Aperçu
Un système de paie efficace est essentiel au bon déroulement des opérations de gestion des effectifs de sécurité physique. L'utilisation des fonctionnalités avancées de TrackTik permet de garantir la conformité, d'améliorer la précision et de réduire les efforts de gestion manuelle de la paie.
Paie dans TrackTik
Ce guide fournit les meilleures pratiques pour la configuration de la paie, les processus d'approbation et la gestion des pauses dans TrackTik afin de rationaliser vos processus et de réduire les erreurs.
Établissement des horaires de paie
Une configuration solide de l'horaire de paie constitue la base de toutes les activités ultérieures liées à la paie. TrackTik vous permet de créer des horaires de paie personnalisés, adaptés aux besoins de votre organisation.
- Configurer les cycles de paie par région : Configurer des cycles de paie pour les régions et les groupes d'employés. Par exemple, les agents de sécurité d'une région peuvent avoir des exigences salariales différentes de celles d'une autre région. Utiliser plusieurs cycles de paie pour répondre à des besoins particuliers.
- Inclure les fréquences de paie pertinentes : Qu'il soit hebdomadaire, bihebdomadaire, bimensuel ou mensuel, assurez-vous que chaque horaire de paie s'aligne sur les périodes de traitement des salaires de l'entreprise.
- Répartition des affectations entre les périodes de paie : Pour les affectations couvrant deux périodes de paie, vous devez décider de répartir les heures entre les deux périodes ou d'affecter toutes les heures à la période initiale.
- Paramètres des jours fériés et des heures supplémentaires : Déterminez le mode de calcul des congés et des heures supplémentaires, y compris si les heures supplémentaires doivent être prises en compte pour le paiement des congés, afin de garantir la précision et la conformité de la paie.
Meilleure pratique : Réviser régulièrement les horaires de paie en fonction de l'évolution de la réglementation et des politiques de l'entreprise, et les adapter si nécessaire.
L'article suivant vous guidera dans la mise en place des horaires de paie.
Configuration des heures supplémentaires et des congés payés
Il est essentiel de gérer correctement les heures supplémentaires, en particulier lorsque les réglementations nationales peuvent varier.
Meilleures pratiques :
- Définir des règles par défaut en matière d'heures supplémentaires au niveau régional : Configurez les règles relatives aux heures supplémentaires en fonction de la législation nationale ou fédérale, par exemple après huit heures par jour en Californie ou 40 heures par semaine dans d'autres États.
- Utiliser des règles personnalisées en matière d'heures supplémentaires lorsque cela est nécessaire : Veillez à ce que les règles personnalisées en matière d'heures supplémentaires soient correctement définies pour les situations plus complexes (par exemple, les horaires de travail alternatifs).
- Assurer une rémunération correcte des jours fériés : Utilisez les groupes de jours fériés pour configurer les jours qui comptent comme des jours fériés. Ajustez ensuite les règles de rémunération des jours fériés pour payer la prime de jour férié pour les heures travaillées le jour férié ou pour appliquer des taux particuliers pour les employés travaillant dans ces quarts de travail.
Conseil : Révisez régulièrement les règles relatives aux heures supplémentaires et les calendriers des congés pour vous assurer qu'ils sont conformes à toute mise à jour de la législation du travail ou des politiques de l'entreprise.
Les processus d'approbation des heures
Pour éviter les erreurs, il est essentiel de s'assurer que tous les quarts de travail sont approuvés avec précision avant de procéder à la paie.
Meilleures pratiques :
- Approuver les quarts de travail quotidiennement : Approuvez régulièrement les quarts de travail pour s'assurer que toutes les heures travaillées sont correctement enregistrées. Le fait de procéder à cette opération quotidiennement ou au moins tous les deux jours permet d'éviter un arriéré avant le traitement de la paie.
- Temps pointé vs. temps planifié : Lors de l'approbation des quarts de travail, donnez toujours la priorité au temps pointé par rapport au temps planifié afin de vous assurer que les employés sont payés pour le temps réel travaillé, en particulier dans les États qui exigent un paiement à la minute.
- Traiter les pauses manquées avec des exceptions : Si une pause ou une période de repas est manquée, recherchez les drapeaux rouges soulignant les exceptions de pause dans le système. Ces drapeaux permettent d'identifier les cas où une pénalité ou un ajustement doit être effectué.
Conseil : si elle est activée, la fonction d'approbation par lots de TrackTik permet de rationaliser le processus d'approbation, en particulier lorsque vous gérez de nombreux quarts de travail.
Gestion des périodes de repas manquées et des infractions
Certains États, comme la Californie, exigent que les pauses repas manquées entraînent des pénalités ou des ajustements de salaire.
Meilleures pratiques :
- Surveillez les alertes de pause manquée : Utilisez les notifications avec drapeaux rouges sur la page d'approbation du temps pour déceler rapidement les pauses ou les périodes de repas manquées. Ces drapeaux offrent une visibilité importante sur les violations potentielles.
- Ajoutez des pénalités de repas là où c'est nécessaire : Créez un code de rémunération personnalisé (par exemple, « pénalité de la période de pause repas ») dans TrackTik pour l'appliquer aux employés qui manquent leurs pauses repas. Cela permet de s'assurer qu'ils sont compensés correctement sans intervention manuelle.
- Configuration du code de paiement : Veillez à ce que le code de paiement des pénalités pour repas soit ad hoc et payable afin de pouvoir l'appliquer facilement en cas d'infraction.
Conseil : Créez des règles de date en vigueur pour les pénalités salariales afin d'automatiser les modifications du taux de pénalité en cas de changement de la législation du travail ou d'ajustement de la politique de l'entreprise.
Paramètres d'arrondi et d'approbation automatique
TrackTik vous permet d'utiliser l'arrondi et l'approbation automatique pour des quarts de travail particuliers afin de réduire l'intervention manuelle et d'améliorer l'efficacité.
Meilleures pratiques :
- Fixez les règles d'arrondi avec prudence : Si l'arrondi est autorisé dans votre pays, définissez des règles d'arrondi afin de réduire les paiements excédentaires ou déficitaires. Vous pouvez arrondir en fonction des heures de pointage d'arrivée ou de départ, mais veillez à respecter les réglementations locales en matière d'arrondi.
- Approbation automatique sur la base du temps d'inscription : Configurez toujours l'approbation automatique pour utiliser l'heure de pontage d'arrivée plutôt que l'heure planifiée afin de garantir la conformité avec les règles de paiement à la minute. L'heure planifiée peut causer des paiements inexacts.
Conseil : Configurez l'approbation automatique pour les sites ou les postes où l'approbation manuelle peut s'avérer fastidieuse. Toutefois, les quarts de travail approuvés automatiquement doivent être contrôlés régulièrement pour détecter toute anomalie.
Prétraitement et finalisation de la paie
Avant d'exécuter la paie finale, utilisez la fonction de prétraitement du cycle de paie pour détecter les erreurs potentielles.
Meilleures pratiques :
- Prétraiter la paie deux fois par semaine : Pour éviter les erreurs de dernière minute, procédez au pré-traitement des salaires deux fois par cycle de paie. Cela vous permet de détecter rapidement les problèmes, tels que les quarts de travail non approuvés, les pauses manquées ou les erreurs dans les heures supplémentaires.
- Résoudre les erreurs de blocage : Toute erreur de blocage (par exemple, des quarts de travail non approuvés) doit être résolue avant que le cycle de paie ne puisse se poursuivre. Corrigez ces erreurs en retournant à la section d'approbation des heures et en approuvant manuellement les quarts de travail concernés.
Conseil : Traitez tous les avertissements du système pendant le prétraitement, même s'il ne s'agit pas d'erreurs bloquantes. Les avertissements peuvent indiquer des problèmes potentiels susceptibles d'affecter l'exactitude de la paie.
Gestion des taux de rémunération et des ajustements
TrackTik offre une grande flexibilité dans la gestion des taux de rémunération des employés, des postes ou des sites.
Meilleures pratiques :
- Utiliser les taux de rémunération des employés pour plus de cohérence : Définissez des taux de rémunération par défaut au niveau des employés pour vous assurer qu'ils sont payés de manière cohérente sur différents sites et pour différents postes.
- Remplacement pour des postes ou des sites particuliers : Pour les postes ou les sites ayant des structures de rémunération différentes (par exemple, agents armés ou non armés), configurez des taux de rémunération particuliers au site ou basés sur le poste afin d'appliquer automatiquement le taux correct.
- Dates en vigueur pour les augmentations de salaire : Utilisez les dates d'entrée en vigueur des changements de taux de rémunération pour automatiser les augmentations de salaire. Cela permet d'éviter les charges administratives lors de la mise en œuvre d'ajustements salariaux pour des promotions ou des changements de politique.
Conseil : Vérifiez toujours la hiérarchie des taux de rémunération (employé, poste ou site) afin de vous assurer qu'il n'y a pas de conflit lorsque les employés travaillent sur plusieurs sites ou quarts de travail.
En suivant ces bonnes pratiques, vous pouvez maximiser l'utilisation des fonctions de gestion des salaires et des pauses de TrackTik. Une révision et une mise à jour régulières de vos paramètres vous permettront de rester conforme et efficace dans vos opérations de paie.