Paramètres par défaut de la gestion administrative pour la planification des horaires

Aperçu

Le module de planification des horaires de TrackTik offre de nombreux avantages qui rationalisent la gestion du personnel et améliorent l'efficacité opérationnelle. L'automatisation du processus de planification des horaires réduit considérablement la charge de travail administratif et réduit les erreurs associées à la planification manuelle. Le module permet de créer des modèles personnalisables, ce qui facilite la gestion des quarts de travail récurrents et permet de s'adapter aux changements de dernière minute. Consultez les sections ci-dessous pour configurer les paramètres de planification par défaut de la gestion administrative de votre entreprise.

Paramètres par défaut de la planification des horaires

Les paramètres par défaut choisi pour Horaires et Présences vont s'appliquer à toute la région à moins de changer les paramètres directement aux sites/zones. Pour configurer les paramètres par defaut des horaires:

• Accédez aux paramètres
• Sélectionnez la Gestion administrative par défaut
• Allez à la section Paramètres par défaut de la planification et effectuez les étapes suivantes :
   
  • Choisissez une date de début de cycle – Choisissez entre 7 ou 14 jours dans le menu déroulant pour un cycle de planification hebdomadaire ou bihebdomadaire.
  • Premier jour de la semaine du modèle d'horaire : il s'agit du jour de début par défaut pour chaque modèle. Si la valeur par défaut est un lundi, le modèle sera répété du lundi au dimanche (sur la base d'un cycle de sept jours). Si la date de début d'un site particulier est fixée à un jeudi, elle se répétera du jeudi au mercredi (sur la base d'un cycle d'une planification de sept jours). Cette situation se poursuivra à moins qu'une modification ne soit apportée au cycle de planification ou à la date de début de la première période.
  • Autoriser la planification pour les jours « fermés » : vous pouvez identifier les jours où le site n'est pas occupé, comme les fins de semaine pour un immeuble de bureaux, et ajuster la planification pour ces jours-là. En choisissant Oui dans la liste déroulante, vous ajoutez l'option à votre modèle d'horaire pour créer un horaire unique pour les jours ouvrables « fermés ». 
  • Période de repos minimale entre les quarts de travail (en heures) : Entrez le nombre d'heures minimum que vous devez avoir entre chaque quart de travail. Ceci s'applique sur les quart de travail publié et non-publié et vous permet de répondre aux exigences juridictionnelles en matière de d'horaire.
  • Gérer les exigences en matière de compétences - Les exigences en matière de compétences peuvent varier d'un poste à l'autre. Il se peut que vous ayez certaines exigences non facultatives (compétences obligatoires) pour certains postes et certains quarts de travail. En fonction des besoins de votre entreprise, vous pouvez choisir l'une des trois options proposées dans le menu déroulant :
    • Permettre la planification d'un employé non-qualifié sur des postes nécessitant des compétences techniques spécifiques— TrackTik vous montreras tous les employées, peu importe les compétences dans leur profils. Cela offre la flexibilité d'affecter à des postes exigeant certaines compétences techniques des employés dont le profil ne mentionne pas ces compétences. Lorsque vous ajoutez l'employé au planning, vous recevrez un avertissement indiquant qu'il ne répond pas aux exigences.
    • Permettre la planification d'employés qualifiés dont les compétences sont périmées – Par défaut, TrackTik ne vous montrera que les employés ayant les compétences nécessaires dans leurs profils d'employés. Si une compétence (par exemple, un permis de port d'armes) est expirée, un avertissement s'affichera avant que vous ne l'ajoutiez à l'horaire.
    • Bloquer la planification des employés qualifiés dont les compétences sont expirées – TrackTik vous empêchera de planifier les employés dont les compétences sont expirées ou manquantes.  
       
  • Approbation automatique des quarts de travail : vous pouvez configurer TrackTik pour approuver automatiquement les quarts de travail au lieu de les approuver manuellement.
    Choisissez parmi les trois options de la liste déroulante.
    • Ne pas approuver automatiquement – Vous approuverez manuellement les quarts de travail.
    • Ajuster les quarts de travail à l'heure planifiée lorsqu'ils se trouvent dans les plages ci-dessous – À l'aide des curseurs, vous pouvez définir une période de grâce allant jusqu'à trente minutes avant et après le début et la fin planifiés des quarts de travail. Si un agent de sécurité respecte le seuil des deux délais de grâce lors de son pointage de début et de fin, TrackTik approuvera son quart de travail.
    • Approbation automatique – Quelle que soit l'heure à laquelle l'agent de sécurité pointe, TrackTik approuvera le quart de travail lorsqu'il sera terminé.
  • Règle d’arrondissement - Arrondissez automatiquement la durée des vacations à la tranche de trois, cinq, six, dix ou quinze minutes la plus proche. Ce paramètre s'applique aussi bien aux vacations approuvées individuellement qu'à celles approuvées par lots. En survolant les heures enregistrées sur les écrans « Plannings et présence », « RH et paie » ou « Facturation », vous visualiserez à la fois la durée arrondie et la durée réelle. Une colonne « Heures arrondies » sera également ajoutée à toute exportation de données incluant les durées de vacation.
     
  • Bloquer l'affectation d'un employé à un quart de travail dans une période de paie bloquée – Vous cochez cette case, vous ne pouvez pas affecter un employé à un quart de travail dans un cycle de paie approuvé et bloqué .
     
• Descendez au bas de l'écran et cliquez sur ENREGISTRER LES PARAMÈTRES PAR DÉFAUT.