis à disposition. 

2. Cliquez sur le bouton Publier et complétez les informations dans la fenêtre surgissante. 
3. Cliquez sur le bouton Enregistrer lorsque vous êtes prêt.

Après avoir effectué cette action, le nombre quarts de travail affiché dans le bouton Publier doit passer à zéro, ce qui indique que tous les quarts de travail affichés ont été publiés. 

Remarque : même les quarts de travail publiés peuvent être modifiés ultérieurement. Toutefois, les modifications devront être publiées et redistribuées.

You can then distribute email schedules that you have published. This email will include the name and the address of the site/clientPositionsition, and the schedule memo at the position level, if applicable.

TrackTik vous alertera si vous devez ajouter une adresse courriel au dossier de l'employé. Vous pouvez ajouter un courriel pour cet employé après la première distribution planifiée. Ajoutez l'adresse courriel au profil de l'employé, puis revenez en arrière et distribuez l'horaire à tous ceux qui ont une nouvelle adresse courriel.

If the employee doesn't have an email address and will not have one, the distribute button will remain green, indicating the employee did not get a schedule. You can then follow up with the employee to provide their Schedule or ensure they will use another method to get it (mobile app, employee portal, IVR if set up).

Vous pouvez distribuer un horaire à partir des zones suivantes :

Depuis le menu principal : Tableau de bord > Horaires et présences > Section Préparation de l'horaire

A partir d'un site : Sites (clients) > Sélectionner un site > Horaires

Suivez les étapes ci-dessous pour distribuer les horaires.

1. Cliquez sur le bouton Distribuer l'horaire. 
2. Validez la plage de dates à publier et vérifiez le nombre d'horaires et d'employés qui les recevront en cliquant sur Suivant.
   
   

Les agents recevront un courriel contenant la liste des gardes pour lesquelles ils ont été planifiés. En outre, un bouton d'accusé de réception apparaîtra si vous acceptez de demander l'accusé de réception de l'employé.

You can modify a Schedule once it has been published and distributed. Then, however, it will be necessary to distribute the changes to the Schedule again. Rather than resending the entire Schedule, the system will prompt you to send only updates for the shifts that have been modified since the Schedule was initially distributed.

Le bouton Notifier les modifications n'apparaît que s'il est nécessaire d'envoyer des mises à jour aux employés. Vous pouvez accéder au bouton Notifier les modifications ici :

Tableau de bord > Horaires et présences > Section Préparation de l'horaire

Suivez les étapes ci-dessous pour informer les employés des changements d'horaire.

1. Cliquez sur le bouton Notifier les modifications situé à côté du bouton Distribuer les horaires. 
2. Sélectionnez et confirmez la plage de dates pour les quarts de travail mis à jour. 
3. Toutes les modifications dans la période indiquée dans la boîte de dialogue (4 semaines à partir de la date actuelle) seront distribuées une fois que vous aurez cliqué sur le bouton Enregistrer.