Pour accéder aux paramètres par défaut des fonctions Paie et Heures supplémentaires, suivez le chemin ci-dessous :
Paramètres > BackOffice par défaut > Paie & Heures supplémentaires Section Paramètres par défaut
Taux horaire par défaut de l'employé : À moins qu'il ne soit modifié par un taux de classe d'employés, un taux d'employés, un taux de site ou de zone ou un taux de poste, ce taux sera le taux par défaut pour les employés.
Veuillez noter que le taux horaire par défaut n'est pas obligatoire. Cependant, si vous n'avez pas mis en place d'autres taux dans votre portail, cela provoquera une erreur critique lors du traitement de votre paie.
Horaire de paie par défaut : Vous pouvez créer différents horaires de paie. Une fois créées, les horaires apparaîtront ici pour que vous puissiez les choisir. En cas de modification pour un employé, l'horaire de paie régional s'appliquera à tous les employés de la région.
Règle d'heures supplémentaires par défaut : Choisissez la règle d'heures supplémentaires que vous souhaitez appliquer en fonction de vos préférences et de votre lieu de travail. Sauf modification pour un employé, la règle régionale sur les heures supplémentaires s'applique à tous les employés de la région.
Jour de la semaine pour le début des heures supplémentaires : Cette information permettra de commencer le calcul de la règle des heures supplémentaires lors du jour de la semaine choisi. Cela permet également de s'assurer que les heures supplémentaires apparaissent correctement sur les horaire planifiés et que les employés sont correctement rémunérés pour leurs heures supplémentaires. Veuillez noter qu'il s'agit d'un paramètre régional uniquement. Il ne peut pas changer cela au niveau du site ou de l'employé.
Approbation automatique des quarts de travail : Ce paramètre permet de fixer des délais de grâce avant et après les heures d'arrivée et de départ prévues. Les deux délais de grâce doivent être respectés par l'employé pour que le quart de travail soit approuvé automatiquement pour le nombre d'heures prévu. Faites glisser les curseurs pour ajuster les délais de grâce en fonction des besoins.
Remarque : Il s'agit d'un paramètre régional uniquement, qui n'est pas configuré au niveau du site ou de l'employé.
L'approbation automatique fonctionne si l'utilisateur est à l'origine du pointage d'entrée et de sortie. Les quarts de travail pour lesquels un administrateurs a effectué un pointage d'entrée ou de sortie ne seront pas approuvés automatiquement.
Tri du cycle de la paie : Ce paramètre vous permet de trier les données prêtes pour la paie. Les données seront organisées par ordre numérique si l'option d'identifiant de l'employé est sélectionnée ou par ordre alphabétique par nom ou prénom selon l'option choisie. Veuillez noter qu'il s'agit d'un paramètre régional uniquement. Le changement au niveau du site ou de l'employé est impossible.
TrackTik est préchargé avec des règles par défaut pour les heures supplémentaires. Vous pouvez ajouter d'autres règles relatives aux heures supplémentaires pour vous conformer à la législation en vigueur dans votre pays. Veuillez contacter votre représentant TrackTik pour configurer une règle d'heures supplémentaires personnalisée.
Avec TrackTik, vous bénéficiez d'une grande flexibilité dans la configuration et l'application des règles relatives aux heures supplémentaires.
Pour voir la liste des règles relatives aux heures supplémentaires disponibles dans votre plateforme, suivez ce chemin :
Paramètres > Règles relatives aux heures supplémentaires.
Créez les jours fériés observés par votre entreprise à des fins de paie et de planification. Il n'y a pas de valeur par défaut, car les jours fériés varient d'un pays à l'autre et d'une région à l'autre. Il est donc facile de créer le(s) groupe(s) de jours fériés auquel(s) vous souhaitez postuler.
Pour créer un groupe de jours fériés, veuillez suivre les étapes ci-dessous :
- Cliquez sur Paramètres
- Sélectionner les groupes de jours fériés
- Cliquez sur Nouveaux groupes de jours fériés.
TrackTik est livré avec une liste de jours fériés prédéfinis. Choisissez un nom de groupe et cochez les jours fériés dans la liste. Vous pouvez créer plusieurs groupes de jours fériés pour répondre à tous vos besoins.
Si vous observez des jours fériés qui ne figurent pas dans la liste, ou si certains jours fériés ne tombent pas le même jour chaque année, TrackTik peut définir des jours fériés personnalisés pour vous. Pour ce faire, veuillez contacter votre représentant TrackTik.
Choisir un groupe de jours fériés par défaut
Les administrateurs peuvent définir un groupe de jours fériés par défaut pour tous les postes d'une région.
- Depuis votre portail, cliquez sur Paramètres. L'écran principal Paramètres s'affiche.
- À gauche, sous Configurations de la gestion administrative, cliquez sur gestion administrative par défaut. Les paramètres sont affichés.
- Sous Horaire, Paramètres par défaut, allez dans le champ Groupe de jours fériés par défaut et cliquez sur le menu déroulant pour afficher les groupes de jours fériés disponibles.
- Lorsque vous choisissez un groupe de jours fériés par défaut, il s'applique aux deux sections (facturation et paie).
- Lorsque vous choisissez un groupe de jours fériés au niveau de la région, il s'applique à tous les postes de la région.
Remarque :
- Si certains postes font déjà partie d'un groupe de jours fériés, celui-ci ne sera pas mis à jour lors de la sélection d'un groupe de jours fériés par défaut.
- Lors de la sélection d'un groupe de jours fériés par défaut au niveau régional, les paramètres de facturation et de paie des jours fériés seront définis sur « Ne pas facturer les jours fériés / Ne pas payer les jours fériés ».
- Si vous exécutez un cycle de paiement et que vous recevez un message vous demandant de vérifier les paramètres par défaut du BackOffice, accédez aux paramètres par défaut du BackOffice, laissez les paramètres tels quels, enregistrez les paramètres et réessayez le cycle de paiement.
Pour obtenir des informations sur les codes de rémunération et déterminer s'ils sont adaptés à votre activité, veuillez contacter votre représentant TrackTik.
Créez différentes primes de rémunération ou de facturation à ajouter au taux de rémunération de l'employé ou au taux de facturation lorsque vous facturez vos clients. Vous pouvez utiliser les primes de rémunération pour inciter vos employés à assurer certains quarts de travail ou appliquer une prime si les employés qui travaillent dans ces quarts de travail ont des compétences particulières.
Suivez ce chemin pour créer une nouvelle prime de paiement ou de facturation.
Paramètres > Primes > Nouvelle prime
Type : Décidez si vous voulez créer un élément qui sera payé à l'heure, payé ad hoc ou facturé à l'heure.
Code : Ce code sera utilisé dans l'ensemble du système. Veillez à ce qu'il soit facile à comprendre et à reconnaître.
Nom : Ce nom sera utilisé dans tout le système. Veillez à ce qu'il soit facile à comprendre et à reconnaître.
Prime : Saisissez le montant horaire de la prime que vous souhaitez appliquer.
Inclure dans le calcul des heures supplémentaires : Cochez la case pour que les heures supplémentaires soient incluses automatiquement.
Si vous avez choisi de créer un élément ad hoc, d'autres champs apparaissent :
Type : Vous pouvez également choisir de payer par quart de travail ou par jour.
Déduction : Déterminez s'il s'agit d'une déduction.
Accessible dans le monde entier : Le rendre disponible dans toutes les régions.
Pour ajouter une prime salariale, vous devez créer ou modifier un poste spécifique sur un site :
Sites (Client) > Sélectionner un site > Postes > Créer un poste > Section des paramètres de paie.
Cochez l'option « Ce taux de rémunération » pour remplacer le taux de rémunération de l'employé. Remplissez ensuite le champ requis pour définir le nouveau taux de rémunération du poste.
Le champ Payer les primes vous permet d'accéder à des primes pré-créées. Veuillez noter que vous pouvez ajouter plusieurs primes au même poste.
TrackTik donne accès à certains formats d'exportation prédéfinis. N'hésitez pas à demander à votre représentant TrackTik quelles sont les options d'intégration supplémentaires.
Suivez ce chemin pour accéder aux paramètres d'exportation.
Paramètres >Formats d'exportation > Général.
Pour configurer les exportations, choisissez votre type d'exportation préféré dans la liste des formats. Pour obtenir des paramètres supplémentaires sur un choix spécifique, vous pouvez consulter la liste disponible dans le menu « Général ».
Nous proposons actuellement la liste suivante de formats pour les exportations :
- QuickBooks IIF
- ADP Workforce Now
- Qforce
- PayChex
- NovaTime
- 3C
- BSD
- PayCom
- Time Gate
- SM
- Heightened