Aperçu
Cet article vous propose des pratiques exemplaires pour créer et configurer des points de contrôle et des rondes dans la plateforme TrackTik. Ces étapes couvrent la configuration des points de contrôle, la mise en place des fonctionnalités pertinentes et la garantie que les agents de sécurité puissent effectuer les rondes et numériser les points de contrôle avec l’application mobile Ronde de garde de TrackTik. Vous apprendrez également à configurer les paramètres du site et à activer les fonctions de lecture GPS et de codes à barres.
Avant de commencer
Assurez-vous d’avoir les éléments suivants :
- Accès administrateur à TrackTik.
- Les autorisations nécessaires pour créer et gérer des points de contrôle et des rondes.
- Un appareil mobile avec l’application Ronde de garde de TrackTik et une licence site ou zone installée
- Pour les points de contrôle CCP, celui-ci doit être activé sur l'appareil mobile.
- Il est recommandé d’installer une licence de zone avec tous les sites.
Créer des emplacements et des sections pour les sites
Avant de configurer des points de contrôle, il est recommandé de dresser une liste des emplacements et des sections du site afin de mieux les organiser. Vous pourrez ainsi corréler les points de contrôle avec des zones spécifiques pour améliorer les rapports.
REMARQUE : L’emplacement et les sections peuvent aussi être liés au rapport d’incident à l’aide du champ de sélection de la liste de localisation dans le modèle de rapport.
Apprenez comment configurer vos emplacements et sections ici.
Meilleures pratiques
- Commencez par des catégories larges (par exemple, bâtiment ou secteur), puis approfondissez les zones spécifiques (par exemple, étages, stationnements, pièces, etc. et pensez aux points de repère). Vous voulez pouvoir identifier précisément où quelque chose s’est produit.
- Organisez bien les emplacements, car cela alimentera aussi vos analyses d’incidents. Utilisez le champ Liste des emplacements de sites dans votre modèle de rapport pour que les agents puissent sélectionner un emplacement dans la liste.
Installer un numériseur GPS ou CCP
Voyez comment configurer les points de contrôle CCP et code à barres ici.
Meilleures pratiques
- Pour le balayage GPS, assurez-vous que la précision de la localisation est réglée à 15-20 mètres pour une performance optimale.
- Soyez attentif aux zones intérieures où la précision du GPS peut diminuer.
- Assurez-vous que les codes à barres soient clairs et facilement accessibles pour les agents.
Créer des points de contrôle
Apprenez comment créer des points de contrôle ici.
Meilleures pratiques
- Utilisez les options de numérisation supplémentaires pour poser des questions précises sur la zone inspectée.
- Vous pouvez utiliser l’option Photo requise dans la Multi-Exception pour exiger que les agents documentent la zone avec une photo après la numérisation. Cela ajoutera un niveau supplémentaire de responsabilité.
- Évitez d’exiger des photos de haute qualité sauf si nécessaire, car cela peut gonfler la taille des rapports.
- Facultatif : si vous utilisez des points de contrôle par code à barres ou CCP, définissez l’option Balayage manuel avec motif pour les cas où un code à barres ou une balise CCP est manquant ou endommagé.
Créer une ronde avec points de contrôle
Apprenez comment créer une visite de points de contrôle ici.
Meilleures pratiques
- Définissez la durée estimée de la ronde (par exemple, 15 minutes).
- Définissez une période de grâce pour les notifications de ronde tardive (par exemple, 5 minutes).
- Configurez l’horaire de la ronde :
- Récurrence de l’ensemble (par exemple, hebdomadaire, quotidien).
- Définissez les horaires où la ronde doit être effectuée (par exemple, toutes les heures).
- Après avoir créé la ronde, cliquez sur Gérer les points de contrôle pour ajouter des points de contrôle. Sélectionnez tous les points de contrôle ou glissez-en manuellement certains dans la liste des visites.
Conclusion
En suivant ces bonnes pratiques et les articles associés, vous pourrez créer des points de contrôle et des rondes avec succès dans TrackTik Assurez-vous de vérifier régulièrement les balayages des points de contrôle et les rapports de rondes afin de garantir que toutes les procédures sont respectées, et ajustez les paramètres des points de contrôle au besoin pour répondre aux exigences opérationnelles.
FAQ
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Q : Pourquoi mon agent de sécurité ne peut-il pas balayer un point de contrôle?
R : Assurez-vous que le point de contrôle est activé pour le balayage, que le code à barres/CCP est attaché, et que les autorisations appropriées sont définies pour le rôle de l’agent de sécurité. -
Q : Que devrais-je faire si le balayage GPS est inexact?
R : Augmentez la plage de précision dans les paramètres du point de contrôle (par exemple, de 15 à 20 mètres) ou essayez de placer le point de contrôle dans une zone offrant une meilleure réception. -
Q : Comment puis-je m’assurer que les agents documentent les problèmes potentiels aux points de contrôle?
R : Utilisez la fonction de vérification des exceptions sous Options de balayage supplémentaires pour exiger que les gardiens répondent à des questions spécifiques lors du balayage. Utilisez l’option Exception à questions multiples pour ajouter une photo obligatoire aux points de contrôle afin d’assurer une responsabilité accrue.