Facturation

Paramètres de facturation

Catégorie fiscale : Veuillez vous référer à la section Catégorie fiscale de ce manuel.

Devise associée compte : Sélectionnez dans le menu déroulant la devise que vous souhaitez utiliser pour le site.

Délai de paiement par défaut : Sélectionnez le délai de paiement que vous souhaitez utiliser pour le site. Il détermine le moment où vos clients paieront leurs factures.

Remarque: Les paramètres de facturation que vous configurez ici remplacent les paramètres par défaut du système.

Exemption fiscale

Le client est exempté d'impôts : Activer ou désactiver. Ce paramètre détermine les autres paramètres disponibles.

Un champ intitulé « Pièce jointe de l'exemption fiscale » apparaît sous le document d'exemption fiscale rempli pour afficher ce qui suit :

• Bouton de téléchargement : pour permettre aux utilisateurs de télécharger et d'identifier le fichier joint.
• Nom du fichier : pour afficher le nom du fichier de la pièce jointe

Remarque : Nous ne stockons qu'un seul fichier, ce qui signifie que si nous joignons un nouveau fichier, l'ancien sera automatiquement archivé.

Autres (obligatoire)

Notes sur la distribution interne : Ce champ est obligatoire. Saisissez les informations à partager avec la personne qui traitera la facture en interne.

Note permanente de la facture : Ce champ est également obligatoire. Ce mémo sera ajouté au mémo permanent de la facture régionale. Il apparaîtra sur la facture, à la vue de vos clients.

Facture à l'attention de : Indiquez le nom du destinataire de la facture. Cette mention apparaîtra sur l'en-tête de la facture.

Marquer pour révision : Cette option ajoutera un drapeau rouge à chaque récurrence de facture pour ce client. Activez ou désactivez la fonction en fonction de vos préférences. Il ne sera visible que par les utilisateurs internes.

Pour créer une facture ad hoc, cliquez sur le bouton Nouvelle facture.

Remplissez les champs pour créer une facture.

Numéro : Le numéro unique de la facture.

Contrat : Vous pouvez lier la facture à un contrat.

Date : La date de la facture.

Date d'échéance : La date d'échéance de la facture.

Début de la période : Date de début de la période de service.

Fin de la période : Date de fin de la période de service.

Catégorie fiscale : Sélectionnez une catégorie fiscale dans la liste déroulante.

Lignes de facturation

Signe plus : Cliquez sur le signe plus pour ajouter des éléments de facturation.

Ligne de mémo : Ajoutez un mémo facultatif qui apparaîtra sur la facture.

Élément  : Le nombre d'éléments uniques sur cette ligne de la facture.

Quantité : Le nombre d'éléments sur cette ligne de la facture.

Taux : Le tarif unitaire par élément.

Sous-total : Le sous-total de la ligne.

Trois points : Supprimer ou annuler des lignes dans la facture.

Mémo pour la facture : Ajouter un mémo facultatif à la facture.

Numéro de bon de commande : Ajouter un numéro de bon de commande facultatif à la facture.

Sous-total : Le sous-total de la facture.

Sélection de la langue

Sélectionnez la langue de votre choix pour la facture.

 

Notes de crédit ad hoc

 

Une note de crédit annule la facture originale. Suivez les étapes ci-dessous pour créer une nouvelle note de crédit ad hoc.

1. Cliquez sur le bouton Nouvelle note de crédit.

2. Procédez comme pour une facture ad hoc, mais rendez la quantité ou le taux négatif.
3. La facture est transformée en note de crédit en haut à droite.

Onglets de facturation

 

Dans la section de facturation du site, vous trouverez des onglets qui vous aideront à exécuter efficacement les fonctions de facturation.

Factures : Visualiser et gérer une liste de factures pour le site. Vous pouvez enregistrer un paiement, émettre un relevé de compte, modifier une facture, dupliquer une facture ou créditer une facture.

Notes de crédit : Sous l'onglet facture, vous pouvez effectuer les mêmes fonctions que sous l'onglet crédit, mais pour les crédits. Les crédits sont simplement des factures dont les montants sont négatifs.

Paiements : Voir la liste des paiements que vous avez effectués sur les factures du site. Vous avez également la possibilité d'annuler tout paiement.

Paramètres de la tarification : Afficher la liste des éléments de la facture et les tarifs correspondants. Pour en savoir davantage sur les factures, veuillez lire cette section.

Éléments ad hoc : Cet onglet permet de créer des éléments qui n'apparaîtront qu'une seule fois sur une facture.

Ajouter un nouvel élément : Cliquez sur ce bouton pour ajouter un nouvel élément ad hoc.

Date du service : La date du service que l'élément de la facture représente.

Contrat : Sélectionnez le contrat auquel l'élément ad hoc doit être ajouté.

Élément de facturation : Sélectionnez l'élément de facturation auquel l'élément ad hoc sera associé.

Catégorie fiscale : Sélectionnez la catégorie fiscale.

Quantité : Saisissez un montant pour l'élément ad hoc.

Prix unitaire : Saisissez le prix de l'élément ad hoc.

Description : La description de l'élément ad hoc.

Remarque : Une fois l'élément ad hoc créé, il apparaîtra sur la prochaine facture pour le site.

Paramètres et préférences de facturation : Veuillez consulter cette section pour obtenir des informations sur les paramètres de facturation du site.

Afficher toutes les factures

 

Cet écran offre une vue plus granulaire des factures que le tableau de bord.

Numéro : Le numéro unique de la facture.

Type : Le service ou le modèle de facturation utilisé pour la facturation.

Identifiant du client : L'identifiant unique du client.

Client : Le nom du client.

Sous-total : Le sous-total de la facture.

Taxe : Montant total de la taxe sur la facture.

Total : Le montant total de la facture.

Solde : Le montant que le client doit actuellement sur la facture.

Distribution : La méthode de distribution de la facture, telle que définie dans les préférences spécifiques au site.

Statut : Les statuts des factures sont les suivants :

• Brouillon : La facture doit encore être finalisée.
• Approuvé : La facture a été finalisée.
• Approuvé et distribué : La facture a été approuvée et envoyée au client.

Approuver/Distribuer : Si la facture n'a pas été approuvée, un bouton vert d'approbation apparaît ici. S'il a été approuvé, mais n'a pas été distribué, un bouton de distribution apparaît. Si elle a été à la fois approuvée et distribuée, cette colonne sera vide.

Date de la facture : La date à laquelle la facture a été générée.

Date d'échéance : Cette date est basée sur la facture et les modalités de paiement du client.

En attente de paiement : Nombre de jours depuis lesquels la facture est en attente de paiement. Si la facture a été payée, un message de paiement apparaît ici.

Durée impayée : La catégorie de durée impayée des comptes dans laquelle la facture est classée si elle n'est pas payée. En cas de paiement, un message de paiement apparaîtra ici.

Afficher : Cliquez sur ce bouton pour afficher la facture.

Payer : Cliquez sur ce bouton pour effectuer un paiement.

Modifier : cliquez sur ce bouton pour modifier la facture.

X rouge : cliquez sur ce bouton pour supprimer la facture. 

Remarque : Le contrat n'est pas supprimé et la facture peut être générée à nouveau pour la même période.

 

Préparer la facture

 

Cet écran permet d'afficher, de gérer et de traiter les factures. 

Remarque : Cet écran permet d'afficher les factures quel que soit leur statut, y compris celles qui ont été traitées. Les filtres permettent d'afficher les factures en fonction de leur statut, de leur date et des paramètres du cycle de facturation. 

Annuler : Annule la facture pour ce cycle de facturation.

Remarque : Cette option n'annule pas le contrat. La facture peut être générée à nouveau si elle est annulée.

Bouton d'engrenage : Cliquez sur ce bouton pour modifier les configurations des contrats.

Date de la facture : Affichez la date à laquelle la facture a été générée et la période qu'elle couvre.

Longueur : Le nombre de jours de la période de facturation.

Compte : Le nom et l'adresse du compte.

Date de début du contrat : La date de début du contrat.

Distribution : La méthode de distribution de la facture.

Facture : Le montant apparaîtra ici si la facture a été finalisée. Dans le cas contraire, la colonne sera vide.

Statut : Le statut de la facture.

• Annulé : La facture a été annulée.
• Approuvé et distribué : La facture a été approuvée et envoyée au client.
• Erreur de validation : Des erreurs bloquent la création de la facture.
• Non traité : La facture n'a pas encore été finalisée.
• Brouillon : La facture a été préparée, mais il s'agit d'un brouillon qui peut encore être modifié.

Remarque : Utilisez le menu déroulant pour filtrer par statut.

Sous-total : Le sous-total de la facture, si elle a été préparée. En cas d'erreurs de validation ou si la facture a été annulée, l'« Aperçu » apparaît dans cette colonne.

Dernière facture : Le montant de la dernière facture pour ce client.

Préparer : Cliquez sur ce bouton pour préparer la facture.

Aperçu : Cliquez sur ce bouton pour prévisualiser la facture. Cette option vous permet de modifier et de résoudre les erreurs avant de finaliser la facture.

 

Préparation par lots

 

Cette option vous permet d'afficher, de préparer et de gérer plusieurs factures simultanément, ce qui vous fait gagner du temps.

Annuler : Annuler le lot de factures.

Remarque : Cette option n'annule pas les contrats. Les lots de factures peuvent être générés à nouveau après une annulation.

ID du lot : L'identifiant unique du lot.

Région : La région dans laquelle le lot est contenu.

Date du lot : La date à laquelle le lot a été généré.

Recurr. : Le nombre de factures suivant le modèle de facturation récurrente.

Ad Hoc : Le nombre de factures ad hoc (factures non générées par un contrat) dans le lot.

Total : Le nombre total de factures dans le lot.

A vérifier : le nombre de factures du lot qui contiennent des erreurs de blocage.

Sous-total : Le sous-total de toutes les factures du lot.

Taxe : Montant total de la taxe dans le lot.

Total : Le montant total en dollars de toutes les factures du lot.

Annulé : Le nombre de factures annulées dans le lot.

Brouillons : Le nombre de factures en état de brouillon contenues dans le lot.

Approuvé/non distribué : Nombre de factures du lot qui ont été approuvées mais non distribuées.

Distribué/Complété : Nombre de factures du lot qui ont été distribuées.

Modifier : Modifier le lot de factures. La modification du lot permet de modifier l'un des paramètres suivants.

Région : La région du lot de factures.

Action : L'action de facturation que vous souhaitez appliquer au lot. Vous pouvez créer le lot uniquement ou créer le lot et les brouillons de facture.

Plage de dates de facturation : La plage de dates pour le lot

Factures ad hoc : Choisissez d'inclure ou non les factures qui ne sont pas générées par des contrats.

Filtrer par fréquence : Filtrer les factures qui apparaissent dans le lot par fréquence de facturation.

Filtrer par mode de paiement : Inclure les factures utilisant le mode de paiement du client.

Afficher : Afficher et gérer les factures individuelles au sein du lot.

 

Analyse des factures

 

Vous pouvez obtenir une vue d'ensemble des éléments des factures, des totaux de recettes, etc. Vous pouvez filtrer par site, date, trimestre, année et lieu. Vous pouvez également comparer les données à l'aide des menus déroulants situés en haut de la page.

Utilisez les menus déroulants pour comparer les données.

1. Le premier aspect des données : Il s'agit du premier aspect des données que vous souhaitez comparer.
2. Le deuxième aspect des données : Sélectionnez dans la liste déroulante ou laissez vide pour ne pas sélectionner un deuxième aspect des données.
3. Filtrer par compte : Commencez à taper pour filtrer par un compte spécifique.
4. Filtrer par nom d'élément de facturation : Sélectionnez le nom d'un élément de facturation dans la liste déroulante.
5. Filtrer par code d'élément de facturation : Sélectionnez le code de l'élément de facturation dans la liste déroulante.
6. Date : Sélectionnez une date à filtrer.

Vous pouvez également filtrer en cliquant sur les icônes sur le côté gauche.

1. Élément de facture : Filtrer les données par élément de facturation.
2. Compte : Filtrer par compte.
3. Mois : Filtrer les données par mois.
4. Année/Mois : Filtre par année et par mois.
5. Trimestre : Filtrer les données par trimestre.
6. Année : Filtrer les données par année.
7. Jour du mois : Filtrer les données en fonction du jour du mois.
8. Pays : Filtrer par pays.
9. Région : Filtrer par région.

Un tableau avec une carte de densité sous les graphiques permet d'approfondir les données. Les chiffres les plus significatifs sont surlignés en rouge.

Analyse des revenus

 

L'analyse des revenus permet de consulter les données relatives aux revenus, aux bénéfices et aux pertes.

Vous pouvez filtrer les occurrences. Si vous filtrez par dates, vous devez toujours inclure la date de création de la facture. En général, un jour après la fin de la période.

Veillez à ce que chaque facture soit assortie d'une méthode de distribution. Un message d'erreur sera affiché dans la colonne Distribution pour les factures pour les sites sans méthode de distribution.

Cette erreur peut être résolue en allant sur le site et en configurant une méthode de distribution dans les options de facturation du site.

En fonction du statut de la facture, une fenêtre surgissante s'ouvrira avec un choix présélectionné.

Créer une facture en tant que « Brouillon et modifier » : Vous pouvez modifier les éléments de la facture, en les ajoutant ou en les supprimant.

Créer une facture et prévisualiser le PDF : Générer un PDF de la facture *Il s'agit de la meilleure option si vous pensez que la facture ne nécessite pas d'ajustement manuel.

Créer et approuver la facture : Une fois la facture approuvée, elle ne peut plus être modifiée. *Cette option doit être utilisée pour les éléments récurrents, les factures à coût fixe ou les factures déjà révisées.

Créer, approuver et distribuer : Cette option permet de créer et d'approuver la facture et d'en envoyer une copie au client et à vous-même si vous avez sélectionné cette option.

Vous pouvez également aller sur Afficher toutes les factures pour approuver et distribuer les factures.

Suivez ce chemin : Tableau de bord > Facturation > Afficher toutes les factures

En cas d'erreur de facturation, sélectionnez Aperçu sur la ligne de la facture, puis l'erreur de validation pour résoudre le problème. Une fois les erreurs corrigées, vous pouvez à nouveau créer le type de facture de votre choix.

Une fois que vous avez revu et modifié votre facture si nécessaire, vous pouvez l'approuver et la distribuer.

Solde : Le solde impayé de la facture.

Distribution : La méthode par laquelle la facture a été envoyée au client et la date d'envoi.

Statut : Le statut de la facture.

• Brouillon : La facture est un brouillon et n'a pas encore été finalisée.
• Approuvé : La facture a été approuvée, mais n'a pas encore été envoyée au client.
• Approuvé et distribué : La facture a été approuvée et envoyée au client.

Approuvé : Cette colonne est vide si la facture a été approuvée. Si ce n'est pas le cas, un bouton vert d'approbation apparaîtra dans cette colonne.

Date de la facture : La date à laquelle la facture a été générée.

Date d'échéance : La date à laquelle le paiement du client est dû. Sur la base de la date de la facture et des conditions du client.

Vieillissement : Nombre de jours écoulés sans paiement.

Durée impayée : La catégorie ou la période de durée impayée dans laquelle se situe la facture impayée.

Bouton Afficher : Afficher la facture.

Bouton Payer : Appliquer un paiement à la facture.

Bouton Modifier : Modifier la facture.

Bouton X rouge : Supprimer la facture.

Remarque : La suppression d'une facture n'entraîne pas la suppression ou la clôture d'un contrat. Il est toujours possible de générer à nouveau une facture pour cette période.

Vous pouvez filtrer les informations de cet écran en fonction des critères suivants :

• Plage de dates
• Statut d'approbation
• État des paiements
• Autres critères

 

Paiements

 

Cet écran contient des informations sur les paiements que vous avez saisis sur les factures.

Date : La date à laquelle le paiement a été saisi.

Facture : Le numéro de la facture sur laquelle le paiement a été effectué.

Client : Le nom du client.

Montant : Le montant du paiement.

Remarque : S'il s'agit d'un crédit, le montant apparaîtra entre parenthèses pour indiquer un montant négatif.

Méthode : Le mode de paiement utilisé pour le paiement.

Mémo : Le texte du mémo de la facture, le cas échéant.

Ajouté par : Le nom de l'utilisateur qui a saisi le paiement.

Remarque : Vous pouvez filtrer les paiements par plage de dates.

 

Remarque : Vous pouvez filtrer les informations de l'écran Tous les contrats en fonction des critères suivants :

• Date de fin ou de début entre deux dates
• Occurrence (fréquence de facturation)
• Autres critères

Remarque : Saisissez des termes de recherche dans la boîte pour filtrer selon d'autres critères.

 

Modifier : Modifier le groupe de patrouille.

Mettre en place des patrouilles : Cliquez sur ce bouton pour mettre en place des patrouilles sur des sites spécifiques.

Bouton X rouge : Supprimer le groupe de patrouille.

 

 

Factures : Ce bouton ouvre une fenêtre affichant les détails de chaque facture produite dans le cadre du contrat.

Ensuite, suivez ce chemin pour mettre en place des services de gardiennage horaires pour le contrat.

Sites (clients) > Sélectionner un site > Contrats > Sélectionner un contrat > Section des services de gardiennage à l'heure > Bouton de configuration

Vous pouvez mettre en place des services de gardiennage horaire dans la section Services de gardiennage horaire de cet écran.

Contrat : La liste de ce menu déroulant est liée aux contrats que vous avez créés dans une étape précédente pour ce site. Vous pouvez également définir ce poste comme non facturable.

Élément de facturation : sélectionnez l'élément de facturation que vous souhaitez appliquer à votre contrat. Ils représentent les services que vous rendrez sur ce site. Les éléments de facturation apparaissent sur le contrat et la facture.

% de remise : Choisissez d'appliquer une remise à la facture. 

Méthode de facturation : Deux choix sont possibles, horaire ou fixe. L'option fixe vous permet de facturer à votre client un taux fixe, tandis que l'option horaire vous permet de facturer à l'heure.

Taux de facturation : Indiquez le taux horaire que vous facturerez pour le travail effectué dans le cadre de ce poste. Ajustez le taux à l'aide du bouton « Matrice » si vous avez des conditions particulières, comme une prime uniquement la fin de semaine.

Primes sur facture : Si vous avez créé des primes à payer ou à facturer, vous pouvez les ajouter ici.

Pauses (facturation) : Choisissez de facturer toutes les pauses, uniquement les pauses de repos, uniquement les pauses repas ou aucune pause.

Facturation des jours fériés : Sélectionnez l'une des options suivantes : ne pas facturer les jours fériés, utiliser un multiplicateur de taux (vous pourrez choisir le multiplicateur si vous sélectionnez cette option) ou utiliser un taux de jours fériés fixe de votre choix (vous pourrez choisir le taux si vous sélectionnez cette option).

Groupe de jours fériés : Cette option n'apparaît que si vous facturez vos vacances. Dans le menu déroulant, sélectionnez le groupe de jours fériés que vous avez créé.

Taux horaire pour les jours fériés : Vous pouvez appliquer un taux horaire spécifique pour les jours fériés que vous avez précédemment identifiés dans le groupe de jours fériés.

Règle pour la facturation des heures supplémentaires : En fonction des règles relatives aux heures supplémentaires disponibles dans votre système, vous pouvez sélectionner la règle que vous souhaitez appliquer à ce poste. 

 

Niveau de prix – Patrouilles planifiées

 

Il existe deux options différentes pour la facturation des services de patrouille : « Niveau de prix – Patrouilles planifiées (Appliquer les périodes de service) » et « Niveau de prix – Patrouilles planifiées (services continus) ».

Appliquer les périodes de service : Ce modèle de service vous permet de planifier des patrouilles. Ce service est « imposé ». Il vous permet de facturer les patrouilles planifiées contractées au cours de la période de service, qu'elles aient été effectuées ou non. Ceux-ci doivent être approuvés pendant la période de service.

Suivez ce chemin pour créer un niveau de prix pour les périodes de patrouille planifiées et imposer les périodes de service. 

Sites (client) > Sélectionner un site > Contrats > Sélectionner un contrat > Niveau de prix - Patrouilles planifiées (appliquer les périodes de service) > Bouton de configuration

Services continus : L'option « en continu » vous permet de facturer les patrouilles planifiées hors de la période de service. Elles peuvent être approuvées pendant la période de service ou ultérieurement.

Ce modèle de service est similaire au modèle de service de répartition (événements ad hoc). Vous pouvez toutefois planifier les patrouilles à l'aide d'un mécanisme de planification.

Suivez ce chemin pour créer un niveau de prix pour les patrouilles planifiées et des services continus.

Sites (client) > Sélectionner un site > Contrats > Sélectionner un contrat > Niveau de prix - Patrouilles planifiées (services continus) > Bouton de configuration

Suivez ce chemin pour gérer tous les niveaux de prix créés sur un site, à la fois pour les services en vigueur et les services continus, en accédant au chemin ci-dessous :

Sites (client) > Sélectionner un site > Répartition mobile > Niveau de prix de la patrouille

Cliquez sur le bouton « Créer un niveau de prix » pour créer un niveau de prix.

Nom : Nom ou description du niveau de prix. Il sera utilisé pour identifier le niveau de prix dans l'ensemble du système.

Code/ID : Un code ou un identifiant unique facultatif pour le niveau de prix. Laissez le champ vide pour que le système génère un code automatiquement.

Modèle de service : Sélectionnez « Imposer les périodes de service  » ou « Services continus » pour les patrouilles. Le modèle de service de la répartition est abordé ci-dessous.

Instructions internes : Il s'agit d'information destinée aux agents de sécurité. Il est réservé à un usage interne; les clients n'y auront pas accès.

Dates de service : Définissez les dates auxquelles vous fournirez ces services. La date de début peut être fixée dans le passé et la date de fin peut être laissée vide si vous souhaitez un service continu.

Autres frais : Cette section ajoute un autre élément à votre facture. Les pourcentages de la surcharge pour le carburant sont calculés sur la base du prix de la patrouille. Cela génère une ligne de revenus individuelle qui sera liée au même événement de patrouille. Ajoutez un libellé descriptif qui apparaîtra sur la ligne de la facture.

Contrat : Cette option peut être remplie et verrouillée en fonction de la manière dont vous accédez à ce menu. Si vous y accédez par le chemin Contrat, le contrat a déjà été sélectionné. Si vous y avez accédé par le biais de la répartition mobile, vous devez sélectionner manuellement le contrat approprié pour y associer votre niveau de prix.

Élément de facture : Sélectionnez dans cette liste l'élément de facture à appliquer au niveau de prix. Les éléments de facture sont les services que vous fournirez sur ce site pour ce niveau de prix.

Remise (%) : Permet d'appliquer une remise à la facturation. Cela vous permettra de gérer les remises et de faire preuve de souplesse lors des négociations. Les pourcentages sont calculés sur le prix de la patrouille. Les remises génèrent une ligne de revenu individuelle et sont liées au même événement de patrouille.

Remarque: lorsque vous bénéficiez à la fois de remises et de surcharges carburant, celles-ci sont calculées individuellement sur le coût de l'événement de patrouille et ne sont pas multipliées l'une par l'autre.

Type de frais

Sélectionnez le type de frais applicable. D'autres champs apparaîtront en fonction de votre sélection.

Réel (patrouilles terminées) : Patrouilles effectives, effectuées. Il facturera un taux unitaire par patrouille effectuée. Remplir le taux unitaire pour compléter la section.

Remarque : Ce type de frais doit être approuvé.

Matrice temps/réel : Patrouilles effectives et achevées. Le coût est calculé sur la base d'une matrice temporelle. Le prix sera facturé sur la base de la durée (minute). Des frais supplémentaires peuvent être appliqués en fonction des heures supplémentaires nécessaires à la réalisation de la patrouille.

Remarque : Ce type de frais doit être approuvé.

Contractuel (Patrouilles planifiées) : Patrouilles prévues. Un taux unitaire sera facturé par patrouille planifiée, que les patrouilles aient été effectuées ou non. Remplir le taux unitaire et compléter la section.

Remarque : Ce type de frais doit être approuvé s'il est utilisé avec le modèle de service des services continus. Ce type de frais ne nécessite pas d'approbation s'il est utilisé avec le modèle de service « appliquer les périodes de service ».

Taux fixe (par période de service) : Un taux fixe sera facturé par période de facturation. Pour cette option, le nombre de patrouilles planifiées ou effectuées n'a pas d'importance. Le prix sera le même pour toute la période. Remplissez le taux fixe ($) qui apparaît ci-dessous pour compléter la section.

Remarque : Ce type de frais doit être approuvé s'il est utilisé avec le modèle de service des services continus. Ce type de frais ne nécessite pas d'approbation s'il est utilisé avec le modèle de service « appliquer les périodes de service ».

Banque prépayée (répartition uniquement) : Cela peut vous permettre de facturer plusieurs services et de les déduire du total au fur et à mesure de leur utilisation. Après un nombre X de répartitions, une recharge sera déclenchée et un autre frais prépayé sera appliqué à la facture.

Remarque : L'option taux fixe pour le type de frais n'est disponible que pour les services de répartition et les patrouilles de la période d'application du service.

Type de tarif pour les jours fériés : Sélectionnez cette option si vous souhaitez facturer les jours fériés. Si c'est le cas, une nouvelle section apparaîtra pour choisir le groupe de vacances et les frais supplémentaires que vous souhaitez appliquer. L'heure de début d'une patrouille détermine si elle tombe sur un jour férié.

Remarque : Si un niveau de prix comporte un supplément carburant et/ou une remise et que la patrouille a lieu un jour férié, les pourcentages sont appliqués au taux du jour férié.

 

Flux de facturation de la patrouille

 

Chaque patrouille passe par l'approbation automatique (employé en route, employé arrivé sur le site, rapport complété et travail terminé) comme défini par les règles. Si la patrouille n'est pas approuvée automatiquement, elle sera affichée sur l'écran de vérification.

Les patrouilles approuvées deviennent automatiquement facturables. Une fois qu'elles sont facturables, le système sélectionne tous les services non facturés et les insère dans la facture pour qu'ils soient facturés pour les services en cours. 

Remarque : Vous pouvez modifier les attributs de facturation de patrouille jusqu'à ce que les éléments de revenu soient créés, et vous pouvez modifier les éléments de revenu jusqu'à ce qu'une facture soit créée.

Les patrouilles qui ne sont pas liées à un contrat ou à un niveau de prix ne seront pas facturées, de même que les patrouilles non approuvées. De même, si les patrouilles sont définies comme non facturables, elles ne seront pas facturées.

Les montants des factures comprennent les montants des jours fériés et le montant standard, le cas échéant. Si vous décidez de remplacer le montant standard, vous remplacerez simultanément les montants de base et de vacances.

 

Services de répartition

 

Les services de répartition sont la dernière option disponible lors de la configuration d'un niveau de prix. Vous pouvez utiliser un seul niveau de prix pour toutes les répartitions ou en définir plusieurs. Vous pouvez créer des flux de travail pour gérer la tâche de répartition, l'action de facturation et l'action du seuil d'annulation. 

Suivez le lien ci-dessous pour définir un niveau de prix pour la répartition :

Sites (clients) > Sélectionner un site > Contrats > Sélectionner un contrat > Services de répartition > Bouton de configuration

Vous pouvez également suivre ce chemin :

Sites (client) > Sélectionner un site > Répartition mobile > Répartition > Niveau de prix

Cliquez sur le bouton « Créer un niveau de prix » pour créer le niveau de prix.

Remarque : La configuration d’un niveau de prix de répartition est similaire à la configuration d’un niveau de prix pour les patrouilles. Toutefois, il convient de sélectionner les options appropriées lors de la mise en place d'un niveau de prix de distribution.

Modèle de service : Sélectionnez « Modèle de service de répartition ».

Seuil d'annulation : Indiquez le nombre de minutes pendant lesquelles le client peut annuler le service sans être facturé. 

Remarque : Le début et la fin du délai d'annulation seront appliqués au nœud de statut d'un flux de travail.

 

Type de frais : Sélectionnez le type de frais applicable. Les menus et options suivants seront ajustés en fonction de votre choix.

• Réel (patrouilles effectuées) : Répartitions effectuées. Il facturera un taux unitaire par répartition effectuée. Saisir le taux unitaire pour compléter la section.

Remarque : Ce type de frais doit être approuvé.

• Matrice temps/réel : Services de répartition achevés. Le coût est calculé sur la base d'une matrice temporelle. Le prix sera appliqué à une durée initiale (minute), et une section pour les heures supplémentaires peut être ajoutée si le service dépasse la limite fixée.

Remarque : Ce type de frais doit être approuvé.

• Taux fixe (par période de service) : Un taux fixe sera facturé par période de facturation. Peu importe le nombre de services effectués, le prix sera le même pour toute la période. Remplissez le taux fixe ($) pour remplir la section.

Remarque : les taux fixes peuvent entraîner des pertes pour votre entreprise si le nombre de répartitions est supérieur au nombre prévu pour une période donnée. Par ailleurs, il est également possible de facturer un service à un client, même si celui-ci n’a pas été fourni. Les recettes générées par les taux fixes sont plus prévisibles.

• Banque prépayée (répartition uniquement) : Facturer une quantité déterminée de services au client et les déduire de ce total au fur et à mesure de leur utilisation. Après un nombre X de répartitions, une recharge sera déclenchée et un autre frais prépayé sera appliqué à la facture.

Remarque : Ce type de frais doit être approuvé.

Vous pouvez définir des tâches à envoyer après avoir défini un niveau de prix d'envoi.

Suivez ce chemin pour accéder aux tâches de répartition.

Sites (clients) > Sélectionner un site > Contrats > Sélectionner un contrat > Services de répartition > Boutons bleus de configuration

À partir de là, vous pouvez associer les types de travaux au niveau de prix. 

Filtre, Modèle de facturation de la répartition, ANS de l'alarme : Appliquer un modèle de facturation pour la répartition et un ANS de l'alarme en lot aux sites sélectionnés dans la liste ci-dessous.

Modèle de facturation de la répartition :  Sélectionnez le modèle de facturation de la répartition à appliquer au type d'emploi répartissable. L'option Non facturable ne facturera pas le client, tandis que le reste du menu déroulant vous donnera la liste de tous les modèles disponibles pour facturer le client.

ANS de l'alarme :  Sélectionnez l'accord de niveau de service (ANS) qui s'appliquera au type de travail de répartition.

 

Le fonctionnement est le suivant :

• La répartition est créée.
• La répartition suit les étapes du flux de travail.
• La répartition est fermée.
• L'événement est soumis au processus d'approbation automatique par les règles. 
• S'il n'est pas approuvé automatiquement, il est disponible sur l'écran de vérification pour que l'utilisateur puisse l'approuver manuellement. 

Il existe un paramètre permettant d'approuver automatiquement les événements sous certaines conditions.

Si une ou plusieurs de ces conditions sont remplies, la répartition ne sera pas approuvée automatiquement :

• Le paramètre d'approbation automatique est désactivé.
• Il n'y a pas de niveau de prix lié à l'événement.
• Le niveau de prix n'a pas de type de tâche.
• Le travail a été annulé dans les limites du seuil d'annulation.
• Les notes de facturation ont été saisies dans l'événement. 
• L'événement n'a pas respecté l'accord de niveau de service.
• La durée de l'événement est 0 ou nulle, ce qui signifie qu'aucune durée n'a été enregistrée.
• L'événement a duré plus que les minutes de base, à moins que l'option d'approbation totale n'ait été sélectionnée.

Les répartitions approuvés sont automatiquement facturées. 

Remarque : Vous pouvez modifier les configurations de facturation des répartitions jusqu'à ce que les postes de recettes soient créés. Vous pouvez modifier les éléments de recettes jusqu'à la création de la facture, sauf s'ils sont enregistrés dans un système de comptabilité générale par le biais d'une intégration.

Les répartitions qui ne sont pas liées à un contrat ou à un niveau de prix ne seront pas facturées, de même que les répartitions non approuvées. Si les répartitions sont définies comme non facturables, elles ne seront pas facturées.

Les totaux facturés incluent les montants des jours fériés en plus du montant standard. Si vous décidez de remplacer ce total, il remplacera à la fois le montant standard et le montant pour les jours fériés.

 

Écrans de vérification de la facturation de la patrouille et de la répartition

 

L'écran de validation de la facturation vous permet de décider quelles patrouilles et répartitions terminées doivent être facturées. Les patrouilles et les répartitions non approuvées seront visibles sur cet écran.

ID du travail : L'identifiant unique de la patrouille ou de la répartition.

Bouton bleu plus : Cliquez sur ce bouton pour modifier le rapport associé au travail.

Note de facturation : Lisez la note associée à la patrouille ou à l'expédition.

Type de travail : Le nom ou la description du travail.

Heure : La date et l'heure du travail.

Compte : Nom et adresse du site où le travail a été effectué.

Bouton Info : Ce bouton permet de réviser le travail et d'y apporter d'éventuelles modifications. En cliquant sur ce bouton, une nouvelle fenêtre s'ouvre dans la barre latérale gauche.

Niveau de prix : Cette colonne contient le nom et d'autres informations sur le niveau de prix. Le message rouge « NON CONFIGURÉ » apparaît si aucun niveau de prix n'est défini.

Assigné : L'employé à qui le travail a été attribué.

Région : La région dans laquelle le travail a été traité.

Statut : Le dernier statut du travail.

Min : Si un ANS est défini, cette colonne affiche le nombre de minutes en plus ou en moins par rapport à l'ANS.

Prix : Le montant que vous facturez pour le travail à votre client.

Liste déroulante d'approbation : Sélectionnez Approuver ou Annuler. En cas d'annulation, le travail ne sera pas facturé. S'il est approuvé, le travail apparaîtra sur une facture.

Bouton Modifier les registres de temps : Ce bouton vous permet de modifier les registres de temps pour le travail.

 

Éléments récurrents

 

Cette fonction vous permet de configurer les éléments de facturation pour les services que vous facturerez régulièrement. Vous pouvez déterminer si chaque article est taxable et si le prix doit être indiqué sur chaque facture.

Pour créer un élément récurrent, veuillez suivre ce chemin :

Sites (client) > Sélectionner un site > Contrats > Sélectionner un contrat Section des éléments récurrents > Bouton de configuration

Cliquez sur le bouton Ajouter pour commencer à créer des éléments récurrents.

Bill Item: From this list, select the Bill Item you want to use for your Recurrent Item. Examples could include phones for your security guards, a special report you have for them, or even client portal access.

Description : Description de l'élément récurrent. Cette description apparaîtra sur la facture de votre client.

Lieu du service : Le lieu du service. Il s'agit du site auquel l'élément récurrent s'appliquera. Cet emplacement figurera également sur la facture de votre client.

Quantité : Il s'agit du multiple du taux.

Taux : Le taux pour un seul élément récurrent.

Chaque : Ce champ est utilisé pour l'occurrence de l'élément. L'élément sera appliqué à la facture indépendamment de l'occurrence de la facture.

Date de référence : La date de la saisie des frais.

Date de début : La date de début des frais.

Date de fin : La date de fin des frais. Laissez ce champ vide pour les services en cours.

Taxable : Cochez cette case si vous souhaitez que l'élément soit taxable.

Total : Le montant total qui sera appliqué à l'élément de la facture. C'est le produit de la quantité et du taux.

Ce message apparaît dans les cas suivants.

• Si l'élément récurrent n'a pas de date d'expiration :
  • Nous appliquons la date de fermeture du site à l'élément récurrent
• Si la date d'expiration de l'élément récurrent est postérieure à la date d'expiration du site :
  •  Nous mettons à jour la date d'expiration des éléments récurrents en fonction de la date de clôture du site.

 

Matrice de facturation

 

Erreurs de facturation

 

En cas d'erreur, un message d'avertissement rouge apparaît.

Vous devez les résoudre avant de produire la facture. Pour corriger les erreurs de validation, allez dans les détails de l'aperçu à gauche de l'écran. Avant de poursuivre, vous pouvez accéder au menu de chaque erreur.

Les avertissements qui apparaissent en jaune ne vous empêchent pas de préparer la facture. Les avertissements peuvent inclure

• Services de patrouille, aucune configuration.                                                      
• Quantité d'éléments à 0.
• Les patrouilles non approuvées (forfaitaires ou sous contrat) sont rattachées à un contrat post-facturé.

Les erreurs bloquantes apparaissent en rouge et vous empêchent de continuer. Résolvez-les pour aller de l'avant. Les erreurs de blocage comprennent :

• La facture ne comporte pas d'élément facturable. Vous pouvez soit réparer, soit annuler l'événement.
• Quarts de travail non approuvés.
• Les patrouilles non approuvées (matrice des heures effectives ou complétées) sont rattachées à un contrat post-facturé.

 

Vous pouvez accéder aux erreurs à partir de cette vue si vous avez encore des erreurs ou des avertissements. Utilisez le menu supérieur pour naviguer dans les autres options :

Retour à la liste des lots : Retourne l'utilisateur à l'écran précédent.

Afficher tout : cette option permet d'afficher toutes les factures au format PDF dans une nouvelle fenêtre.

Créer des brouillons : L'utilisateur dispose alors de plusieurs options.

• Créer des brouillons : Crée des brouillons de factures.
• Approuver tous les brouillons de factures : Cette option permet d'approuver tous les brouillons de factures.
• Distribuer les factures approuvées qui n'ont pas encore été distribuées : Cette option permet de distribuer toutes les factures qui doivent encore être distribuées.

Approuver tous les brouillons de factures et distribuer toutes les factures qui n'ont pas encore été distribuées : Cette option permet d'approuver tous les brouillons et de distribuer toutes les factures qui doivent encore être distribuées.

• Envoyer une copie (lors de la distribution) : Cette option permet également d'envoyer une copie des factures distribuées aux adresses électroniques saisies.

Approuver tous les brouillons : Permet d'approuver tous les brouillons de factures.

Approuver tous les brouillons et distribuer toutes les factures : Cette opération permet d'approuver tous les brouillons et de distribuer les factures qui n'ont pas encore été distribuées.

Distribuer uniquement les factures approuvées : Cette option permet de distribuer toutes les factures approuvées qui doivent encore être distribuées.

Gérer les occurrences de facture : L'utilisateur dispose alors de plusieurs options.

• Pas d'élément facturable :
  • Supprimer les occurrences de factures du lot : Cette option permet de supprimer du lot les factures ne comportant pas d'éléments facturables.
  • Annuler les occurrences de facture : Cette option permet d'annuler l'occurrence de la facture qui ne contient pas d'éléments facturables.
  • Ne pas agir : Omettre.
• Erreurs de facturation :
  • Supprimer les occurrences de factures du lot : Cette option permet de supprimer du lot les factures comportant des erreurs de facturation.
  • Ne pas agir : Omettre.

À partir du site, cliquez sur l'onglet Facturation.

Sous l'onglet Factures, cliquez sur le bouton Crédit en regard de la facture à créditer.

L'écran de la note de crédit s'affiche. La note de crédit sera identique à la facture originale, mais avec des montants négatifs.

Cliquez sur le signe plus à côté de l'un des éléments pour le supprimer ou l'annuler. Vous pouvez également apporter d'autres modifications, telles que des descriptions, des quantités ou des prix.

Utilisez le bouton avec les trois points pour modifier les éléments en bloc.

Délivrer un crédit ad hoc

 

Vous pouvez également créer une facture ad hoc sans partir directement d'une facture. Pour ce faire, suivez les étapes ci-dessous.

Sélectionnez le bouton Nouvelle note de crédit sous l'onglet Facturation du site.

Remplir les champs pour le crédit.

Après avoir rempli les champs, cliquez sur Enregistrer comme brouillon ou Approuver.

Remarque : Les notes de crédit apparaissent sous l'onglet Note de crédit. Vous pouvez consulter, modifier ou supprimer les notes de crédit une fois qu'elles ont été créées.

Pour annuler un paiement, allez sur le site > onglet Facturation.

Cliquez sur l'onglet paiements. Sélectionnez ensuite le bouton Revenir.

Tout paiement qui doit encore être annulé aura la possibilité de l'être.

Cliquez sur le bouton Revenir et entrez un mémo.

Cliquez sur Enregistrer pour finaliser l'annulation du paiement.

 

Cliquez sur le bouton Préparer en regard de toute facture répertoriée comme étant prête à être traitée. 

Le même menu est accessible lorsque vous cliquez sur l'un des quatre boutons de préparation.

En fonction du statut de la facture, une fenêtre surgissante s'ouvrira avec un choix présélectionné.

Créer et modifier : Cette option vous permet de modifier la facture.

Créer et aperçu : Prévisualiser la facture au format PDF.

Créer et approuver : La facture est approuvée. Une facture approuvée ne peut pas être modifiée.

Créer, approuver et distribuer : La facture sera approuvée et distribuée.

Vous pouvez également aller sur Afficher toutes les factures pour approuver et distribuer les factures.

Suivez ce chemin : Tableau de bord > Facturation > Afficher toutes les factures

Vous pouvez également prévisualiser et imprimer une facture à tout moment.

Pour supprimer le champ Montant joint, vous pouvez désactiver la comptabilité clients en allant sur :

1. Paramètres
2. Fonctionnalités
3. Comptes débiteurs

Récurrence de la facture

Récurrence de facturation : Il s'agit de la fréquence de la facture récurrente. Cette option fera clignoter la vignette « À préparer » lors de la préparation d'une facture en fonction de la récurrence et de la date de référence du cycle.

Type de facturation : Vous avez le choix entre deux options. La première vous permet de facturer des services qui ont été effectués dans le passé (facture à la fin de la période de service). La deuxième option facturera au client les services à venir qui n'ont pas encore été effectués (pré-facturation au début de la période de service).

Date de référence du cycle : La date qui sera utilisée pour commencer le cycle de récurrence de la facturation.

Ajustement de la date de facturation : Les jours supplémentaires ou soustraits pour produire la facture pour le client. Cela fonctionnera avec les délais de paiement et la vue sur les factures à créer dans la section de facturation.

Remarque : La section récurrence de la facture peut être modifiée jusqu'à ce que la première facture soit traitée. Par la suite, vous devez créer un nouveau contrat pour ce client si vous devez modifier la récurrence. Vous pouvez valider l'information ci-dessus en cliquant sur Prévisualiser les dates des factures.

Remarque : Les informations figurant sur la page du contrat varient en fonction de votre configuration.

 

2. Dans Répartition mobile, sélectionnez l'option « Facturation des répartition » sous Répartition ou Patrouille.

ID du travail : L'identifiant unique de la patrouille ou de la répartition.

Bouton bleu plus : Cliquez sur ce bouton pour modifier le rapport associé au travail.

Note de facturation : Lire la note associée à la patrouille ou à la répartition.

Type de travail : Le nom ou la description du travail.

Heure : La date et l'heure du travail.

Compte : Nom et adresse du site où le travail a été effectué.

Bouton Info : Ce bouton permet de réviser le travail et d'y apporter des modifications. En cliquant dessus, une nouvelle fenêtre s'ouvre dans la barre latérale gauche.

Niveau de prix : Cette colonne contient le nom et d'autres informations sur le niveau de prix. Le message rouge « NON CONFIGURÉ » apparaît si aucun niveau de prix n'est défini.

1. Pour ajouter ou mettre à jour un niveau de prix, cliquez sur le bouton « Info ».
2. Cliquez sur le bouton du signe du dollar.
3. Sélectionnez un niveau de prix dans le menu déroulant.

Assigné : L'employé à qui le travail a été attribué.

Région : La région dans laquelle le travail a été traité.

Statut : Le dernier statut du travail.

Min : Si un ANS est défini, cette colonne affiche le nombre de minutes en plus ou en moins par rapport à l'ANS.

Prix : Le montant que vous facturez pour le travail à votre client.

Liste déroulante d'approbation : Sélectionnez Approuver ou Annuler. En cas d'annulation, le travail ne sera pas facturé. S'il est approuvé, le travail apparaîtra sur une facture.

Bouton Modifier les registres de temps : Ce bouton vous permet de modifier les registres de temps pour le travail.

Facturation de la patrouille et de la répartition - au niveau du site

 

Suivez les étapes ci-dessous pour accéder à l'écran de vérification de la facturation sur le site.

1. Cliquez sur la vignette Sites (Client).
2. Sélectionnez le site pour lequel vous souhaitez vérifier la facturation. Vous pouvez soit cliquer sur le site, soit sur le bouton « Afficher ».

3. Cliquez sur l'onglet « Répartition mobile »

4. Sélectionnez Vérification de la facturation sous Patrouille ou Répartition.

Remarque : Lorsque vous sélectionnez un multi site, vous vérifiez la facturation de ses sous-sites.

Lorsque vous supprimez la relation entre un multi-site et ses sous-sites, les informations de facturation des sous-sites ne seront plus disponibles sous le multi-site.