Ce document fournit des instructions étape par étape sur la manière de préparer les factures.
- Sous l'onglet Facturation, cliquez sur l'option de menu Préparer une facture.
- Assurez-vous que toutes les conditions préalables ont été remplies.
- Cliquez sur le bouton « Aperçu » pour résoudre les éventuelles erreurs de facturation.
Pour éviter toute erreur de facturation, vous devez vous assurer que tous les contrats sont configurés avec des modèles de service, que tous les quarts de travail sont approuvés pour des services horaires et que tous les contrats comportent des services facturables pour ce cycle de facturation.
Cliquez sur l'onglet Facturation.
Cliquez sur Préparer une facture.
Vous pouvez filtrer les occurrences. Si vous filtrez par dates, veillez à toujours inclure la date de création de la facture. (En général, un jour après la fin de la période)
Assurez-vous qu'il existe une méthode de distribution pour chaque facture. Les factures pour les sites sans méthode de distribution afficheront une erreur dans la colonne Distribution.
Vous pouvez résoudre cette erreur en allant sur le site et en configurant une méthode de distribution dans les options de facturation du site.
En fonction du statut de la facture, une fenêtre surgissante s'ouvrira avec un choix présélectionné.
Créer une facture en tant que brouillon et modifier : Ajoutez ou retirez des éléments de la facture.
Créer une facture et avoir un aperçu PDF : Générez le PDF de la facture *Meilleure option si la facture ne nécessite pas d'ajustement manuel.
Créer et approuver la facture : Une fois la facture approuvée, vous ne pouvez plus la modifier * Il est conseillé d'utiliser cette option pour les éléments récurrents, les factures à coûts fixes ou les factures déjà révisées.
Créer et approuver et distribuer : Créez et approuvez la facture et envoyez une copie au client et à vous-même si vous l'avez choisi.
Vous pouvez également aller sur Afficher toutes les factures pour approuver et distribuer les factures.
Suivez ce chemin : Tableau de bord > Facturation > Afficher toutes les factures.
Si vous trouvez des erreurs de facturation, sélectionnez l'aperçu de la ligne de la facture, puis l'erreur pour résoudre le problème. Une fois les erreurs corrigées, vous pouvez à nouveau créer le type de facture de votre choix.
Après avoir examiné votre facture et apporté les modifications nécessaires, vous pouvez l'approuver et la distribuer.