La gestion des présences vous permet de gérer les exceptions à la planification, telles que l'accès de l'administrateur à l'horloge pointeuse, la résolution des quarts de travail vacants et des quarts de travail du babillard, le suivi des quarts de travail non confirmés ou des offres, et l'examen des notes ajoutées à un quart de travail.
Cliquez sur la section Surveillance des présences pour afficher les présences des agents de sécurité dans les quarts de travail en cours. Pour chaque agent de sécurité, vous verrez son nom, le nom du site ou de la zone où le quart de travail est planifié, ainsi que le poste :
Tableau de bord > Horaires et présences > Surveillance des présences
Barres des quarts de travail : les barres noires représentent les heures prévues pour les quarts de travail.
Barres de travail : Les barres de travail indiquent les heures enregistrées par l'agent de sécurité. Elles sont vertes si l'agent de sécurité a pointé le début de son quart de travail et en bleu s'il a pointé la fin de son quart de travail. Trouvez rapidement les problèmes en observant la différence entre le début de la barre de quart de travail et la barre de travail.
Heure actuelle : une ligne rouge verticale traversant les barres de quart de travail représente l'heure actuelle.
Modifiez les quarts de travail et enregistrez les heures à partir de cette vue en cliquant sur n'importe quelle barre. La fenêtre contextuelle propose plusieurs options pour modifier le quart de travail. Différentes options seront disponibles en fonction du statut du quart de travail et si celui-ci est vacant ou non, par exemple :
Enregistrement du temps : Si un agent de sécurité ne travaille plus, vous pouvez enregistrer manuellement le temps travaillé par l'agent. Cliquez sur le bouton Enregistrer le temps et réglez l'heure enregistrée sur l'heure correcte.
Pointage de début de quart de travail : Pointer manuellement pour un agent de sécurité. Cliquez sur le bouton Pointage de début et sélectionnez l'heure de début de l'agent de sécurité.
Replace: If a security guard cannot make their shift, you can use the Replace option to review the list of security guards available to cover the shift.
Supprimer : Effacer/supprimer le quart de travail.
Modifier le quart de travail : L'onglet Modifier l'horaire vous permet de modifier les heures prévues pour le quart de travail. Vous pouvez modifier l'heure de début ou de fin du quart de travail. Dans cette fenêtre, vous pouvez également modifier la durée de la pause, ajouter des commentaires sur le quart de travail ou changer l'employé affecté à celui-ci.
Vous pouvez également accéder à la surveillance des présences directement à partir du tableau de bord en cliquant sur Présences dans la section de l'onglet Flux d'activités.
This section is used to clock in security guards remotely. Shifts in blue are already clocked in, while the ones in grey are not. For this second type, you have two different options:
Pointer l'arrivée maintenant : C'est au début du quart travail que vous déciderez de pointer l'agent de sécurité.
Pointer l'arrivée à l'heure prévue : Le début du quart de travail sera rétroactif et sera identifié comme s'il avait commencé à l'heure conformément à ce qui était prévu dans l'horaire.
Vous pouvez proposer des quarts de travail vacants à un ou plusieurs agents par texto. Les agents peuvent répondre au texto en confirmant qu'ils acceptent de prendre le quart de travail. Une fois cette étape franchie, l'agent sera automatiquement affecté au quart de travail.
Sélectionner le quart de travail à proposer
Commencez par localiser toutes les quarts de travail actuellement vacants. Vous pouvez le faire directement à partir du tableau de bord des horaires ou en cliquant sur le bouton quarts de travail vacants à votre gauche :
Tableau de bord > Horaires et présences > Quarts de travail vacants
Sélectionnez le bouton Rechercher des employés associé au quart de travail souhaité dans le panneau Quarts de travail vacants.
Sélectionnez l'agent qui recevra l'offre
Une fois le quart de travail sélectionné, l'information apparaît dans la partie gauche du panneau d'affectation.
In the assignment panel, you can filter the security guards based on criteria such as experience at the site, not overtime, skills requirements, hourly only, etc. The list of available security guards will appear below. You can select one or several guards at a time or use the option to select all security guards.
Once you have selected the security guards, click Offer by SMS to offer the shift.
Filtrer par :
Expérience sur le site : L'agent a déjà travaillé sur le site.
Pas d'heures supplémentaires : N'affichez que les agents qui ne feraient pas d'heures supplémentaires s'ils travaillaient.
Compétences requises : Appliquer les exigences en matière de compétences pour le poste ou le quart de travail.
Horaire seulement : Sélectionner uniquement les salariés horaires.
Appliquer la période de repos minimum entre les quarts de travail : Appliquer la période de repos définie dans les paramètres.
Principal sur le site : Sélectionnez uniquement les agents pour lesquels ce site est leur site principal.
A un grief : Sélectionnez uniquement les agents qui ont déposé un grief.
Distance maximale : Définissez la distance maximale entre l'habitation et le lieu de travail de l'agent.
Taux maximum : Ne sélectionnez que les gardes dont le salaire horaire est égal ou inférieur au montant saisi.
Trier par :
Griefs : Trier par agent ayant déposé des griefs.
Site principal : Trier par les agents pour lesquels le site sélectionné est principal.
Ancienneté par site assigné : Trier les agents par ancienneté sur le site.
Ancienneté dans l'entreprise : Trier les agents par ancienneté dans l'entreprise et indépendamment du site.
Classe d'employés : Trier les agents par classe d'employés.
Choisir la méthode d'offre
Utilisez le menu déroulant Technique pour sélectionner la méthode de distribution de l'offre SMS.
Send All at Once: This method will send the SMS to all selected security guards simultaneously. The first security guard to respond will be assigned to the shift.
Send in Sequence: Send the SMS to security guards in the order you selected from the employee list. This option allows you to choose the delay between each SMS that does not get a response.
Some payment options are available to help incentivize security guards to work the shift. Select the payment option before sending the vacant shift offer via SMS. Use the Premium Type drop-down to select which payment option will be used for this shift.
Payer le taux régulier : Aucun ajustement du taux de rémunération configuré pour le poste.
Même prime : Sélectionnez le montant en dollars comme taux fixe pour toute personne qui prend le quart de travail, quel que soit son taux de rémunération ou son affectation au quart de travail.
Montant en dollars en plus : Cette option permet d'ajouter un montant en dollars sélectionné comme prime au taux par défaut du quart de travail.
Cliquez sur le bouton Enregistrer pour envoyer l'offre par SMS.
Affecter l'agent
Vous pouvez également ignorer le processus d'offre et affecter l'agent au quart de travail Vous pouvez le faire en cliquant sur le bouton Assigner.
Remplissez les champs pour attribuer le quart de travail.
Commentaires : Saisissez des commentaires facultatifs sur l'affectation du quart de travail.
Accuser réception du quart de travail : Accuse réception du quart de travail pour l'agent.
Notifier du changement de quart de travail : Cochez cette option pour envoyer un courriel à l'agent au sujet du quart de travail.
Cliquez sur le bouton Enregistrer pour attribuer le quart de travail.
Enregistrer l'appel dans la file d'attente des propositions
Si vous souhaitez appeler le l'agent pour lui proposer le quart de travail, vous pouvez utiliser le bouton Effectuer un appel. L'offre est alors ajoutée à la file d'attente des propositions.
Affecter : Sélectionnez Oui ou Non, selon la réponse de l'agent.
Appeler le numéro : Sélectionnez le numéro de téléphone que vous avez appelé pour proposer le quart de travail.
Appelé à : Sélectionnez la date et l'heure de l'appel.
Commentaires : Saisir des commentaires facultatifs sur la proposition.
File d'attente des propositions
Lorsque vous enregistrez un appel pour proposer un quart de travail à un agent de sécurité, il apparaît automatiquement dans la file d'attente des propositions. La file d'attente des propositions vous permet de gérer simultanément toutes vos propositions afin de vous assurer qu'elles sont traitées rapidement.
Accédez à la file d'attente des propositions en suivant ce chemin :
Tableau de bord > Horaires et présences > File d'attente des propositions
Cliquez sur le bouton « Afficher » correspondant à la proposition de quart de travail de droite et accédez à toutes les informations.
Lorsque vous enregistrez un appel pour proposer un quart de travail à un agent de sécurité, il apparaît automatiquement dans la file d'attente des propositions. La file d'attente des propositions vous permet de gérer simultanément toutes vos propositions afin de vous assurer qu'elles sont traitées rapidement.
Accédez à la file d'attente des propositions en suivant ce chemin :
Tableau de bord > Horaires et présences > File d'attente des propositions
Cliquez sur le bouton « Afficher » correspondant à la proposition de quart de travail de droite et accédez à toutes les informations.
- Type : Une icône d'appareil mobile apparaît dans cette colonne si la proposition a été faite par texto. S'il s'agit d'un appel téléphonique, une icône de téléphone apparaîtra.
- Propositions : Le nombre de propositions pour les quarts de travail.
- Jour : Le jour du quart de travail.
- Date de début : La date de début du quart de travail.
- Heure : Heure de début du quart de travail.
- Poste : Le nom du site et du poste.
-
Statut : Le statut du quart de travail.
- Vert : Accepté. L'agent a accepté de travailler lors du quart de travail.
- Jaune : En attente. La proposition n'a pas encore reçue de réponse.
- Rouge : Refusé. Le garde a refusé la proposition, ou
- Échec/expiration. Il ne restait plus de temps pour accepter la proposition.
- View the additional shift information, the list of security guards it was offered to, and their response status.
Quarts de travail non confirmés
The Unconfirmed Shifts section works the same way the Vacant Shifts section does, but it only applies to shifts that your security guards have not acknowledged.
Commencez par localiser toutes les quarts de travail non confirmés. Vous pouvez y accéder en cliquant sur le bouton des quarts de travail non confirmés :
Tableau de bord > Horaires et présences > Quarts de travail non confirmés
De là, cliquez sur le bouton « Afficher le quart de travail » pour l'employé que vous souhaitez consulter.
Sélectionnez le(s) agent(s) de sécurité qui recevront l'offre
Une fois l'employé sélectionné, l'information relative au quart de travail non confirmé apparaît sous la liste initiale.
Vous pouvez alors accéder aux mêmes options de modification du quart de travail que ci-dessus ou envoyer un courriel de rappel à l'agent. Vous pouvez également accuser réception du quart de travail en cliquant sur le bouton Accuser réception.
Notes sur le quart de travail
Cette section est un référentiel unique pour toutes les notes système et manuelles saisies pour chaque quart de travail. Le système génère des notes lorsque les utilisateurs modifient les quarts de travail. Les utilisateurs peuvent également saisir manuellement les notes pour les quarts de travail.
Suivez ce chemin pour afficher cette zone : Tableau de bord > Horaires et présences > Notes sur les quarts de travail.
Cette section est un référentiel unique pour toutes les notes système et manuelles saisies pour chaque quart de travail. Le système génère des notes sur les quarts de travail lorsque les utilisateurs modifient ceux-ci, mais les utilisateurs peuvent également saisir les notes manuellement.
Suivez ce chemin pour afficher cette zone : Tableau de bord > Horaires et présences > Notes sur les quarts de travail.
Cliquez sur le bouton d'affichage pour accéder au panneau situé à droite de l'écran. Ce panneau compile toute l'information pertinente sur le quart de travail et les commentaires des utilisateurs.
Remarque : Lorsque vous marquez une note sur le quart de travail comme étant liée à la facturation à partir d'une vignette de quart de travail, cette note n'est utilisée qu'à des fins de référence et n'entraîne pas la facturation automatique du quart de travail.
Approbation des heures
Approuver les quart de travail
Cette section vous aidera à valider les heures travaillées par vos employés sur l'ensemble du portail. Vous apprendrez également à annuler l'approbation d'un quart de travail afin d'y apporter des modifications si nécessaire et de l'approuver de nouveau ultérieurement.
Pour accéder à la liste complète des feuilles de temps, suivez ce chemin :
Tableau de bord > Horaire et présences > Approbation des heures
- Bouton de la vignette du quart de travail : Cliquez sur ce bouton pour afficher/modifier la vignette du quart de travail.
- Nom : Le nom de l'agent.
- Jour : Le jour du quart de travail.
- Date de début : La date de début du quart de travail.
- Heure : Heures de début et de fin du quart de travail.
- Pointage pour les quarts de travail: Les heures de début et de fin du quart de travail.
- Poste : Le nom du poste et du site.
- Payer le jour férié : L'indicateur de rémunération des jours fériés payés.
- Facturer le jour férié : L'indicateur de facturation des jours fériés.
- Horaire : Le nombre d'heures prévues pour le quart de travail.
- Pauses planifiées : Lorsque la gestion des pauses est utilisée, la durée des pauses repas et des pauses repos est planifiée. Sans gestion des pauses, le nombre total de minutes de pauses planifiées.
- Horaire : Le nombre d'heures enregistrées pour le quart de travail.
- Pauses réelles : Les pauses repas et café sont comptabilisées lorsque la gestion des pauses est utilisée. Sans gestion des pauses, le nombre total de minutes chronométrées pour les pauses.
- Approuvé : Le nombre d'heures approuvées. Vous pouvez saisir les heures manuellement ou cliquer sur les champs Pointé ou Approuvé pour approuver les heures.
- Modification à la paie : Si vous souhaitez payer plusieurs heures différemment de ce qui a été approuvé, vous pouvez saisir les heures manuellement dans ce champ. Dans le cas contraire, ce champ se remplit automatiquement.
- Dérogation à la facturation : Si le nombre d'heures facturées diffère du nombre d'heures approuvées, indiquez-le ici. Sinon, ce champ se remplira automatiquement lorsque vous cliquerez sur les colonnes Approuvé ou Pointé.
Vous pouvez également accéder aux mêmes fonctionnalités pour un site spécifique.
Pour y accéder, suivez ce chemin : Sites (Client) > Sélectionnez le site > Feuilles de présence.
Vous pouvez également consulter les feuilles de présence d'un employé particulier en cliquant sur la vignette Employés. À partir de cette vue, vous pouvez approuver les quarts de travail.
Annuler l'approbation des quarts de travail
Il se peut que vous deviez annuler l'approbation d'un quart de travail après l'avoir approuvé. Cela peut se produire si vous modifiez les heures payables ou facturables, les pauses ou les heures d'arrivée et de départ.
Pour annuler l'approbation d'un quart de travail dans les feuilles de présence sous l'employé :
- Cliquez sur la vignette Employés.
- Sélectionnez l'employé pour lequel vous souhaitez annuler le quart de travail.
- Cliquez sur le bouton de la roue.
- Cliquez sur le bouton « Quart de travail non approuvé ».
- Confirmez que vous souhaitez annuler l'approbation du quart de travail.
- Cliquez sur le bouton « Annuler l'approbation ».
Remarque : Après avoir annulé le quart de travail, vous devez la modifier manuellement avant de le réapprouver.
Vous pouvez également accéder à la vignette du quart de travail à partir de l'horaire en direct en cliquant sur n'importe quel quart de travail.
Vous pouvez également accéder aux vignettes de quarts de travail à partir du site sur l'horaire du site.
Quarts de travail non planifiés
Cette section affiche les quarts de travail qui se sont produits hors de l'horaire. Ils n'étaient pas planifiés, car aucun quart de travail n'était prévu pour l'agent qui travaillait. En résolvant le problème des quarts de travail non planifiés, vous vous assurez que vos horaires correspondent à la réalité lorsque vous approuvez et payez pour ceux-ci.
Pour accéder à cette section, suivez ce chemin : Tableau de bord > Horaires et présences > Quarts de travail non planifiés.
Créez un décalage en cliquant sur le bouton vert « Créer un quart de travail » pour chaque élément que vous souhaitez approuver. Ensuite, remplissez les champs comme vous le feriez pour n'importe quel quart de travail.
Pour modifier le statut d'une exception, cliquez sur le bouton vert « Afficher » à droite de l'écran.
Les exceptions sont traitées comme des billets à numéro unique.
Vous pouvez ajouter un commentaire à partir de l'écran suivant et définir le statut sur En attente/Attention requise ou Approuvé.