Création/modification du modèle de rapport

Some examples of custom report templates include activity logs, incident reports, and time-off request forms. You can find a list of pre-defined report templates here.

Création/modification du modèle de rapport

If you need to modify a specific report template, the recommended approach is to archive the current template and create a new template with the necessary changes. This ensures that your modifications are implemented without affecting existing reports.

1. Sélectionnez la vignette Paramètres dans le menu principal de TrackTik, à gauche de la fenêtre principale de l'application.
2. Dans le menu Paramètres, sélectionnez l'option Modèles de rapport.
3. Under Custom Report Forms, select "New Custom Report."
    

 

4. This will load the New Custom Report Form window.
    

5. Ajoutez des informations pour le rapport et créez des règles pour savoir où et quand le formulaire de rapport sera accessible. 

Note: You can review this information and edit forms at any time by selecting the Edit button next to the report's name in the main Patrol Settings window.

6. Une fois les champs remplis, cliquez sur « Enregistrer » pour enregistrer le formulaire de rapport.

• Navigate to Runsheets in the BackOffice.
• Select the relevant runsheet(s) you wish to edit.
• Click the file icon to edit the runsheet settings.
• Scroll down to the report template section and assign the desired template as the default report template for those specific runsheets.

Options

Disponible pour toutes les régions

• Disponible uniquement pour les portails multirégionaux à partir du siège social ou au niveau de l'affichage de toutes les régions. 
• Cette option permet aux administrateurs de standardiser les modèles de rapport dans plusieurs régions. Les administrateurs sont les propriétaires des modèles, de sorte qu'un administrateur ne peut les modifier que s'il a accès au siège social.

Régions à exclure : Rendre le modèle de rapport disponible pour certaines régions de votre portail multirégional.

Nom

• Donnez un nom au formulaire de rapport. 
• This name appears in the mobile application when security guards select a report form.

Informations/Instructions (facultatif)

• Vous pouvez ajouter des informations supplémentaires ou des instructions sur le moment d'utiliser le formulaire de rapport. 
• Les agents peuvent consulter ces informations sous le nom du rapport sur l'appareil mobile. 
• Typiquement, utilisé pour décrire quand utiliser le formulaire de rapport.

Catégorie

• Les catégories de rapports permettent d'organiser les formulaires de rapport. 
• Il s'agit d'un champ facultatif qui organise uniquement les formulaires de rapport dans le tableau de bord. 
• Elles n'affectent aucune fonctionnalité de l'application mobile.

Statut

Archiver les formulaires de rapports qui ne sont plus valables ou requis. Le formulaire de rapport actif est disponible.

When archiving a parent report template, you may see two options: Archive and Relink. Here is what each option does and when to use it:

• Archive: Archives the parent template and all of its child templates. Choose this when you want to fully retire the parent template and anything that inherits from it. After archiving, neither the parent nor child templates will be available for reporting.
• Relink: Archives only the parent template and relinks the child templates to a different, active parent template. Choose this if you want to retire the parent template but keep the child templates in use. You will be prompted to select the destination parent template.

Permissions and device limitations

• Archiving and relinking must be done in the web portal by an admin or a user with the necessary template-management permissions.

• These actions cannot be performed from the mobile app.

  Note : Les utilisateurs assignés à une région spécifique peuvent modifier des modèles dans leur champ d’autorisation pour cette région.

Best practice

• Before archiving a parent template with child templates, decide whether those child templates should continue to be used. If so, use Relink and select the correct new parent template to preserve reporting continuity.

Templates appearing achived in a report 

If templates appear "archived" in a report, they may be active templates belonging to archived regions. By default, Data Lab returns active templates regardless of the region’s status.

How to filter out templates from archived regions

• Add a status filter so only templates linked to active accounts/regions are returned.
• In the query builder or SQL editor, restrict by account/region status. Example filters:
• Account/Site status: AccountStatus = 'ACTIVE'
• Region status or archived flag: RegionStatus = 'ACTIVE' or RegionIsArchived = false
• If your report uses UI filters (context filters), add Account Status = Active and/or Region Archived = No.

Step-by-step (query builder)

• Edit the report in Data Lab.
• Locate the filter or criteria section and add a new condition.
• Field: Account Status (or Region Status)
• Operator: equals
• Value: Active
• Save and rerun the report.

Verification

• Cross-check the list of templates against the Accounts/Regions module and confirm those shown belong only to active accounts/regions.
• If counts still look off, add both Account and Region status filters to ensure neither archived accounts nor closed regions appear.

Common pitfalls

• Filtering by template archive status alone will not exclude templates linked to archived regions.
• If you use multiple joins (Templates -> Regions -> Accounts), ensure the filter applies to the correct entity (for example, Account or Region status).

Attribuer à

• Attribuez le formulaire de rapport à un site spécifique, mettez-le à la disposition de tous les sites ou sélectionnez Sur demande.

Note: "On Demand" will remove the report from the list of reports available on the mobile device. You can assign "On Demand" reports to Zones with the Zone Reporting option. Use the On-Demand option and create a Zone to assign specific reports to certain sites.

Through Zone Report Settings, you can ensure these reports are available only to selected sites within that zone.
 

Langue par défaut

• Sélectionnez la langue du formulaire de rapport.

Prise en charge de plusieurs langues

• Cela permet à l'utilisateur de traduire le modèle de rapport dans au moins une autre langue. Il est ainsi plus facile pour les utilisateurs parlant d'autres langues de remplir les rapports sur leurs appareils mobiles. Le rapport s'ouvre dans la langue par défaut du téléphone. Si aucune traduction n'est disponible, il s'ouvrira dans la langue par défaut du modèle de rapport.

Approuver automatiquement

• Les rapports doivent être approuvés avant d'être disponibles sur le portail client. 
• Si un formulaire de rapport est configuré pour être approuvé automatiquement, il est immédiatement disponible pour les clients. 
• Il s'agit souvent de rapports de maintenance ou d'entrées dans le registre d'activité.

Réservé aux administrateurs

• Grâce à cette option, le rapport n'est visible que par les utilisateurs du portail administratif.L'utilisateur verra toujours le modèle de rapport sur l'application mobile pour créer un nouveau rapport. Il est possible de changer la disponibilité dur rapport pour « À la demande » pour le retirer de la liste des modèles disponibles sur l'appareil mobile.

Liste des alertes

• Identifier ce rapport comme un rapport important. 
• Les rapports importants déclenchent automatiquement la notification Alertes/Rapports importants lorsqu'ils sont soumis.
• To have report information displayed within notification emails instead of as attachments, ensure the 'Notify alert queue' flag is enabled for the Incident Report or any specific report you are setting up.

Exclure du rapport de quart de travail

• Définir les formulaires de rapport à exclure du rapport de quart de travail.

Template filter dropdown availability

Newly added templates will not appear in the Template dropdown used for filtering until there is at least one report created using that template. This prevents the dropdown from listing templates that have no data yet.

Make a new template appear

1. Confirm the template is active/published. If your portal distinguishes between draft and published templates, ensure the template is active.
2. Create the first report using the template:
   • Start a new report in your reporting area.
   • Select the template you just added.
   • Complete the required fields and save/submit according to your workflow.
3. Refresh the page where the dropdown is used. If it still doesn't update, sign out and back in to refresh your session.

Make sure your filters include the new report:

• Adjust the date range to include the report's creation date.
• Include the appropriate statuses (e.g., Draft, Submitted, Approved).
   

Common reasons a template still doesn’t appear

• No report exists yet. Create at least one report using the template.
• Insufficient permissions. Ask an administrator to confirm access to the template and its reports.
• Template not active/published.
• Wrong context/type. Some views list only specific template types; ensure the template type matches the filter context.
• Scope or assignment. Verify the template is assigned to the site/region you’re working in and that the report was created within the same scope.
• Date/status filters exclude the report.
• Caching/session. Perform a hard refresh or sign out/in after creating the first report.

PDF layout and formatting

• Report PDFs have a fixed layout, and font size cannot be changed. The system does not support custom fonts, font scaling, or granular layout edits like line spacing or margin changes.

What you can control

• Which fields and sections appear by designing your report template.
• Branding elements such as logos (dual branding) and, in some cases, header details.
• Data exported via CSV/Excel for post-processing outside the platform.

Alternatives if you need different typography

• Export to Excel/CSV and apply your own formatting in a separate document.
• Use a custom Data Lab export and build a tailored report in your BI tool.

• Disponible pour toutes les régions et les régions exclues
• Catégorie
• Attribuer à
• Le type de rapport (tâche de répartition, régulier)
• Réservé aux administrateurs
• Étiquette facultative
• Option de champ obligatoire dans « Configuration des champs ».
• La « section » n'est pas supprimée des champs dans la configuration des champs.

The original order of the fields will also remain the same.

 

 

2. Click "Copy Report."
    

 

3. Enter a name for the new report template.
    

 

4. Click "Save."
    

 

2. Click "Export Template."
    

 

3. Copy the string.
    

 

4. Click the "Import Template Package" button and paste the string. Click the Save button.