Mise en place des rapports sommaires des quarts de travail, quotidiens et hebdomadaires

Les rapports sommaires compilent toutes les activités effectuées pendant un quart de travail, une journée ou une semaine. Les notifications de rapports sommaires envoient automatiquement ces rapports aux contacts du site. Les rapports sommaires sont un moyen d’envoyer automatiquement à un client un résumé de toutes les activités effectuées sur son site par jour ou quart de travail. 

Types de rapports sommaires

Sélectionnez le site pour configurer les notifications pour les rapports sommaires

Configuration de la règle de notification du rapport quotidien et de quart de travail

1. Cliquez sur l'onglet Notifications dans le profil du site.
2. Dans le menu, sélectionnez l'option Rapport quotidien et de quart de travail
3. Rapports sommaires des quarts de travail : Envoyez un rapport de quart pour chaque quart de travail des agents de sécurité. Ces rapports incluront toutes les activités effectuées par l’agent de sécurité pendant son quart de travail.
4. Rapports sommaires quotidiens pour les quarts de travail : Envoyez un rapport sommaire de toutes les activités de tous les quarts travaillés sur le site, y compris celles accomplies par tous les agents de sécurité.
5. Courriel du contact : Cliquez sur la case à cocher à côté du contact du site, qui recevra le rapport sommaire. Les informations listées sont extraites des contacts, employés et autres contacts du site dans le profil.

Cliquez sur le bouton « Enregistrer les paramètres » pour enregistrer les règles de notification.

Réviser le type de notification

1. Par quart de travail : Sélectionnez cette option pour envoyer le rapport de quart de travail complet. Utilisez le menu déroulant pour sélectionner le déclencheur de la notification. Le rapport est envoyé lorsque l'agent de sécurité pointe à la fin de son quart de travail. Le rapport ne sera pas envoyé avant d'avoir été approuvé.
2. By Site: Send a summary of all activities at the site over 24 hours. This report will include activities performed by all security guards at the site. Select when the system will send this report daily and the preferred Report Format (PDF Attachment or Embedded in the Email).

Vous pouvez envoyer un rapport de synthèse en tant que pièce jointe à un courrier ou intégrer l'information directement dans le corps du message. Lors de la configuration des notifications sommaires, choisissez l'option que ce site utilisera pour les rapports sommaires. Si vous ne définissez pas ce paramètre au niveau du site, le rapport sommaire généré adoptera le format des paramètres du portail.

Configuration de la règle de notification des rapports hebdomadaires

1. Cliquez sur l'onglet Notifications dans le profil du site.
2. Dans le menu, sélectionnez l'option Rapport hebdomadaire.
3. Jour d'envoi hebdomadaire : Sélectionnez le jour de la semaine quand le rapport doit être envoyé. Une fois configuré, il sera envoyé ce jour-là pour ce site.
4. Heure d'envoi hebdomadaire : Saisissez l'heure à laquelle vous souhaitez envoyer le rapport à votre client. Une fois saisi, le rapport sera envoyé le jour sélectionné dans l'option précédente.
5. Format du rapport : Sélectionnez le format souhaité pour le rapport lorsqu'il est envoyé (intégré dans le courriel ou en pièce jointe au format PDF).
6. Courriel de la personne-ressource : Cliquez sur la case à cocher à côté de la personne-ressource du site qui recevra le rapport sommaire. Les personnes-ressources répertoriées proviennent du profil du site, des employés et d'autres personnes liées au site.
7. Cliquez sur le bouton Enregistrer les paramètres pour enregistrer les règles de notification.