Aperçu
Cet article couvrira les meilleures pratiques pour accéder, consulter, extraire des rapports et configurer les notifications de rapports. Les étapes incluent la configuration des paramètres système, des modèles et des permissions pour assurer un processus de rapports fluide.
Fonctionnalité de rapports
Consultation et examen des rapports individuels
L’onglet Rapports d'activités permet d’afficher les rapports nouveaux et en attente d’approbation, les rapports approuvés ainsi que les rapports dans tous les statuts. Cet article vous montrera comment accéder aux rapports d'activités dans votre portail TrackTik.
Meilleures pratiques pour la consultation et l'examen des rapports individuels
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N’approuvez pas automatiquement les rapports importants – Il est recommandé qu’un superviseur examine les rapports comme les rapports d’incident avant l’approbation. Seuls les rapports plus simples, comme les entrées au rapport d’activité quotidien, devraient être approuvés automatiquement.
- S'il manque des rapports, ils peuvent avoir été approuvés automatiquement. Vérifiez toujours les paramètres du modèle de rapport pour vérifier si l’approbation automatique est activée.
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Afficher le statut du rapport – Les rapports peuvent être filtrés par statut. Assurez-vous que le bon filtre est sélectionné lors de la consultation de cette page.
- Nouveaux rapports – Rapports qui ont été soumis mais pas encore approuvés.
- Rapports approuvés – Rapports qu’un superviseur a examinés et approuvés.
- Tous les statuts – Tous les rapports, peu importe leur statut, seront affichés.
Modification de rapports soumis
Cette fonctionnalité vous permet de modifier les rapports déjà soumis et disponibles sous l’onglet Rapports d'activités . Voici un article qui vous guide à travers le processus étape par étape.
Meilleures pratiques pour modifier les rapports soumis
- Cliquez sur Modifier – Les superviseurs peuvent modifier toutes les parties du rapport, y compris corriger le texte ou ajouter des détails supplémentaires.
- Téléchargez des photos – Les superviseurs peuvent ajouter des photos à un rapport si un agent de sécurité soumet un rapport sans elles.
- Enregistrer – Après avoir effectué les modifications, soumettez la version mise à jour.
Les rapports modifiés n’informent pas le client des changements à moins qu’une notification de rapport pour Rapport modifié soit configurée. Cependant, le système conserve une copie de toutes les versions.
Rapports sommaires
Le Rapport sommaire de quart de travail ou Rapport d’activité quotidien sont des rapports que TrackTik crée automatiquement. Ils compilent les activités que vos employés ou utilisateurs effectuent pendant leurs quarts. Un rapport sommaire de quart de travail montrera des informations sur les tâches qu’un employé a accomplies pendant son quart. En revanche, le rapport d’activité quotidien montre tout le travail effectué par tous les employés sur un site pendant 24 heures. Les PDF compilent tous les rapports remplis par les employés, les points de contrôle numérisés et les enregistrements en mode intervention.
Cet article vous guidera dans la consultation de vos rapports sommaires.
Rapports sommaires : Meilleures pratiques
Adaptez le contenu du rapport sommaire pour n’inclure que les informations pertinentes. Apprenez ici comment contrôler le contenu de vos rapports sommaires.
Extraire des rapports à l’aide de métriques de rapport
Les métriques de rapports vous permettent de créer des rapports personnalisés en combinant des champs provenant de modèles de rapports existants. Les indicateurs de rapport rendent vos analyses plus puissantes et plus pertinentes. Cet article vous guidera dans leur création.
Meilleures pratiques en matière de mesures de rapport
Vous pouvez enregistrer plusieurs métriques de rapports pour différents cas d’utilisation (p. ex., rapport mensuel sur les infractions de stationnement, rapport hebdomadaire d’incidents, inspections hebdomadaires des véhicules, etc.). Cela permet de gagner du temps, car il n’est pas nécessaire de configurer les champs à chaque fois.
Configuration et envoi des notifications de rapport
Notifications pour les rapports individuels
Les notifications de rapports individuels vous permettent d’envoyer automatiquement des courriels aux destinataires désignés lorsque des conditions ou déclencheurs sont remplis. Vous pouvez déclencher des notifications selon des critères tels que la catégorie d’incident, la gravité de l’incident ou le modèle de rapport. Apprenez ici comment configurer des notifications de rapports individuels.
Meilleures pratiques en matière de notification de rapport
- Utilisez une règle de notification en deux étapes pour les rapports envoyés aux clients.
- Une notification lorsqu’un rapport est créé (pour alerter les superviseurs).
- Une autre lorsque le rapport est approuvé (pour informer les clients).
- Si les rapports ou les notifications ne sont pas reçus, vérifiez s’il y a des adresses courriel bloquées ou supprimées. Vérifiez les dossiers de pourriels et mettez les courriels sur liste d'autorisation au besoin. Assurez-vous que votre équipe informatique interne vérifie les enregistrements SPF et ajoute des clés DKIM aux dossiers DNS pour faciliter la livraison des courriels. Configurez correctement les notifications pour vous assurer que des rapports comme la « Visite du site du centre-ville » soient envoyés à tous les clients.
Notifications de rapport sommaire
Les rapports sommaires compilent toutes les activités effectuées durant une journée ou un quart de travail. Les notifications de rapports sommaires envoient automatiquement ces rapports aux contacts du site. Les rapports sommaires sont un moyen d’envoyer automatiquement à un client un résumé de toutes les activités effectuées sur son site par jour ou quart de travail. Apprenez ici comment configurer les notifications de rapports sommaires.
Meilleures pratiques pour les rapports sommaires
- Configurez seulement le résumé quotidien du site ou le résumé de quart pour être envoyé à un client. Si vous configurez l’envoi des deux, le client recevra plus de courriels que nécessaire et des informations en double. Dans la plupart des cas, il est recommandé d’envoyer uniquement le résumé quotidien du site, car il contient toutes les informations dont le client aura besoin.
Foire aux questions
Les clients peuvent-ils voir si un rapport a été modifié?
- Les clients ne peuvent pas voir si un rapport a été modifié à moins que cela ne soit spécifié dans les paramètres de notification. Cependant, vous pouvez configurer des notifications pour vous avertir lorsqu’un rapport est modifié.
Les agents peuvent-ils modifier leurs rapports?
- Oui, mais cela doit être activé dans les paramètres des permissions. Selon la configuration, les agents de sécurité ne peuvent modifier que leurs rapports ou ceux soumis par tous les agents de sécurité de leur équipe.
Comment puis-je empêcher que des rapports spécifiques soient inclus dans les sommaires quotidiens?
- Allez dans les paramètres du modèle de rapport et sélectionnez l’option Exclure du sommaire de quart de travail. Cela empêchera que des rapports internes spécifiques, comme les rapports disciplinaires, soient inclus dans les sommaires quotidiens ou de quart.
Quelle est la différence entre un sommaire quotidien et un sommaire de quart?
- Un sommaire de quart comprend toutes les activités qu’un agent de sécurité spécifique effectue pendant son quart de travail.
- Un sommaire quotidien inclut toutes les activités effectuées par tous les agents travaillant plusieurs quarts sur un site ou une zone pendant 24 heures.
Conclusion
En suivant les étapes décrites dans ce guide, les clients peuvent obtenir efficacement des rapports et configurer des notifications. Assurez-vous que tous les paramètres pertinents, tels que les modèles de rapports, les permissions et les règles de notification, sont adéquatement configurés pour répondre aux besoins opérationnels. Pour des configurations plus avancées, contactez votre gestionnaire de réussite client.