Création et gestion des rôles et des autorisations

 

Before adding employees, consider the duties of your security guards and managers. TrackTik's Permissions allow you to create custom access levels for users. You can modify permissions at any time.

TrackTik offre une variété de paramètres d’autorisations pouvant être adaptés pour répondre à des besoins particuliers. Des permissions telles que « Gérer les paramètres de gestion du temps des employés » permettent d’assigner des employés à des sites, tandis que « Afficher l’entrée au registre client » affecte l’accès aux entrées du registre. Cependant, sachez que certaines permissions, comme celles nécessaires pour accéder à certains modèles de données, ne peuvent être attribuées que via des API. Il est important de s’assurer que les permissions correspondent aux besoins d’accès afin d’éviter des problèmes comme les erreurs « Accès refusé ». Les administrateurs système sont responsables d’attribuer ces permissions aux rôles appropriés.

Sélectionnez Rôles et sécurité puis l'onglet « Roles/autorisations » pour créer, modifier ou supprimer des rôles dans la vignette Paramètres.

Key distinctions:

• Superuser tag: Required to see specific roles/permissions in the portal and to edit default roles.
• Administrator role: Provides broad access but does not automatically include superuser capabilities.
• Editing default roles (Guard, Manager, Client): Requires superuser.
• Granting permissions: Only a system administrator with sufficient rights (often superuser) can enable/disable permissions and update roles. If you cannot see or edit permissions, request superuser review from your system admin.
• Report template creation: Template creation is controlled at the region level. Users who need to create or edit custom report templates at a site must also have report creation permissions at the region level. Users without region-level creation permissions will not be able to create templates at the site.

 

Consultez le tableau ci-dessous pour en savoir plus sur les types de rôles disponibles.

FAQs and Best Practices regarding Roles and Permissions:

When configuring integrations, apply least-privilege practices:

• Provide only the required data objects (for example, Skills, Skill Categories, Employees, Employee Skills, Employment Profiles, Payroll Adhocs) and avoid exposing sensitive fields such as pay rates unless absolutely necessary.
• Create a dedicated integration role/user with only the permissions needed; do not reuse full Admin accounts.
• If limited UI access is required, mirror the integration role in the UI so the human counterpart sees only what is necessary.
• Review and audit the integration’s access on a regular basis to ensure sensitive data (for example, client rates) remains restricted.

You cannot remove a role from an employee on the employee edit page because of a save-time validation check. Manage role assignments via the Roles & Permissions screens.

• To revoke a role: open Settings → Roles & Security → Roles/Permissions, select the role, then remove the employee from the role’s assignments or deactivate the role for that user.
• Termination best practice: assign a dedicated “Terminated” role or revoke all non‑essential roles for the user to immediately limit access.
• Bulk updates: to update roles by job code or process multiple terminations, use the employee import sheet or the bulk API to update role assignments.

Access to many features within TrackTik is controlled by the Roles & Permissions settings. Security guards typically have a "Guard" role, which may restrict their access. To enable them access certain functionalities, like for example the ability to view Account Notes, please follow these steps:

1. Review and Adjust Roles:
   • Navigate to Settings > Roles & Security > Roles/Permissions.
   • Select the relevant staff role (e.g., Guard) and check the permissions.
2. Modify Permissions:
   • Look for permissions related to viewing site information or journal entries, such as “View Customer Journal Entry.”
   • If this permission isn’t enabled, add it and save your changes.
3. Assign Updated Role:
   • Ensure that all affected employees are assigned this updated role.
   • Confirm they are correctly assigned to their respective sites/zones.

Assigning multiple roles to a single employee

You can assign more than one role permission to a single employee. However, doing so can create access conflicts or grant broader permissions than intended. Use multi-role assignments sparingly and prefer creating a single custom role that includes all needed permissions.

Recommended approach (create a custom role):

• Identify the exact tasks and permissions the employee needs. List them clearly.
• In your admin portal, navigate to Roles & Security (Roles/Permissions or Access Control).
• Create a new role, give it a descriptive name, and select only the permissions required for the employee’s duties.
• Save the role and assign it to the employee from their user profile.
• Test the employee’s access (for example, by having them sign in and attempt the tasks or using an admin "impersonate" mode if available) and refine the role if needed.

If you must assign multiple roles:

• Go to the employee’s profile in the admin portal and find the Roles or Access section.
• Add the required roles one by one and save.
• Understand that overlapping permissions across roles are often additive. This can result in more access than expected.
• Avoid mixing roles that contain conflicting restrictions or workflows.
• Document which roles were added and why, including start and end dates if access is temporary.
• Maintenez une matrice de rôles simple pour suivre les chevauchements et comprendre comment votre environnement résout les conflits de permissions.

Best practices to prevent conflicts:

• Follow the principle of least privilege: only grant what’s necessary for current responsibilities.
• Keep roles simple and non-overlapping. If two roles routinely need to be combined, consider merging them into one custom role.
• Review access regularly (for example, after role or assignment changes, or once per quarter). Remove roles that are no longer needed.
• If an employee reports access issues, remove one role at a time to isolate the problem. Consolidate permissions into a single custom role once you know what’s required.

When to use multiple roles:

• Short-term projects or temporary coverage where a second role is needed for a limited time.
• Cross-site or cross-department duties where a custom role isn’t ready yet.

If you have the Administrator role but cannot see the Permissions section under Roles & Permissions, Superuser access is required to view that section.

• What to do:
• Request Superuser access from an existing Superuser or your primary account administrator.
• After Superuser is enabled, sign out and sign back in.
• Return to Roles & Permissions; you should now be able to view and manage permissions.

Note:

• Administrative capabilities vary by role. Superuser is the elevated level needed for viewing and editing the permissions matrix.

If you cannot find the necessary permission or if enabling it does not resolve the issue, please escalate this matter by contacting your TrackTik client success representative or technical support for further assistance.

If users encounter a 403 ERROR when accessing certain modules, the role may be blocked from using the API those modules require. Features such as Data Lab, the new conditional report UI, and Dispatch rely on API access.

There is a way to resolve the issue without elevating users to Administrator:

• Identify the role with issues (for example, District Manager).
• Edit the role under Roles & Security > "Roles/Permissions":
• Click the role you want to adjust, and head to IP Block Scenario
• Enable API access for the role if a specific permission or toggle exists. (Swap it from Block to Grant)

• Grant module-level permissions for the affected features (Data Lab, conditional report UI, Dispatch) as needed.
• Save changes and have users sign out and sign back in.

Security tips:

• Grant only the minimum API and module permissions required.
• Test with one user before applying changes broadly.

If your configuration does not display an explicit “API Access” setting, ensure the modules themselves are enabled and that the role has all dependent permissions those modules require.

Si un utilisateur ne peut pas consulter les cartes ou les données de localisation

 Leur rôle manque probablement des autorisations de cartographie requises. Utilisez les étapes ci-dessous pour résoudre le problème :

1. Identifiez le rôle :
   • Allez dans Paramètres > Utilisateurs, sélectionnez l’utilisateur et confirmez le(s) rôle(s) assigné(s).
2. Accorder les permissions de carte :
   • Naviguez dans Paramètres > Rôles et Sécurité > Rôles/Permissions.
   • Ouvrez le rôle et activez les permissions pertinentes, comme « Voir les cartes/géolocalisation » ou un accès cartographique équivalent.
3. Sauvegarder et retester :
   • Demandez à l’utilisateur de se déconnecter, de se reconnecter et de recharger la page Cartes.

Vérifications supplémentaires :

• Assurez-vous que l’utilisateur a accès aux sites qu’il essaie de visiter.
• Vérifiez que le module Cartes est activé pour votre compte.

Permettre aux utilisateurs de modifier les paramètres de restriction des applications mobiles

Pour permettre à un utilisateur de modifier les paramètres de restriction de l’application mobile, soyez conscient de la limitation actuelle et accordez la permission requise.

• Limitation actuelle : La possibilité de modifier les restrictions de l’application mobile est contrôlée par la permission du client « Créer/Modifier un client ».

1. Accordez la permission :
   • Va dans Paramètres > Rôles et Sécurité > Rôles/Permissions.
   • Sélectionnez le rôle de l’utilisateur.
   • Activez le > du client pour créer/modifier un client.
   • Sauvegardez et faites en sorte que l’utilisateur se déconnecte puis se reconnecte.

Considérations :

• L’octroi de cette permission offre un accès plus large au-delà des restrictions liées aux applications mobiles. Appliquez le principe du moindre privilège et attribuez-le uniquement aux utilisateurs administratifs de confiance.
• Si vous ne pouvez pas élargir l’accès, faites en sorte qu’un administrateur existant effectue les modifications requises au nom du demandeur.

Dépannage : Gestion des visiteurs non visible dans le portail du personnel

• Symptôme : Les utilisateurs du portail du personnel ne peuvent pas voir la gestion des visiteurs sur un tableau de bord du site, même si leurs permissions sont activées.
• Vérification obligatoire du permis : Assurez-vous que le site dispose d’une licence active sur place. Sans licence active sur place, la gestion des visiteurs n’apparaîtra pas auprès du personnel des utilisateurs.

Comment vérifier :

1. Ouvrez le profil du site dans le portail administratif.
2. Consultez la section Licences/Abonnements et confirmez que la licence sur site est active pour le site.
3. Si c’est inactif, activez/attribuez la licence sur site au site.
4. Confirmez que l’utilisateur est assigné au site et que son rôle dans le portail du personnel inclut les permissions pertinentes de gestion des visiteurs.
5. Faites en sorte que l’utilisateur se déconnecte puis se reconnecte, puis rafraîchissez le tableau de bord.

Si vous ne pouvez pas approuver les billets de Mobile Dispatch, vérifiez que le poste a la permission requise :

• Permission requise : Ajouter/Voir des notes de facturation
• Pourquoi c’est important : L’approbation des tickets de Mobile Dispatch nécessite cette permission; s’il est désactivé, l’action d’approbation sera bloquée.

Comment permettre :

1. Va dans Paramètres > rôles et sécurité > rôles/permissions dans le portail administratif.
2. Ouvrez le rôle assigné à l’utilisateur qui doit approuver les dispatches.
3. Dans la recherche de permissions, tapez « notes de facturation » et activez Ajouter/Afficher les notes de facturation.
4. Garde le rôle.
5. Faites en sorte que l’utilisateur se déconnecte et se reconnecte, puis réessaye.

Permissions Mobile Dispatch : limitation en vue seule

Limitation actuelle : Il n’y a pas de permission détaillée pour restreindre les utilisateurs à l’accès uniquement visible pour les zones suivantes dans Mobile Dispatch :

• Modèles d’horaires
• Affectations de modèles
• Paramètres des prix de la patrouille

Ce que cela signifie :

• Vous ne pouvez pas accorder de « vue seulement » pour ces modules spécifiques tout en permettant à d’autres de modifier.

Astuces de contournement :

• Limitez qui est assigné aux rôles incluant l’accès à la configuration Mobile Dispatch.
• Créez des rôles séparés pour les planificateurs/répartiteurs qui doivent modifier, et des rôles plus restreints pour les utilisateurs qui ne devraient pas accéder à ces zones du tout.
• Établir des procédures opérationnelles opérationnelles opérationnelles internes pour le contrôle des changements et l’audit.

Résolution des tables manquantes dans Data Lab

Si vous pouvez ouvrir Data Lab mais que des tables spécifiques ne sont pas disponibles lors de la création de tableaux de bord ou de requêtes, le problème est généralement lié aux permissions au niveau des ensembles de données/tables de Data Lab. Ces permissions sont distinctes de l’accès standard aux modules web.

Pourquoi cela arrive-t-il :

• Les permissions de rôle pour l’interface web n’accordent pas automatiquement l’accès aux tables du Data Lab.
• Data Lab utilise ses propres listes de contrôle d’accès (ACL) pour les ensembles de données/tables et peut aussi respecter la portée du site, de la région ou du client.
• Certains ensembles de données sont restreints ou sensibles et nécessitent une approbation explicite.

Étapes à résoudre :

1. Vérifiez l’accès au module Data Lab. Assurez-vous que le rôle de l’utilisateur inclut l’accès au laboratoire de données/analytique.
2. Accordez les permissions de table/jeu de données. Dans les permissions admin/paramètres > Data Lab (ou analytique), assignez les ensembles de données/tables requis au rôle de l’utilisateur ou directement à l’utilisateur. Confirmez que le site, la région ou la portée du client du poste correspond aux données que vous attendez à voir.
3. Rafraîchir le schéma et réauthentifier. Dans Data Lab, actualisez le catalogue/schéma de données après les modifications. Faites en sorte que l’utilisateur se déconnecte puis se reconnecte.
4. Validez avec une simple requête. Essayez un SELECT/aperçu sur la table spécifique pour confirmer l’accès.
5. Gérer des ensembles de données restreints. Si un ensemble de données est signalé comme restreint, soumettez une demande d’accès et incluez votre cas d’utilisation et votre public cible.