Cliquez sur la vignette Employés pour afficher, créer, archiver et modifier les employés.
Note : Les fonctions que vous pouvez exécuter dépendent de votre niveau d'autorisation.
Une liste d'employés s'affiche.
Pour créer un nouvel employé, cliquez sur le bouton Nouvel employé.
Remplissez les champs pour ajouter le nouvel employé.
Informations générales : Saisissez le nom de l'employé et d'autres informations démographiques. Saisissez et confirmez le mot de passe de l'employé. Sélectionnez un nom d'utilisateur ou une adresse électronique.
Remarque : l'adresse électronique et l'identifiant de l'employé doivent être uniques. Si vous ne saisissez pas de numéro d'employé, le système en attribue un.
Adresse : Saisissez l'adresse de l'employé. Cette étape est facultative, mais elle est utile si vous utilisez le module de planification ultérieurement.
Numéro de téléphone : Saisissez le numéro de téléphone de l'employé. Pour activer les notifications par texto, sélectionnez L'utilisateur accepte de recevoir des notifications de compte par texto.
ID de la pièce d'identité échue par le gouvernement : saisissez toute pièce d'identité gouvernementale pertinente. Ce champ peut être utilisé pour garantir la conformité au RGPD.
Veuillez noter que TrackTik n'est pas en mesure de modifier le mot de passe d'un employé. Un administrateur interne de l'entreprise doit s'occuper de tous les changements de mot de passe des employés.
Rôles et autorisations : Sélectionnez un rôle pour l'employé.
Il est essentiel d'attribuer un rôle et un seul à un employé. Le fait de ne pas attribuer de rôle bloque l'accès de l'utilisateur aux fonctionnalités de TrackTik. Le fait de donner plus d'un rôle peut entraîner des conflits.
Remarque : le seul moment où un utilisateur ne doit pas avoir de rôle est lors de sa création initiale. Une fois qu'un rôle est attribué à un utilisateur, le système ne lui permet pas de revenir à un statut sans rôle attribué.
Si un utilisateur ne peut pas ajouter d'employés leur rôle n'as probablement pas les permissions requises.
Pour donner l'accès :
- Allez dans les paramètres > Rôles et Autorisations
- Ouvrir le rôle qui est assigné à l'utilisateur (Par exemple Superviseur).
- Sous le dossier Employé, vous voulez cocher "Créer un nouvel employé". Vous pouvez possiblement vouloir cocher "Modifier l'employé".
- Sauvegarder le rôle.
- Demandez à l'utilisateur de se déconnecter/reconnecter pour que la permission soit appliqué.
Alternative : Il est possible de simplement donner un rôle qui a déjà ces permissions à cet employé.
Note : Si Paycor est activé, l'option d'ajouter un employé est intentionnellement caché. Dans ce cas, vous devez créer vos employés à partir de Paycor et celui-ci se synchronisera avec TrackTik, sinon vous pouvez désactiver l'integration Paycor pour ajouter directement des employés dans TrackTik. Vous pouvez également contacter l'équipe de support si vous avez besoin d'ajouter quelqu'un qui ne fait pas parti de Paycor.
Autres champs : Champs supplémentaires pour les étiquettes, les dates d'embauche et de fin d'emploi, et la date d'anniversaire. Vous pouvez également ajouter une photo de l'employé ici.
Cliquez sur « Enregistrer l'employé » pour terminer la création de l'employé.
Svp notez que TrackTik n'envoi pas automatiquement un message d'accueil/access quand un nouveau profil est créé. Aucun email/SMS est déclencher par la création d'un profil. Un Administrateur ou un Manager devras donc informer l'employé que son compte est prêt à être utilisé et ainsi lui faire parvenir son identifiant/mot de passe.
Accédez à l'onglet Compétences et attributs pour définir les compétences de cet employé. Cette opération est nécessaire si vous avez défini des conditions strictes ou conditionnelles pour les postes ou si vous utilisez le module de planification.
Donner l'accès et Activer un profil : Après avoir créer le profil de votre employé, en tant qu'Administrateur du Portail ou utilisateur avec les permissions de gérer les rôles/permissions, faite sûr que l'utilisateur peut se connecter et vois les bons modules en lui assignant le bon rôle ainsi qu'accès aux bons sites.
- Ouvrir le profil de l'employé: À partir de la liste des Employés, choissisez la personne que vous venez de créer.
- Assignez le rôle/permissions: Dans leur profil, allez dans Modifier, ensuite Roles et Autorisations puis choisir le rôle que l'employé à besoin. Le Rôle détermine quel fonctionnalités/donnés l'employé à accès.
- Sauvegarder les changements: Cliquez sur Enregistrer L'employé pour appliquer les permissions.
- Partager les identifiants de connexion: Faite parvenir le bon URL du portail (ainsi que le code de la compagnie si applicable). Rappeler l'utilisateur que c'est important de faire sûr que de vérifier les majuscule/minuscule.
Accès pour réssoudre le problème: Si vous ne pouvez pas voir ou éditer les rôles, c'est potentiellement parce que votre profile manque les permissions néccessaire pour gérer les utilisateurs. Vous devez donc contacter un administrateur du portail. Si l'utilisateur ne peut se connecter après avoir eu un rôle assigné, veuillez confirmer que son profil est actif. Si l'utilisateur vois plus de modules qu'il ne le devrait, veuillez vérifier si celui-ci à le bon rôle.
Bonne pratiques de sécurité:
- Donner l'accès minimum pour le travail qu'il doit être fait ainsi que de donner un seul rôle pour éviter les conflits.
- Forcer la Réinitalisation de mot de passe à la première connexion.
- Examinez périodiquement les accès et supprimez les autorisations qui ne sont plus nécessaires.
Déconnectez-vous du portail TrackTik et connectez-vous en tant qu'employé nouvellement créé pour vérifier que l'utilisateur et le mot de passe ont été créés avec succès.