Paie et heures supplémentaires

Mettre en place la paie et les heures supplémentaires 

Pour accéder aux paramètres par défaut des fonctions Paie et Heures supplémentaires, suivez le chemin ci-dessous :

Paramètres > BackOffice par défaut > Paie & Heures supplémentaires Section Paramètres par défaut

Taux horaire par défaut de l'employé : À moins qu'il ne soit modifié par un taux de classe d'employés, un taux d'employés, un taux de site ou de zone ou un taux de poste, ce taux sera le taux par défaut pour les employés.

Veuillez noter que le taux horaire par défaut n’est pas obligatoire. Cependant, si vous n’avez pas saisi d’autres taux dans votre portail, cela entraînera une erreur critique lors du traitement de votre paie.

Horaire de paiement par défaut : Vous pouvez créer différents calendriers de paie. Une fois créés, ils apparaîtront ici pour que vous puissiez choisir. S’il y a un changement pour un employé, l’horaire régional de paie sera appliqué à tous les employés régionaux.

Règle d'heures supplémentaires par défaut : Choisissez la règle d'heures supplémentaires que vous souhaitez appliquer en fonction de vos préférences et de votre lieu de travail. Sauf modification pour un employé, la règle régionale sur les heures supplémentaires s'applique à tous les employés de la région.

Début des heures supplémentaires jour de la semaine : Cette information permettra au calendrier de paie de commencer à calculer la règle des heures supplémentaires le bon jour de la semaine. Cela garantira également que les heures supplémentaires sont correctement indiquées sur les horaires et que les employés sont bien rémunérés. Veuillez noter qu’il s’agit d’un cadre régional. Cela ne peut pas être modifié au niveau du site ou de l’employé.

Approbation automatique des équipes : Ce paramètre permet de fixer des délais de grâce avant et après les heures d'arrivée et de départ prévues. Les deux délais de grâce doivent être respectés par l'employé pour que le quart de travail soit approuvé automatiquement pour le nombre d'heures prévu. Faites glisser les curseurs pour ajuster les délais de grâce en fonction des besoins.

Note : Il s’agit d’un cadre régional uniquement, pas configuré au niveau du site ou des employés.

L'approbation automatique fonctionne si l'utilisateur est à l'origine du pointage d'entrée et de sortie. Les quarts de travail pour lesquels un administrateurs a effectué un pointage d'entrée ou de sortie ne seront pas approuvés automatiquement.

Tri de la paie : Ce paramètre vous permet de trier les données prêtes à la paie. Il organisera les données par ordre numérique si l’identifiant de l’employé est sélectionné ou par ordre alphabétique par nom de famille ou prénom, selon l’option choisie. Veuillez noter qu’il s’agit d’un cadre régional. Cela ne peut pas être modifié au niveau du site ou de l’employé.

Règles de prolongation 

TrackTik est préchargé avec des règles par défaut pour les heures supplémentaires. Vous pouvez ajouter d'autres règles relatives aux heures supplémentaires pour vous conformer à la législation en vigueur dans votre pays. Veuillez contacter votre représentant TrackTik pour configurer une règle d'heures supplémentaires personnalisée. 

Avec TrackTik, vous bénéficierez d’une grande flexibilité lors de la configuration et de l’application des règles de temps supplémentaires.

Pour voir la liste des règles de prolongation disponibles sur votre plateforme, suivez ce chemin :

Paramètres > Règles relatives aux heures supplémentaires.

Groupes de vacances 

Créez les jours fériés que votre entreprise observe pour la paie et la planification. Il n’y a pas de défauts, car les jours fériés varient d’un pays à l’autre et d’une région à l’autre. C’est pourquoi nous facilitons la création du ou des groupes des Fêtes auxquels vous souhaitez postuler.

Pour créer un groupe de jours fériés, veuillez suivre les étapes ci-dessous :

1. Cliquez sur Paramètres
2. Sélectionner les groupes de jours fériés
3. Cliquez sur Nouveaux groupes de jours fériés.

TrackTik est livré avec une liste de jours fériés prédéfinis. Choisissez un nom de groupe et cochez les jours fériés dans la liste. Vous pouvez créer plusieurs groupes de jours fériés pour répondre à tous vos besoins.

Si vous observez des jours fériés qui n’apparaissent pas sur la liste, ou si certains jours fériés ne tombent pas le même jour chaque année, TrackTik peut organiser des jours fériés personnalisés pour vous. Veuillez contacter votre représentant TrackTik pour en savoir plus.

 

Choisir un groupe de jours fériés par défaut

Les administrateurs peuvent définir un groupe de jours fériés par défaut pour tous les postes d'une région.

• Depuis votre portail, cliquez sur Paramètres. L'écran principal Paramètres s'affiche.
• À gauche, sous Configurations de la gestion administrative, cliquez sur gestion administrative par défaut. Les paramètres sont affichés.
• Sous Horaire, Paramètres par défaut, allez dans le champ Groupe de jours fériés par défaut et cliquez sur le menu déroulant pour afficher les groupes de jours fériés disponibles.
  • Lorsque vous choisissez un groupe de jours fériés par défaut, il s'applique aux deux sections (facturation et paie).
  • Lorsque vous choisissez un groupe de vacances au niveau régional, il s'applique à tous les postes régionaux.

Remarque :

• Si certains postes ont déjà un groupe de vacances sélectionné, le groupe de vacances ne sera pas mis à jour pour ces postes existants lors du choix d’un groupe de vacances par défaut.
• Lors de la sélection d'un groupe de jours fériés par défaut au niveau régional, les paramètres de facturation et de paie des jours fériés seront définis sur « Ne pas facturer les jours fériés / Ne pas payer les jours fériés ».
• Si vous exécutez un cycle de paiement et que vous recevez un message vous demandant de vérifier les paramètres par défaut du BackOffice, accédez aux paramètres par défaut du BackOffice, laissez les paramètres tels quels, enregistrez-les et réessayez le cycle de paiement.

• Lorsque vous ajoutez des congés liés à Pâques à un groupe de fêtes, assurez-vous de choisir le code des fêtes qui correspond à la fête observée par votre organisation ou région.

  Le code de Pâques représente le dimanche de Pâques. Si votre organisation observe le lundi de Pâques, utilisez plutôt le code applicable du lundi de Pâques, comme CAN-Lundi de Pâques ou Royaume-Uni-Lundi de Pâques, lorsque disponible.

  Ne modifiez pas l’entrée existante du congé de Pâques pour qu’elle représente le lundi de Pâques. Au lieu de cela, retirez le jour férié incorrect du groupe Holiday et ajoutez le code approprié du lundi de Pâques. Si la paie ou la facturation a déjà été traitée avec un code de congé incorrect, examinez la période affectée pour déterminer si des ajustements ou une régénération sont nécessaires.

Primes de paiement et de facture 

Créez différentes primes de rémunération ou de facturation à ajouter aux taux de rémunération ou de facturation de l'employé lorsque vous facturez vos clients. Vous pouvez utiliser les primes salariales pour inciter vos employés à couvrir des postes spécifiques ou appliquer une prime si les employés travaillant dans ces postes ont des compétences particulières.

Suivez ce chemin pour créer une nouvelle prime de paiement ou de facturation.

Paramètres > Primes > Nouvelle prime

Type : Décidez si vous voulez créer un élément qui sera payé à l'heure, payé ad hoc ou facturé à l'heure.

Code : Ce code sera utilisé dans l'ensemble du système. Veillez à ce qu'il soit facile à comprendre et à reconnaître.

Nom : Ce nom sera utilisé dans tout le système. Veillez à ce qu'il soit facile à comprendre et à reconnaître.

Prime : Saisissez le montant horaire de la prime que vous souhaitez appliquer.

Inclure dans le calcul des heures supplémentaires : Cochez la case pour que les heures supplémentaires soient incluses automatiquement.

Si vous choisissez de créer un élément ad hoc, d’autres champs apparaissent :

Type : Vous pouvez également choisir de payer par quart de travail ou par jour.

Déduction : Déterminez s'il s'agit d'une déduction.

Accessible dans le monde entier : Le rendre disponible dans toutes les régions.

Pour ajouter une prime salariale, vous devez créer ou modifier un poste spécifique sur un site :

Sites (Client) > Sélectionner un site > Postes > Créer un poste > Section des paramètres de paie.

Cochez l'option "Ce taux de rémunération" pour remplacer le taux de rémunération de l'employé. Remplissez ensuite le champ requis pour définir le nouveau taux de rémunération du poste.

Le champ Payer les primes vous permet d'accéder à des primes pré-créées. Veuillez noter que vous pouvez ajouter plusieurs primes au même poste.

Formats d’exportation 

TrackTik donne accès à certains formats d’exportation prédéfinis. Assurez-vous de demander à votre représentant TrackTik des options d’intégration supplémentaires.

Suivez ce chemin pour accéder aux paramètres d'exportation. 

Paramètres >Formats d'exportation > Général.

Pour configurer les exportations, choisissez votre type d'exportation préféré dans la liste des formats. Vous pouvez naviguer dans la liste disponible dans le menu "Général" pour obtenir des paramètres supplémentaires sur un choix spécifique.

Nous proposons actuellement la liste suivante de formats pour les exportations :

• QuickBooks IIF
• ADP Workforce Now
• Qforce
• PayChex
• NovaTime
• 3C
• BSD
• PayCom
• Time Gate
• SM
• Heightened