Facturation

 

Paramètres de facturation

Catégorie fiscale : Veuillez vous référer à la section Catégorie fiscale de ce manuel.

Devise du compte : Sélectionnez dans le menu déroulant la devise que vous souhaitez utiliser pour le site.

Délai de paiement par défaut : Sélectionnez le délai de paiement que vous souhaitez utiliser pour le site. Il détermine le moment où vos clients paieront leurs factures.

Remarque: Les paramètres de facturation que vous configurez ici remplacent les paramètres par défaut du système.

Exemption fiscale

Le client est exonéré d'impôts : Allumer ou éteindre. Ce paramètre détermine les autres paramètres disponibles.

Un champ intitulé « Pièce jointe de l'exemption fiscale » apparaît sous le document d'exemption fiscale rempli pour afficher ce qui suit :

• Bouton de téléchargement : Pour permettre aux utilisateurs de télécharger et d'identifier le fichier joint.
• Nom du fichier : Pour afficher le nom du fichier de la pièce jointe

Remarque : Nous ne stockons qu'un seul fichier, ce qui signifie que si nous joignons un nouveau fichier, l'ancien sera automatiquement archivé.

Autres (obligatoire)

Notes sur la distribution interne : Ce champ est obligatoire. Saisissez les informations à partager avec la personne qui traitera la facture en interne, par exemple votre facturier.

Note permanente de la facture : Ce champ est également obligatoire. Ce mémo sera ajouté au mémo permanent de la facture régionale. Il apparaîtra sur la facture, à la vue de vos clients.

Facture à l'attention de : Indiquez le nom du destinataire de la facture. Cette mention apparaîtra sur l'en-tête de la facture.

Marquer pour révision : Cette option ajoutera un drapeau rouge à chaque récurrence de facture pour ce client. Activez ou désactivez la fonction en fonction de vos préférences. Ce ne sera visible que par les utilisateurs internes.

Les factures ad hoc sont celles qui ne sont pas créées à partir d'un contrat. Les factures ad hoc, par définition, ne se répètent pas et sont utiles lorsque vous souhaitez émettre une facture unique à votre client.

Suivez les étapes ci-dessous pour utiliser ces fonctions.

Dans le site, cliquez sur l'onglet Facturation.

Pour créer une facture ad hoc, cliquez sur le bouton Nouvelle facture.

Remplissez les champs pour créer une facture.

Numéro : Le numéro unique de la facture.

Contrat : vous pouvez lier la facture à un contrat spécifique.

Date : La date de la facture.

Date d'échéance : La date d'échéance de la facture.

Début de la période : Date de début de la période de service.

Fin de la période : Date de fin de la période de service.

Catégorie fiscale : Sélectionnez une classe d'impôt dans la liste déroulante.

Lignes de facturation

Signe plus : Cliquez sur le signe plus pour ajouter des éléments de facturation.

Ligne de mémo : Ajoutez un mémo facultatif qui apparaîtra sur la facture.

Articles : Le nombre d'articles uniques sur cette ligne de la facture.

Quantité : Le nombre d'articles sur cette ligne de la facture.

Taux : Le tarif unitaire par article.

Sous-total : Le sous-total de la ligne.

3 points : Supprimer ou annuler des lignes de facture.

Mémo de facture : Ajouter un mémo facultatif à la facture.

Numéro de bon de commande : Ajouter un numéro de bon de commande facultatif à la facture.

Sous-total : Le sous-total de la facture.

Sélection de la langue

Sélectionnez la langue de votre choix pour la facture.

Notes de crédit ad hoc

Une note de crédit annule la facture originale.  Suivez les étapes ci-dessous pour créer une nouvelle note de crédit ad hoc.

1. Cliquez sur le bouton Nouvelle note de crédit.

2. Procédez comme pour une facture ad hoc, mais rendez la quantité ou le taux négatif.
3. La facture se transforme en note de crédit en haut à droite.

 

Onglets de facturation

Vous trouverez dans la section de facturation du site des onglets qui vous aideront à exécuter facilement les fonctions de facturation.

Factures : Afficher et gérer une liste de factures pour le site. Vous pouvez enregistrer un paiement, émettre un relevé de compte, modifier la facture, dupliquer la facture ou créditer la facture.

Notes de crédit : Exécutez les mêmes fonctions que sous l'onglet Factures, mais pour les crédits. Les crédits sont simplement des factures avec des montants négatifs.

Paiements : Afficher la liste des paiements que vous avez effectués sur les factures du site. Vous avez également la possibilité d'annuler tout paiement.

Paramètres de prix : Afficher la liste des éléments de la facture et les tarifs correspondants. Pour plus d'informations sur les factures, voir cette section.

Éléments ad hoc : Cet onglet permet de créer des éléments qui n'apparaîtront qu'une seule fois sur une facture.

Ajouter un nouvel élément : Cliquez sur ce bouton pour ajouter un nouvel élément ad hoc.

Date du service : La date du service que l'élément de la facture représente.

Contrat : Sélectionnez le contrat auquel l'élément ad hoc doit être ajouté.

Élément de facturation : sélectionnez l'élément de facturation auquel l'élément ad hoc sera associé.

Catégorie fiscale : Sélectionnez la catégorie fiscale.

Quantité : Saisissez une quantité pour le poste ad hoc.

Prix unitaire : Saisissez le prix de l'article ad hoc.

Description : La description de l'élément ad hoc.

Remarque : Une fois l'élément ad hoc créé, il apparaîtra sur la prochaine facture du site.

Paramètres et préférences de facturation : Veuillez consulter cette section pour obtenir des informations sur les paramètres de facturation du site.

 

Afficher toutes les factures

Cet écran offre une vue plus granulaire des factures que le tableau de bord.

Numéro : Le numéro unique de la facture.

Type : Le service ou le modèle de facturation utilisé pour la facturation.

Identifiant du client : L'identifiant unique du client.

Client : Le nom du client.

Sous-total : Le sous-total de la facture.

Taxe : Montant total de la taxe sur la facture.

Total : Le montant total de la facture.

Solde : Le montant que le client doit actuellement sur la facture.

Distribution : La méthode de distribution de la facture, telle que définie dans les préférences particulières au site.

Statut : Les statuts des factures sont les suivants

• Brouillon : La facture n'a pas encore été finalisée.
• Approuvé : La facture a été finalisée.
• Approuvé et distribué : La facture a été approuvée et envoyée au client.

Approuver/Distribuer : Un bouton vert d'approbation apparaît ici si la facture n'a pas été approuvée. Un bouton distribuer apparaît si la facture a été approuvée mais n'a pas été distribuée. Cette colonne est vide si la facture a été approuvée et distribuée.

Date de la facture : La date à laquelle la facture a été générée.

Date d'échéance : Cette date est basée sur la facture et les conditions de paiement du client.

En attente de paiement : Nombre de jours depuis lesquels la facture est en attente de paiement. Si la facture a été payée, un message de paiement apparaît ici.

En attente de paiement : La catégorie de durée impayée des comptes dans laquelle la facture est classée si elle n'est pas payée. En cas de paiement, un message de paiement apparaîtra ici.

Afficher : Cliquez sur ce bouton pour afficher la facture.

Payer : Cliquez sur ce bouton pour effectuer un paiement.

Modifier : cliquez sur ce bouton pour modifier la facture.

X rouge : cliquez sur ce bouton pour supprimer la facture. 

Remarque : Le contrat n'est pas supprimé et la facture peut être générée à nouveau pour la même période.

 

Préparer la facture

Cet écran permet d'afficher, de gérer et de traiter les factures qui n'ont pas encore été traitées. 

Remarque : Cet écran permet d'afficher les factures quel que soit leur statut, y compris celles qui ont été traitées. Les filtres permettent d'afficher les factures en fonction de leur statut, de leur date et des paramètres du cycle de facturation. 

Annuler : Annule la facture pour ce cycle de facturation.

Remarque : Cette option n'annule pas le contrat. La facture peut être générée à nouveau si elle est annulée.

Bouton d'engrenage : Cliquez sur ce bouton pour modifier les configurations des contrats.

Date de la facture : Affichez la date à laquelle la facture a été générée et la période qu'elle couvre.

Longueur : Le nombre de jours de la période de facturation.

Compte : Le nom et l'adresse du compte.

Date de début du contrat : La date de début du contrat.

Distribution : La méthode de distribution de la facture.

Facture : Le montant apparaîtra ici si la facture a été finalisée. Dans le cas contraire, la colonne sera vide.

Statut : Le statut de la facture.

• Annulé : La facture a été annulée.
• Approuvé et distribué : La facture a été approuvée et envoyée au client.
• Erreur de validation : Des erreurs bloquent la création de la facture.
• Non traité : La facture n'a pas été finalisée.
• Brouillon : La facture a été préparée, mais il s'agit d'un brouillon qui peut encore être modifié.

Remarque : Utilisez le menu déroulant pour filtrer par statut.

Sous-total : Le sous-total de la facture, s'il a été préparé. En cas d'erreurs de validation ou si la facture a été annulée, la mention « Aperçu » apparaît dans cette colonne.

Dernière facture : Le montant de la dernière facture pour ce client.

Préparer : Cliquez sur ce bouton pour préparer la facture.

Aperçu : Cliquez sur ce bouton pour prévisualiser la facture. Cette option vous permet de modifier et de résoudre les erreurs avant de finaliser la facture.

 

Préparation par lots

Cette option vous permet d'afficher, de préparer et de gérer plusieurs factures simultanément, ce qui vous fait gagner du temps.

Annuler : Annuler le lot de factures.

Note: Cette option n'annule pas les contrats. Les lots de factures peuvent être générés à nouveau après une annulation.

ID du lot : L'identifiant unique du lot.

Région : La région dans laquelle le lot est contenu.

Date du lot : La date à laquelle le lot a été généré.

Recurr : Le nombre de factures suivant le modèle de facturation récurrente.

Ad Hoc : Le nombre de factures ad hoc (factures non générées par un contrat) dans le lot.

Total : Le nombre total de factures dans le lot.

A vérifier : le nombre de factures du lot qui contiennent des erreurs de blocage.

Sous-total : Le sous-total de toutes les factures du lot.

Taxe : Montant total de la taxe dans le lot.

Total : Le montant total en dollars de toutes les factures du lot.

Annulé : Le nombre de factures annulées dans le lot.

Brouillon : Le nombre de factures en état de brouillon contenues dans le lot.

Approuvé/non distribué : Nombre de factures du lot qui ont été approuvées mais non distribuées.

Distribué/Complété : Nombre de factures du lot qui ont été distribuées.

Modifier : Modifier le lot de factures. La modification du lot permet de modifier l'un des paramètres suivants.

Région : La région du lot de factures.

Action : L'action de facturation que vous souhaitez appliquer au lot. Vous pouvez créer le lot uniquement ou créer le lot et les brouillons de facture.

Plage de dates de facturation : La plage de dates pour le lot

Factures ad hoc : Choisissez d'inclure ou non les factures qui ne sont pas générées par des contrats.

Filtrer par fréquence : Filtrer les factures qui apparaissent dans le lot par fréquence de facturation.

Filtrer par mode de paiement : Choisissez d'inclure les factures par mode de paiement du client.

Afficher : Afficher et gérer les factures individuelles au sein du lot.

 

Analyse des factures

Voir une vue d'ensemble des éléments de la facture, des totaux de revenus, et plus encore. Filtrer par site, date, trimestre, année et/ou lieu. Comparez les données à l'aide des menus déroulants situés en haut de la page.

Utilisez les menus déroulants pour comparer les données.

1. Le premier aspect des données : Il s'agit du premier aspect des données que vous souhaitez comparer.
2. Le deuxième aspect des données : Sélectionner dans la liste déroulante ou laisser vide pour ne pas sélectionner un deuxième aspect des données.
3. Filtrer par compte : Commencez à taper pour filtrer par un compte spécifique.
4. Filtrer par nom d'élément de facturation : Sélectionnez le nom d'un élément de facturation dans la liste déroulante.
5. Filtrer par code d'article de facturation : Sélectionnez le code de l'article de facturation dans la liste déroulante.
6. Date : Sélectionnez une date à filtrer.

Vous pouvez également filtrer en cliquant sur les icônes sur le côté gauche.

1. Élément de facture : Filtrer les données par élément de facturation.
2. Compte : Filtrer par compte.
3. Mois : Filtrer les données par mois.
4. Année/Mois : Filtre par année et par mois.
5. Trimestre : Filtrer les données par trimestre.
6. Année : Filtrer les données par année.
7. Jour du mois : Filtrer les données en fonction du jour du mois.
8. Pays : Filtrer par pays.
9. Région : Filtrer par région.

Un tableau avec une carte de densité de clics sous les graphiques permet d'approfondir les données. Les chiffres les plus élevés sont surlignés en rouge.

 

 

Analyse des recettes

L'analyse des revenus permet de consulter les données relatives aux revenus, aux bénéfices et aux pertes.

Vous pouvez filtrer les occurrences. Si vous filtrez par dates, incluez toujours la date de création de la facture. En général, un jour après la fin des règles).

S'assurer qu'il existe une méthode de distribution pour chaque facture. Les factures pour les sites sans méthode de distribution afficheront une erreur dans la colonne Distribution.

Cette erreur peut être résolue en allant sur le site et en configurant une méthode de distribution dans les options de facturation du site.

En fonction du statut de la facture, une fenêtre surgissante s'ouvrira avec un choix présélectionné.

Créer une facture en tant que brouillon et modifier :   Ajoutez ou retirez des éléments de la facture.

Créer une facture et avoir un aperçu PDF : Générez le PDF de la facture.* Meilleure option si la facture ne nécessite pas d'ajustement manuel.

Créer et approuver la facture : Une fois approuvée, la facture ne peut plus être modifiée.* Cette option doit être utilisée pour les éléments récurrents, les factures pour les coûts fixes ou les factures déjà examinées.

Créer, approuver et distribuer : Cette option permet de créer et d'approuver la facture et d'en envoyer une copie au client et à vous-même si vous avez sélectionné cette option.

Vous pouvez également aller sur Afficher toutes les factures pour approuver et distribuer les factures.

Suivez ce chemin : Tableau de bord > Facturation > Afficher toutes les factures

S'il existe des erreurs de facturation, sélectionnez Aperçu sur la ligne de la facture, puis Erreur de validation pour résoudre le problème. Une fois les erreurs corrigées, vous pouvez à nouveau créer le type de facture de votre choix.

Après avoir examiné votre facture et apporté les modifications nécessaires, vous pouvez l'approuver et la distribuer.

Solde : Le solde impayé de la facture.

Distribution : La méthode par laquelle la facture a été envoyée au client et la date d'envoi.

Statut : Le statut de la facture.

• Brouillon : La facture est un projet et n'a pas encore été finalisée.
• Approuvé : La facture a été approuvée mais n'a pas encore été envoyée au client.
• Approuvé et distribué : La facture a été approuvée et envoyée au client.

Approuvé : Cette colonne est vide si la facture a été approuvée. Un bouton vert « Approuvé » apparaît dans cette colonne si la facture n'a pas été approuvée.

Date de la facture : La date à laquelle la facture a été générée.

Date d'échéance : La date de paiement du client est basée sur la date de la facture et les conditions du client.

Durée impayée : Nombre de jours écoulés sans paiement.

Durée impayée : La catégorie ou la fourchette de durée impayée dans laquelle se situe la facture impayée.

Bouton de visualisation : Visualiser la facture.

Bouton de paiement : Appliquer un paiement à la facture.

Bouton de modification : Modifier la facture.

Bouton X rouge : Supprimer la facture.

Remarque: la suppression d'une facture n'entraîne pas la suppression ou la clôture d'un contrat. Il est toujours possible de générer à nouveau une facture pour cette période.

Vous pouvez filtrer les informations de cet écran en fonction des critères suivants :

• Plage de dates
• Statut d'approbation
• État des paiements
• Autres critères

Paiements

Cet écran contient des informations sur les paiements que vous avez saisis sur les factures.

Date : La date à laquelle le paiement a été saisi.

Facture : Le numéro de la facture sur laquelle le paiement a été effectué.

Client : Le nom du client.

Montant : Le montant du paiement.

Note: S'il s'agit d'un crédit, le montant apparaîtra entre parenthèses pour indiquer un montant négatif.

Méthode : Le mode de paiement utilisé pour le paiement.

Mémo : Le texte du mémo de la facture, le cas échéant.

Ajouté par : Le nom de l'utilisateur qui a saisi le paiement.

Remarque : Vous pouvez filtrer les paiements par plage de dates.

Remarque : Vous pouvez filtrer les informations de l'écran Tous les contrats en fonction des critères suivants :

• Date de fin ou de début entre deux dates
• Occurrence (fréquence de facturation)
• Autres critères

Remarque : Saisissez des termes de recherche dans la boîte pour filtrer selon d'autres critères.

Modifier : Modifier le groupe de patrouille.

Mettre en place des patrouilles : Cliquez sur ce bouton pour mettre en place des patrouilles sur des sites spécifiques.

Bouton X rouge : Supprimer le groupe de patrouille.

 

Factures : Ce bouton ouvre une fenêtre affichant les détails de chaque facture produite dans le cadre du contrat.

Ensuite, suivez ce chemin pour mettre en place des services de gardiennage horaires pour le contrat.

Sites (clients) > Sélectionner un site > Contrats > Sélectionner un contrat > Section des services de gardiennage à l'heure > Bouton de configuration

Vous pouvez mettre en place des services de gardiennage horaire dans la section Services de gardiennage horaire de cet écran.

Contrat : La liste de ce menu déroulant est liée aux contrats que vous avez créés dans une étape précédente pour ce site. Vous pouvez également définir ce poste comme non facturable.

Élément de facturation : sélectionnez l'élément de facturation que vous souhaitez appliquer à votre contrat. Ils représentent les services que vous rendrez sur ce site. Les éléments de facturation apparaissent sur le contrat et la facture.

Rabais % : Choisissez d'appliquer une remise à la facture. 

Méthode de facturation : Deux choix sont possibles : horaire ou fixe. L'option fixe vous permet de facturer à votre client un taux fixe. L'option horaire vous permet de facturer votre client à l'heure.

Taux de facturation : Indiquez le taux horaire que vous facturerez à vos clients pour le travail effectué à ce poste. Ajustez le taux à l'aide du bouton « Matrice » si vous avez des conditions particulières, comme une prime spécifique à la fin de semaine.

Primes sur facture : Si vous avez créé des primes à payer ou à facturer, vous pouvez les ajouter ici.

Pauses (facturation) : Choisissez de facturer toutes les pauses, uniquement les pauses de repos, uniquement les pauses repas ou aucune pause.

Facturation des jours fériés : Sélectionnez l'une des options suivantes : ne pas facturer les jours fériés, utiliser un multiplicateur de taux (vous pourrez choisir le multiplicateur si vous sélectionnez cette option) ou utiliser un taux de jours fériés fixe de votre choix (vous pourrez choisir le taux si vous sélectionnez cette option).

Groupe de jours fériés : Cette option n'apparaît que si vous facturez vos jours fériés. Dans le menu déroulant, sélectionnez le groupe de jours fériés que vous avez créé précédemment.

Taux horaire pour les jours fériés : Vous pouvez appliquer un taux horaire spécifique pour les jours fériés que vous avez précédemment identifiés dans le groupe de jours fériés.

Règle de facturation des heures supplémentaires : En fonction des règles relatives aux heures supplémentaires disponibles dans votre système, vous pouvez sélectionner la règle spécifique que vous souhaitez appliquer à ce poste. 

 

Niveau de prix – Patrouilles planifiées

Il existe deux options différentes pour la facturation des services de patrouille : « Niveau de prix – Patrouilles planifiées (périodes de service) » et « Niveau de prix – Patrouilles planifiées (services continus) ».

Appliquer les périodes de service : Ce modèle de service vous permet de planifier des patrouilles. Ce service est « Appliqué ». Il vous permet de facturer les patrouilles planifiées qui ont fait l'objet d'un contrat au cours de la période de service, qu'elles aient été effectuées ou non. Ceux-ci doivent être approuvés pendant la période de service.

Suivez ce chemin pour créer un niveau de prix pour les périodes de patrouille planifiée et de service appliqué. 

Sites (client) > Sélectionner un site > Contrats > Sélectionner un contrat > Niveau de prix - Patrouilles planifiées (appliquer les périodes de service) > Bouton de configuration

Services continus : L'option « Continu » vous permet de facturer les patrouilles planifiées hors de la période de service. Elles peuvent être approuvées pendant la période de service ou ultérieurement.

Ce modèle de service est similaire au modèle de service "dispatch" (événements ad hoc). Vous pouvez toutefois planifier les patrouilles à l'aide d'un mécanisme de planification.

Suivez ce chemin pour créer un niveau de prix pour les patrouilles planifiées et les services continus.

Sites (client) > Sélectionner un site > Contrats > Sélectionner un contrat > Niveau de prix - Patrouilles programmées (services continus) > Bouton de configuration

Suivez ce chemin pour gérer tous les niveaux de prix créés sur un site, à la fois pour les services en vigueur et les services continus, en accédant au chemin ci-dessous :

Sites (client) > Sélectionner un site > Mobile Dispatch > Patrouille Niveau de prix

Cliquez sur le bouton "Créer un niveau de prix" pour créer un niveau de prix.

Nom : Nom ou description du palier de prix. Il sera utilisé pour identifier le niveau de prix dans l'ensemble du système.

Code / ID : Un code ou un identifiant unique facultatif pour le niveau de prix. Laisser en blanc pour que le système en génère un.

Modèle de service : Sélectionnez « Appliquer les périodes de service » ou « Services continus » pour les patrouilles. Le « modèle de service de répartition » est abordé ci-dessous.

Internal Instructions: Information for patrol security guards. This is for internal use only; clients won’t have access to it.

Dates de service : Définissez les dates auxquelles vous fournirez ces services. La date de début peut être fixée dans le passé. La date de fin peut être laissée en blanc si vous souhaitez un service continu.

Autres frais : Cette section ajoute un autre élément à votre facture. Les pourcentages de la surcharge en carburant sont calculés sur le prix de l'essence. Cela génère une ligne de revenu individuelle et sera lié au même événement de patrouille. Ajouter un libellé descriptif qui apparaîtra sur la ligne de la facture.

Contrat : Cette option peut être remplie et verrouillée en fonction de la manière dont vous accédez à ce menu. Si vous y accédez par le chemin Contrat, le contrat a déjà été sélectionné. Si vous y avez accédé par le biais de Mobile Dispatch, vous devez sélectionner manuellement le bon contrat pour y associer votre niveau de prix.

Élément de facturation : sélectionnez dans cette liste l'élément de facturation à appliquer au niveau de prix. Le type de services que vous fournirez sur ce site pour ce niveau de prix.

Remise (%) : Permet d'appliquer une remise à la facturation. Cela vous permettra de gérer les remises et de faire preuve de souplesse lors des négociations. Les pourcentages sont calculés sur le prix de la patrouille. Les remises génèrent une ligne de revenu individuelle et sont liées au même événement de patrouille.

Remarque : Lorsque vous bénéficiez à la fois de remises et de surcharges pour carburant, celles-ci sont calculées individuellement sur le coût de l'événement de patrouille et ne sont pas multipliées l'une par l'autre.

 

Type de frais

Sélectionnez le type de frais applicable. D'autres champs apparaîtront en fonction de votre sélection.

Réel (patrouilles terminées) : Patrouilles effectives, effectuées. Il facturera un taux unitaire par patrouille effectuée. Remplir le taux unitaire pour compléter la section.

Remarque : Ce type de redevance doit être approuvé.

Matrice temps/réel : Patrouilles effectives et achevées. Le coût est calculé sur la base d'une matrice temporelle. Le prix sera facturé sur la base de la durée (minute). Des frais supplémentaires peuvent être appliqués en fonction du temps supplémentaire. Pour compléter la patrouille.

Remarque : Ce type de redevance doit être approuvé.

Sous contrat (patrouilles planifiées) : Patrouilles planifiées. Un taux unitaire sera facturé par patrouille planifiée, que les patrouilles aient été effectuées ou non. Remplir le taux unitaire et compléter la section.

Remarque : Ce type de frais doit être approuvé s'il est utilisé avec le modèle de service : Services continus. Ce type de frais ne nécessite pas d'approbation s'il est utilisé avec le modèle de service : Appliquer les périodes de service.

Taux fixe (par période de service) : Un taux fixe sera utilisé par période de facturation. Pour cette option, le nombre de patrouilles planifiées ou effectuées n'a pas d'importance. Le prix sera le même pour toute la période. Remplissez le taux fixe ($) qui apparaît ci-dessous pour compléter la section.

Remarque : Ce type de frais doit être approuvé s'il est utilisé avec le modèle de service : Services continus. Ce type de frais ne nécessite pas d'approbation s'il est utilisé avec le modèle de service : Appliquer les périodes de service.

Banque prépayée (répartition uniquement) : Cela peut vous permettre de facturer au client plusieurs services et de les déduire du total au fur et à mesure de leur utilisation. Après un nombre X d'envois, une recharge sera déclenchée et un autre frais prépayé sera appliqué à la facture.

Remarque: l'option "taux fixe" pour le type de frais n'est disponible que pour les services de répartition et les patrouilles de la période d'application du service.

Type de tarif pour les jours fériés : Sélectionnez cette option si vous souhaitez facturer les jours fériés. Si c'est le cas, une nouvelle section apparaîtra pour choisir le groupe de vacances et les frais supplémentaires que vous souhaitez appliquer. L'heure de début d'une patrouille détermine si elle tombe sur un jour férié.

Note: Si un niveau de prix comporte un supplément carburant et/ou une remise et que la patrouille tombe un jour férié, les pourcentages sont appliqués au taux du jour férié.

 

Flux de facturation de la patrouille

Chaque patrouille passe par l'approbation automatique (agent en route, un agent arrive sur place, remplit un rapport et termine le travail) telle que définie par les règles. La patrouille sera disponible sur l'écran de vérification si elle n'est pas approuvée automatiquement.

Les patrouilles approuvées deviennent automatiquement facturables. Une fois qu'ils sont facturables, le système sélectionne tous les services non facturés et les insère dans la facture pour qu'ils soient facturés pour les services en cours. 

Remarque : Vous pouvez modifier les attributs de facturation de la patrouille jusqu'à ce que les éléments de recettes soient créés. Vous pouvez modifier les éléments de recettes jusqu'à ce qu'une facture soit créée.

Les patrouilles qui ne sont pas liées à un contrat ou à un niveau de prix ne seront pas facturées. Les patrouilles non approuvées ne seront pas non plus facturées. De même, si les patrouilles sont définies comme non facturables, elles ne seront pas facturées.

Les montants des factures comprennent les montants des jours fériés et le montant standard, le cas échéant. Si vous décidez de remplacer le montant standard, vous remplacerez simultanément les montants de base et de vacances.

 

 

Services de répartition

Les services de répartition sont la dernière option disponible lors de la mise en place d'un niveau de prix. Vous pouvez utiliser un seul niveau de prix pour toutes les répartitions ou en définir plusieurs. Vous pouvez créer des flux de travail pour gérer la tâche de répartition, l'action de facturation et l'action du seuil d'annulation. Pour plus d'informations sur la création de flux de travail de répartition, veuillez vous référer au manuel de la Suite d'opérations de gardiennage de TrackTik.

Suivez le lien ci-dessous pour définir un niveau de prix de répartition :

Sites (clients) > Sélectionner un site > Contrats > Sélectionner un contrat > Services de répartition > Bouton de configuration

Vous pouvez également suivre ce chemin :

Sites (client) > Sélectionner un site > Répartition mobile > Niveau de prix de la répartition

Cliquez sur le bouton « Créer un niveau de prix » pour créer le niveau de prix.

Remarque : La configuration d'un niveau de prix pour la répartition est identique à la mise en place d'un niveau de prix pour les patrouilles. Toutefois, il convient de sélectionner les options appropriées lors de la mise en place d'un niveau de prix de la répartition.

Modèle de service : Sélectionnez « Modèle de service de la répartition ».

Seuil d'annulation : Indiquez le nombre de minutes pendant lesquelles le client peut annuler le service sans être facturé. 

Remarque : Le début et la fin du délai d'annulation seront appliqués à un nœud de statut d'un flux de travail.

Veuillez consulter cet article pour plus d'informations sur les nœuds de statut du flux de travail.

Type de frais : Sélectionnez le type de frais applicable. En fonction de votre choix, les menus et options suivants seront ajustés.

• Réel (patrouilles effectuées) : Dépêches effectuées. Il facturera un taux unitaire par envoi effectué. Saisir le taux unitaire pour compléter la section.

Remarque : Ce type de redevance doit être approuvé.

• Matrice temps/réel : Services de répartition achevés. Le coût est calculé sur la base d'une matrice temporelle. Le prix sera appliqué à une durée initiale (minute) et peut être assorti d'une section de temps supplémentaire si le service dépasse la limite fixée.

Note : Ce type de redevance doit être approuvé.

• Taux fixe (par période de service) : Un taux fixe sera facturé par période de facturation. Peu importe le nombre de services effectués, le prix sera le même pour toute la période. Remplissez le taux forfaitaire ($) pour compléter la section.

Remarque : Les taux fixes peuvent entraîner des pertes pour votre entreprise si le nombre de répartition est supérieur au nombre prévu pour une période donnée. D'autre part, vous pouvez également facturer un client même si aucun service n'a été fourni. Les recettes générées par les taux fixes sont plus prévisibles.

• Banque prépayée (répartition uniquement) : La facture au client contient une quantité déterminée de services qui sont déduits de ce total au fur et à mesure de leur utilisation. Après un nombre X de répartition, une recharge sera déclenchée et un autre frais prépayé sera appliqué à la facture.

Remarque : Ce type de redevance doit être approuvé.

Vous pouvez définir des tâches de répartition après avoir défini un niveau de prix d'envoi.

Suivez ce chemin pour accéder aux tâches répartissables.

Sites (clients) > Sélectionner un site > Contrats > Sélectionner un contrat > Services de répartition > Boutons bleus de configuration

À partir de là, vous pouvez associer les types de travaux au niveau de prix. Pour plus d'informations sur les types de travaux, voir le manuel de la Suite d'opérations de gardiennage de TrackTik.

Filtre, Modèle de facturation de la répartition, ANS de l'alarme : Appliquer un modèle de facturation de la répartition et un ANS de l'alarme en lot aux sites sélectionnés dans la liste ci-dessous.

Modèle de facturation de la répartition :  Sélectionnez le modèle de facturation de la répartition à appliquer au type d'emploi répartissable. L'option Non facturable ne facturera pas le client, tandis que le reste du menu déroulant vous donnera la liste de tous les modèles disponibles pour facturer le client.

Alarm SLA :  Sélectionnez l'accord de niveau de service (SLA) qui s'appliquera au Job-Type dispatchable.

Remarque : Pour des informations sur l'accord de niveau de service, veuillez vous référer à cet article.

Leur fonctionnement est le suivant :

• La répartition est créée.
• La répartition suit les étapes du flux de travail.
• La répartition est fermée.
• L'événement est soumis au processus d'approbation automatique via les règles. 
• Si l'approbation n'est pas automatique, l'utilisateur peut l'approuver manuellement à partir de l'écran de vérification. 

Il existe un paramètre permettant d'approuver automatiquement les événements sous certaines conditions.

Si une ou plusieurs de ces conditions sont remplies, la répartition ne sera pas approuvée automatiquement :

• Le paramètre d'approbation automatique est désactivé.
• Il n'y a pas de niveau de prix lié à l'événement.
• Le niveau de prix n'a pas de type de tâche.
• Le travail a été annulé dans les limites du seuil d'annulation.
• Les notes de facturation ont été saisies dans l'événement. 
• L'événement n'a pas respecté l'accord de niveau de service.
• La durée de l'événement est 0 ou nulle, ce qui signifie qu'aucune durée n'a été enregistrée.
• L'événement a duré plus que les minutes de base, à moins que l'option d'approbation totale n'ait été sélectionnée.

Les répartitions approuvés sont automatiquement facturées. 

Remarque : Vous pouvez modifier les configurations de facturation des répartitions jusqu'à ce que les éléments de revenus soient créés. Vous pouvez modifier les éléments de revenus jusqu'à la création de la facture, sauf si l'élément de revenu est enregistré dans un système de comptabilité générale par le biais d'une intégration.

Les répartitions qui ne sont pas liées à un contrat ou à un niveau de prix ne sont pas facturés. Les répartitions non approuvées ne seront pas facturées. Si les répartitions sont définies comme non facturables, elles ne seront pas non plus facturées.

Les totaux facturés incluent les montants des jours fériés en plus du montant standard. Si vous décidez de remplacer ce total, il remplacera à la fois le montant standard et le montant pour les jours fériés.

Écrans de vérification de la facturation de la patrouille et de la répartition

L'écran de validation de la facturation vous permet de décider quelles patrouilles et quelles répartitions terminées doivent être facturées. Les patrouilles et les répartitions non approuvées seront visibles sur cet écran.

Job ID : L'identifiant unique de la patrouille ou de l'expédition.

Bouton bleu plus : Cliquez sur ce bouton pour modifier le rapport associé au travail.

Note de facturation : Lisez la note associée à la patrouille ou à l'expédition.

Type de travail : Le nom ou la description du travail.

Heure : La date et l'heure du travail.

Compte : Nom et adresse du site où le travail a été effectué.

Bouton d'information : Ce bouton permet de détailler le travail et d'y apporter des modifications. En cliquant sur ce bouton, une nouvelle fenêtre s'ouvre dans la barre latérale gauche.

Niveau de prix : Cette colonne contient le nom et d'autres informations sur le niveau de prix. Un message rouge « NON CONFIGURÉ » apparaît si aucun niveau de prix n'est défini.

Assigné : Le garde à qui le travail a été attribué.

Région : La région dans laquelle le travail a été traité.

Statut : Le dernier statut du travail.

Min : Si un ANS est défini, cette colonne affiche le nombre de minutes supérieures ou inférieures à l'ANS. Vous pouvez déterminer si chaque article est taxable et si le prix doit être indiqué sur chaque facture.

Pour créer un élément récurrent, veuillez suivre ce chemin :

Sites (client) > Sélectionner un site > Contrats > Sélectionner un contrat Section des éléments récurrents > Bouton de configuration

Cliquez sur le bouton Ajouter pour commencer à créer des éléments récurrents.

Bill Item: From this list, select the Bill Item you want to use for your Recurrent Item. Examples could include phones for your security guards, a special report you have for them, or even client portal access.

Description : Description de l'élément récurrent. Cette description apparaîtra sur la facture de votre client.

Lieu du service : Le lieu du service. Il s'agit du site auquel l'élément récurrent s'appliquera. Cet emplacement figurera également sur la facture de votre client.

Quantité : Il s'agit du multiple du taux.

Taux : Le taux pour un seul élément récurrent.

Chaque : Ce champ est utilisé pour l'occurrence de l'élément. L'élément sera appliqué à la facture indépendamment de l'occurrence de la facture.

Date de référence : La date de la saisie des frais.

Date de début : La date de début de l'accusation.

Date de fin : La date de fin du prélèvement. Laissez ce champ vide pour les services en cours.

Taxable : Cochez cette case si vous souhaitez que l'élément taxable.

Total : Le montant total qui sera appliqué à l'élément de la facture. C'est le produit de la quantité et du taux.

Ce message apparaît dans les cas suivants.

• Si l'élément récurrent n'a pas de date d'expiration :
  • Nous appliquons la date de fermeture du site à l'élément récurrent
• Si la date d'expiration de l'élément récurrent est postérieure à la date d'expiration du site :
  •  Nous mettons à jour la date d'expiration des éléments récurrents en fonction de la date de clôture du site.

 

Matrice de facturation

 

Erreurs de facturation

En cas d'erreur, un message d'avertissement rouge apparaît.

Vous devez les résoudre pour produire la facture. Pour corriger les erreurs de validation, allez dans les détails de l'aperçu à gauche de l'écran. Accédez au menu correspondant à chaque erreur avant de poursuivre.

Les avertissements qui apparaissent en jaune ne vous empêchent pas de préparer la facture. Les avertissements peuvent inclure

• Services de patrouille, pas de mise en place.                                                      
• Quantité d'éléments à 0.
• Les patrouilles non approuvées (taux fixe ou sous contrat) sont rattachées à un contrat post-facturé.

Les erreurs bloquantes apparaissent en rouge et vous empêchent de continuer. Résolvez-les pour aller de l'avant. Les erreurs de blocage comprennent :

• Une facture qui ne comporte pas d'élément facturable. Vous pouvez soit réparer, soit annuler l'événement.
• Quarts de travail non approuvés.
• Les patrouilles non approuvées (matrice des heures effectives ou complétées) sont rattachées à un contrat post-facturé.

Si des erreurs ou des avertissements subsistent, vous pouvez y accéder à partir de cette vue. Utilisez le menu supérieur pour naviguer dans les autres options :

Retour à la liste des lots : Retourne l'utilisateur à l'écran précédent.

Afficher tout : Cette option permet d'afficher toutes les factures au format PDF dans une nouvelle fenêtre.

Créer des brouillons : Offre à l'utilisateur diverses options.

• Créer des brouillons : Crée les projets de factures.
• Approuver tous les projets de factures : Approuver tous les projets de factures.
• Distribuer les factures approuvées qui n'ont pas été distribuées précédemment : Distribuer toutes les factures qui n'ont pas encore été distribuées.

Approuver tous les brouillons de factures et distribuer toutes les factures qui n'ont pas encore été distribuées : Approuver tous les brouillons et distribuer toutes les factures qui n'ont pas encore été distribuées.

• Envoyer une copie (lors de la distribution) : Envoie une copie des factures distribuées aux adresses électroniques saisies.

Approuver tous les projets : Approuver tous les projets de factures.

Approuver tous les brouillons et distribuer toutes les factures : Approuver tous les brouillons et distribuer les factures qui n'ont pas encore été distribuées.

Distribuer uniquement les factures approuvées : Distribuer toutes les factures approuvées qui n'ont pas encore été distribuées.

Gérer les occurrences de factures : Offre à l'utilisateur diverses options.

• Pas d'élément facturable :
  • Supprimer les occurrences de factures du lot : Supprime du lot les factures qui n'ont pas d'éléments facturables.
  • Annuler les occurrences de facture : Annule l'occurrence de la facture qui ne contient pas d'éléments facturables.
  • Ne pas agir : Ne donne aucune suite à l'événement de la facture.
• Erreurs de facturation :
  • Supprimer les occurrences de factures du lot : Supprime du lot les factures comportant des erreurs de facturation.
  • Ne pas agir : Ne prend aucune mesure concernant l'erreur de facturation.

Dans le site, cliquez sur l'onglet Facturation.

Sous l'onglet Factures, cliquez sur le bouton Crédit en regard de la facture que vous souhaitez créditer.

L'écran de la note de crédit s'affiche. La note de crédit sera identique à la facture originale, mais avec des montants négatifs.

Cliquez sur le signe plus à côté de l'un des éléments pour supprimer ou annuler un élément de la note de crédit. Vous pouvez également apporter d'autres modifications, telles que des descriptions, des quantités ou des prix.

Utilisez le bouton avec les 3 points pour modifier les éléments en bloc.

 

Délivrer un crédit ad hoc

Vous pouvez également créer une facture ad hoc sans partir directement d'une facture. Pour ce faire, suivez les étapes ci-dessous.

Sous l'onglet Facturation du site, sélectionnez le bouton Nouvelle note de crédit.

Remplir les champs pour le crédit.

Après avoir rempli les champs, cliquez sur Enregistrer comme brouillon ou Approuver.

Remarque : Les notes de crédit apparaissent sous l'onglet Note de crédit. Vous pouvez consulter, modifier ou supprimer les notes de crédit une fois qu'elles ont été créées.

Pour annuler un paiement, allez sur le site > onglet Facturation.

Cliquez sur l'onglet paiements. Sélectionnez ensuite le bouton Annuler.

Tout paiement qui n'a pas encore été annulé aura la possibilité d'être annulé.

Cliquez sur le bouton Revenir et entrez un mémo.

Cliquez sur Enregistrer pour finaliser l'annulation du paiement.

Cliquez sur le bouton Préparer en regard de toute facture répertoriée comme étant prête à être traitée. 

Le même menu est accessible lorsque vous cliquez sur l'un des quatre boutons de préparation.

En fonction du statut de la facture, une fenêtre surgissante s'ouvrira avec un choix présélectionné.

Créer & Modifier : Cette option vous permet de modifier la facture.

Créer et aperçu : Prévisualiser la facture au format PDF.

Créer et approuver : La facture est approuvée. Une facture approuvée ne peut pas être modifiée.

Créer, approuver et distribuer : La facture sera approuvée et distribuée.

Vous pouvez également aller sur Afficher toutes les factures pour approuver et distribuer les factures.

Suivez ce chemin : Tableau de bord > Facturation > Afficher toutes les factures

A tout moment, vous pouvez également prévisualiser et imprimer une facture.

Pour supprimer le champ Montant joint, vous pouvez désactiver la comptabilité clients en allant sur :

1. Paramètres
2. Fonctionnalités
3. Comptes débiteurs

Récurrence de la facture

Récurrence de facturation : Il s'agit de la fréquence de la facture récurrente. Cette configuration fera clignoter la vignette « À préparer » lors de la préparation d'une facture en fonction de la récurrence et de la date de référence du cycle.

Type de facturation : Vous avez le choix entre deux options. La première vous permet de facturer au client les services effectués dans le passé (Facturation à la fin de la période de service). En revanche, le second émettra une facture au client pour des services futurs non encore réalisés (préfacturation au début de la période de service).

Date de référence du cycle : La date qui sera utilisée pour commencer le cycle de récurrence de la facturation.

Ajustement de la date de facturation : Ajustez le nombre de jours ajoutés ou retranchés pour générer la facture du client. Cette option est compatible avec les modes de paiement et s’affiche dans la vue Factures à produire de la section Facturation.

Remarque : La section récurrence de la facture peut être modifiée jusqu'à ce que la première facture soit traitée. Ensuite, vous devez créer un nouveau contrat pour ce client afin de modifier la récurrence. Vous pouvez valider les informations ci-dessus en cliquant sur Prévisualiser les dates des factures.

Remarque : Les informations figurant sur la page du contrat varient en fonction des configurations que vous avez définies.

2. Dans Répartition mobile, sélectionnez l'option « Facturation de la répartition » sous Répartition ou Patrouille.

Job ID : L'identifiant unique de la patrouille ou de l'expédition.

Bouton bleu plus : Cliquez sur ce bouton pour modifier le rapport associé au travail.

Note de facturation : Lire la note associée à la patrouille ou à la répartition.

Type de travail : Le nom ou la description du travail.

Heure : La date et l'heure du travail.

Compte : Nom et adresse du site où le travail a été effectué.

Bouton d'information : Ce bouton permet de détailler le travail et d'y apporter des modifications. En cliquant sur ce bouton, une nouvelle fenêtre s'ouvre dans la barre latérale gauche.

Niveau de prix : Cette colonne contient le nom et d'autres informations sur le niveau de prix. Un message rouge « NON CONFIGURÉ » apparaît si aucun niveau de prix n'est défini.

1. Pour ajouter ou mettre à jour un niveau de prix, cliquez sur le bouton « Info ».
2. Cliquez sur le bouton du signe du dollar.
3. Sélectionnez un niveau de prix dans le menu déroulant.

Assigné : L'agent à qui le travail a été attribué.

Région : La région dans laquelle le travail a été traité.

Statut : Le dernier statut du travail.

Min : Si un ANS est défini, cette colonne affiche le nombre de minutes en plus ou en moins par rapport à l'ANS.

Prix : Montant facturé au client pour le travail effectué.

Liste déroulante d'approbation : Sélectionnez Approuver ou Annuler. En cas d'annulation, le travail ne sera pas facturé. S'il est approuvé, le travail apparaîtra sur une facture.

Bouton "Edit Time Logs" (Modifier les relevés de temps) : Ce bouton vous permet de modifier les relevés de temps pour le travail.

 

Facturation de la patrouille et de la répartition – Au niveau du site

Suivez les étapes ci-dessous pour accéder à l'écran de vérification de la facturation sur le site.

1. Cliquez sur la vignette Sites (Client).
2. Sélectionnez le site pour lequel vous souhaitez vérifier la facturation. Vous pouvez soit cliquer sur le site, soit cliquer sur le bouton « Afficher ».

3. Cliquez sur l'onglet « Répartition mobile ».

4. Sélectionnez Vérification de la facturation sous Patrouille ou Répartition.

Remarque : Lorsque vous sélectionnez un multi-site, vous vérifiez la facturation des sous-sites associés.

Lorsque vous supprimez la relation entre un multi-site et ses sous-sites, les informations de facturation des sous-sites ne seront plus disponibles sous le multi-site.