Grâce aux capacités de création de rapports de TrackTik, vous pouvez créer des formulaires de rapport personnalisés pour vos clients. Affecter des formulaires de rapport à des sites clients spécifiques et configurer les champs de ce formulaire. Accédez à la liste des formulaires de rapport en cliquant sur le menu Modèle de rapport de la vignette Paramètres.
Parmi les exemples de modèles de rapports personnalisés, citons les registres d'activité, les rapports d'incident et les formulaires de demande de congés. Vous trouverez ici une liste de modèles de rapports prédéfinis.
Création/modification du modèle de rapport
- Sélectionnez la vignette Paramètres dans le menu principal de TrackTik, à gauche de la fenêtre principale de l'application.
- Dans le menu Paramètres, sélectionnez l'option Modèles de rapport.
- Sous Formulaires de rapport personnalisé, sélectionnez « Nouveau rapport personnalisé ».
- La fenêtre Nouveau formulaire de rapport personnalisé s'affiche.
- Ajoutez des informations pour le rapport et créez des règles pour savoir où et quand le formulaire de rapport sera accessible.
Remarque : Vous pouvez consulter ces informations et modifier les formulaires à tout moment en cliquant sur le bouton Modifier situé à côté du nom du rapport dans la fenêtre principale Paramètres de la patrouille.
- Une fois les champs remplis, cliquez sur « Enregistrer » pour enregistrer le formulaire de rapport.
Paramètres du rapport de patrouille à compléter :
Options
Disponible pour toutes les régions
- Disponible uniquement pour les portails multirégionaux à partir du siège social ou au niveau de l'affichage de toutes les régions.
- Cette option permet aux administrateurs de standardiser les modèles de rapport dans plusieurs régions. Les administrateurs sont les propriétaires des modèles, de sorte qu'un administrateur ne peut les modifier que s'il a accès au siège social.
Régions à exclure : Rendre le modèle de rapport disponible pour certaines régions de votre portail multirégional.
Nom
- Donnez un nom au formulaire de rapport.
- Ce nom apparaît dans l'application mobile lorsque les agents sélectionnent un formulaire de rapport.
Informations/Instructions (facultatif)
- Vous pouvez ajouter des informations supplémentaires ou des instructions sur le moment d'utiliser le formulaire de rapport.
- Les agents peuvent consulter ces informations sous le nom du rapport sur l'appareil mobile.
- Typiquement, utilisé pour décrire quand utiliser le formulaire de rapport.
Catégorie
- Les catégories de rapports permettent d'organiser les formulaires de rapport.
- Il s'agit d'un champ facultatif qui organise uniquement les formulaires de rapport dans le tableau de bord.
- Elles n'affectent aucune fonctionnalité de l'application mobile.
Statut
- Archiver les formulaires de rapports qui ne sont plus valables ou requis. Le formulaire de rapport actif est disponible.
Attribuer à
- Attribuez le formulaire de rapport à un site spécifique, mettez-le à la disposition de tous les sites ou sélectionnez Sur demande.
Remarque : « Sur demande » supprimera le rapport de la liste des rapports disponibles sur l'appareil mobile. Vous pouvez assigner les rapports « Sur demande » aux zones avec l'option des rapports pour les zones.
Langue par défaut
- Sélectionnez la langue du formulaire de rapport.
Prise en charge de plusieurs langues
- Cela permet à l'utilisateur de traduire le modèle de rapport dans au moins une autre langue. Il est ainsi plus facile pour les utilisateurs parlant d'autres langues de remplir les rapports sur leurs appareils mobiles. Le rapport s'ouvre dans la langue par défaut du téléphone. Si aucune traduction n'est disponible, il s'ouvrira dans la langue par défaut du modèle de rapport.
Approuver automatiquement
- Les rapports doivent être approuvés avant d'être disponibles sur le portail client.
- Si un formulaire de rapport est configuré pour être approuvé automatiquement, il est immédiatement disponible pour les clients.
- Il s'agit souvent de rapports de maintenance ou d'entrées dans le registre d'activité.
Réservé aux administrateurs
- Grâce à cette option, le rapport n'est visible que par les utilisateurs du portail administratif.L'utilisateur verra toujours le modèle de rapport sur l'application mobile pour créer un nouveau rapport. Il est possible de changer la disponibilité dur rapport pour « À la demande » pour le retirer de la liste des modèles disponibles sur l'appareil mobile.
Liste des alertes
- Identifier ce rapport comme un rapport important.
- Les rapports importants déclenchent automatiquement la notification Alertes/Rapports importants lorsqu'ils sont soumis.
Exclure du rapport de quart de travail
- Définir les formulaires de rapport à exclure du rapport de quart de travail.
Veuillez consulter la rubrique Création et modification des champs du modèle de rapport pour configurer les champs du modèle de rapport.
Exporter et copier le modèle de rapport
Toutes les données de configuration seront conservées lors de l'exportation et de la copie des modèles de rapport. Ces données comprendront les éléments suivants :
- Disponible pour toutes les régions et les régions exclues
- Catégorie
- Attribuer à
- Le type de rapport (tâche de répartition, régulier)
- Réservé aux administrateurs
- Étiquette facultative
- Option de champ obligatoire dans « Configuration des champs ».
- La « section » n'est pas supprimée des champs dans la configuration des champs.
L'ordre initial des champs reste également inchangé.
Copier le modèle de rapport
Pour copier le modèle de rapport :
- Cliquez sur le bouton « Modifier ».
- Cliquez sur « Copier le rapport ».
- Saisissez un nom pour le nouveau modèle de rapport.
- Cliquez sur « Enregistrer ».
Exporter le modèle de rapport
Pour exporter le modèle de rapport :
- Cliquez sur le bouton « Modifier ».
- Cliquez sur « Exporter le modèle ».
- Copiez la chaîne.
- Cliquez sur le bouton « Importer le lot de modèles » et collez la chaîne. Cliquez sur le bouton Enregistrer.