Flux de travail de la répartition : Actions d'entrée/sortie

Les types d'actions disponibles sont les suivants

• Action de courrier électronique : Des variables peuvent être utilisées pour configurer les informations contenues dans l'action par courriel. La transition des données peut être utilisée comme une variable à inclure dans l'action de lu courriel, mais lorsqu'elle est sélectionnée, cette action doit être configurée à la sortie.
  • Envoyer à l'adresse électronique du client : contact principal de ce site
  • Envoi à l'adresse courriel principale du client : Contact principal du multi-site.
  • Envoyer une copie au journaliste/dispatcheur : Cette option permet d'envoyer un courrier électronique à l'utilisateur qui a créé la dépêche à partir du portail et/ou à l'utilisateur qui a demandé le service du portail client.
  • Distribution : Autres courriels : Ajoutez toute autre adresse courriel à laquelle vous souhaitez envoyer de l'information. 
  • Contenu du courriel : Créez le contenu du courriel à l'aide de balises dynamiques.

Note : Les contacts recevront toujours le courriel, peu importe le site pour lequel la répartition a été créée.

• Fermeture du travail : Ferme le travail
• Attribué automatiquement à l'utilisateur actuel si ce ne l'est pas déjà : Si le billet a été envoyé au poste ou à la zone, il sera automatiquement attribué à cet utilisateur une fois que quelqu'un l'aura accepté.
• Ajouter un commentaire automatique : Un commentaire s'affiche pour l'utilisateur mobile.
• Retirer l'affectation de l'utilisateur: Retire automatiquement l'utilisateur du travail.
• Retirer l'affectation du travail ou de l'utilisateur : Retire le poste et l'utilisateur du travail.
• Signer l'utilisateur sur le site : L'utilisateur s'inscrit automatiquement sur le site.
• Déconnexion de l'utilisateur du site : Déconnecte automatiquement l'utilisateur du site.
• Smart Assign : Cette option facilite l'affectation des utilisateurs à des travaux proches du lieu de répartition.

Stratégie 1 : Affectation à l'utilisateur le plus proche ayant pointé dans un rayon de 80 km autour du lieu du service.

Option : Attribuer uniquement aux utilisateurs enregistrés de la même région.

Ce comportement par défaut attribue la répartition à l'utilisateur le plus proche dans la même région, dans un rayon de 80 km autour de l'emplacement du service.

Ignorer cette stratégie : En cochant cette case, vous pouvez désactiver toutes les options associées à cette stratégie. Lorsque cette case est cochée, les éléments suivants sont désactivés :

• Affecter l'utilisateur le plus proche dans un rayon de 80 km autour du lieu du service.
• N'assigner que des utilisateurs la même région.
• Assignation à des utilisateurs qui ont pointé le début de leur quart de travail dans n'importe quelle région (les utilisateurs de la même région sont prioritaires).
• Assignation à des utilisateurs qui ont pointé le début de leur quart de travail dans n'importe quelle région (les utilisateurs les plus proches ont la priorité).
• Exclure les utilisateurs auxquels des feuilles de route ont été attribuées
• Exclure les utilisateurs ayant une répartition assignée

Option : Affecter des utilisateurs de n'importe quelle région (les utilisateurs les plus proches dans la même région sont prioritaires).

Exemple :

• Montréal compte trois régions : Montréal-Ouest, Montréal-Est et Québec.
• Envoi à un point de service à Montréal Ouest. Cette localité est limitrophe de la région de Montréal-Est.
• L'utilisateur de la région de Montréal-Ouest est à 49 miles. L'utilisateur de la région de Montréal-Est est à 10 miles.
• Cette option attribuera la répartition à l'utilisateur de Montréal-Ouest, car elle est prioritaire.

• Si aucun utilisateur ne se trouve dans un rayon de 80 km de l'emplacement du service de répartition de Montréal-Ouest, on passera à la Stratégie 2 : Aviser tous les utilisateurs de la zone, à moins que l'option trois ne soit choisie. Si cette option est sélectionnée, elle ne sera appliquée que si des utilisateurs n'ont pas encore été attribués.

Exemple :

• Montréal compte trois régions. Montréal-Ouest, Montréal-Est et Québec
• Envoi à un point de service à Montréal Ouest. Cette localité est limitrophe de la région de Montréal-Est.
• L'utilisateur de la région de Montréal-Ouest est à 49 miles. L'utilisateur de la région de Montréal-Est est à 10 miles.
• Cette tâche sera confiée à l'utilisateur de la région de Montréal-Est.

Options supplémentaires :

1. Exclure les utilisateurs auxquels des tâches de répartition ont été attribuées : Les utilisateurs auxquels des tâches de répartition ont été attribuées seront exclus.
2. Exclure les utilisateurs dans les événements de la feuille de route avec le statut sur le site. Les utilisateurs qui travaillent sur des feuilles de route et qui sont sur le site sont exclus.

Stratégie 2 : Informer tous les utilisateurs de la zone

Si la stratégie 1 n'a pas d'utilisateurs qui remplissent la condition, le système notifie par défaut tous les utilisateurs de la zone qui contient l'emplacement du service, selon la barrière virtuelle de cette zone.

Si cette option est sélectionnée, cette stratégie ne sera appliquée que si des utilisateurs doivent encore être notifiés, et elle notifiera tous les utilisateurs de la zone de la région où se trouve le service.

Si aucun utilisateur n'est connecté à la zone, alors :

Elle ne sera appliquée que si les utilisateurs n'ont pas encore été notifiés.

Les utilisateurs de la zone des sous-régions de l'emplacement du service de la région principale seront informés.

Si l'emplacement du service se trouve en dehors d'une zone de géorepérage, par défaut, tous les utilisateurs des zones de la région seront informés.

Stratégie 3 : Notification d'urgence si une tâche de répartition n'a pas été assignée

Cette stratégie déclenche une notification par courrier électronique aux destinataires des rapports d'urgence/importants lorsqu'aucun utilisateur n'a été affecté à la répartition.

Après avoir rempli tous les champs, cliquez sur le bouton « Enregistrer ».