Vous pouvez prétraiter un cycle de paie à partir de l'option de menu Préparer le cycle de paie. Cliquez ensuite sur le bouton « Détails / Préparer ».
Filtrez les données pour trouver le cycle de paie que vous souhaitez prétraiter. Les filtres comprennent l'horaire de paie, les régions (si votre portail est configuré de cette manière) et la plage de dates.
Vous verrez un changement de statut en fonction de votre progression dans le processus en trois étapes. De cette façon, vous pouvez facilement savoir où vous vous êtes arrêté pour chacun d'entre eux.
Une fois que vous avez sélectionné un cycle de paiement, cliquez sur le bouton Prétraitement du cycle de paiement.
Après avoir cliqué sur le bouton Prétraitement du cycle de paiement, vous pouvez rencontrer les types d'erreurs suivants :
Erreurs d'avertissement : Informations qu'il est bon de connaître mais qui ne constituent pas nécessairement un problème. Les avertissements vous permettront de continuer à traiter votre cycle de paie. Voici une liste d'éléments susceptibles de générer ce type d'erreurs :
- Le quart de travail a été laissé vacant ou sur le tableau des quarts de travail.
- Une quart de travail compte plus de 12 heures.
- Élément de rémunération ponctuel : Remboursement des frais de voyage
- L'horaire du quart de travail est couvert par le salaire.
- Les heures approuvées sont inférieures à 50 % des heures prévues.
- Un quart de travail dépasse d'une heure l'horaire prévu.
- Le taux horaire est élevé – plus de 35 $/heure
- Le taux horaire est bas – inférieur à 5 $/heure
- Taux horaire zéro. La période de travail ne sera pas payée à l'employé.
Erreurs bloquantes : Une erreur bloquante est importante; elle vous empêchera de continuer tant que vous ne l'aurez pas résolue. Voici une liste des éléments qui génèrent ce type d'erreur :
- Un changement de quart de travail n'est pas approuvé
- Le quart de travail n'a pas de taux de rémunération
Remarque : Lorsque vous exécutez votre paie, vous pouvez afficher les quarts de travail de vos employés dans leur région d'origine et dans leur région extérieure.
L'avantage : les administrateurs, votre back-office, les superviseurs et le personnel de sécurité bénéficient d'une plus grande transparence sur leur paie pour un traitement correct.
Exemple :
- Les cycles de paie avec des employés travaillant dans une région avec des sous-régions
- La région A a des sous-régions A1, A2, A3
- L'utilisateur 1 vit dans la région A
- L'utilisateur 1 effectue des transferts dans la région A et sous-régions A1, A2, A3
- Lors de l'exécution de la paie pour la région A, toutes les affectations effectuées pour l'utilisateur 1 dans les régions/sous-régions (A, A1, A2, A3) sont calculées.
- Toutes les affectations non approuvées pour l'utilisateur 1 dans les sous-régions A1, A2 et A3 seront affichées sous forme d'erreur que l'utilisateur de la paie devra résoudre (voir l'image suivante).
- Lors de l'approbation des quarts de travail provenant d'une région externe, le nom du ou des sites de la région où les quarts de travail ont été effectués s'affiche.
Lorsque toutes les erreurs de blocage auront été résolues, vous pourrez passer à l'étape suivante.