Exigences relatives au cycle de paie
Veillez à ce que les éléments suivants soient correctement configurés. Si ce n'est pas le cas, votre cycle de paie risque de ne pas s'exécuter ou de ne pas contenir des données exactes.
- Les paramètres de rémunération des employés et les configurations de la gestion administrative sont terminés : Voir la section sur les paramètres et les conditions préalables.
- Les horaires sont publiés et distribués : Voir la section sur le modèle d'horaire.
- Les quarts de travail vacants sont attribués aux employés en cas de besoin : Voir la section sur les quarts de travail vacants.
- Les employés pointent le début et la fin de leur quart de travail en utilisant l'une des méthodes suivantes : application mobile, licence sur site, système RVI si configuré, ou pointeuse par lot.
- Vous devez approuver les feuilles de présence, sinon une erreur se produira lors du prétraitement d'un cycle de paie : Voir cette vidéo sur l'approbation des feuilles de présence. Voir également la section sur l'approbation automatique des quarts de travail.
- Les remboursements de frais et les revenus ou les déductions ad hoc sont gérés : Voir la section Création d'un poste et remboursement des frais.
- Les quarts de travail non planifiés sont révisés et traités si nécessaire. Consultez la section sur les quarts de travail non planifiés.
Numéro d'employé alternatif Paycor
Si vous utilisez Paycor pour le traitement de la paie, TrackTik prend désormais en charge le numéro d'employé alternatif de Paycor pour les exportations de fichiers plats. Ce champ est disponible dans le profil de l'employé, sous l'onglet « Champs personnalisés », et remplace l'ancien numéro d'employé Paycor.
Remboursement des frais
Comme vous pouvez le constater, vous pouvez marquer un poste comme éligible au remboursement des frais. Veuillez vous référer à l'exemple ci-dessous, où deux éléments ont été ajoutés par le biais de codes de rémunération : Remboursement des frais de voyage et prime d'uniforme 1.
La section Remboursement des dépenses de la capture d'écran ci-dessous n'apparaît que si vous avez ajouté un élément via l'option Remboursement des dépenses.
Pour y accéder, veuillez suivre les étapes suivantes :
- Cliquez sur Sites (Client) et sélectionnez le site.
- Sélectionner les feuilles de présence
- Cliquez sur l'icône de l'engrenage pour un quart de travail.
- Sélectionnez l'approbation des heures.
- Remplissez les champs pour lesquels vous souhaitez demander un remboursement.
Cliquez sur le bouton Enregistrer.
Remarque : les champs varient en fonction des différentes catégories de codes de rémunération que vous avez créées et attribuées au poste de ce quart de travail.
Tous les remboursements de frais apparaîtront dans les données prêtes pour la paie lorsque vous l'exécuterez.
Gains ou déductions ad hoc
Vous pouvez ajouter des gains et des déductions ad hoc au profil RH de l'employé dans la section Gains ad hoc ou Déductions ad hoc. Créer des éléments ad hoc pour payer les primes, les congés de maladie et d'autres gains/déductions qui ne dépendent pas du quart de travail.
Avant d'ajouter des gains ou des déductions ad hoc, vous devez vous assurer que le code de paie a été créé. Pour plus d'informations, reportez-vous à la section relative aux codes de paie.
Suivez les étapes ci-dessous pour ajouter des gains ou des déductions ad hoc.
- Cliquez sur Employés et sélectionnez un employé
- Cliquez sur Profil RH
- Sélectionner les gains adhoc
Ou...
- Sélectionner les employés et sélectionner un employé
- Cliquez sur Profil RH
- Sélectionner les retenues adhoc
- Cliquez sur Créer un nouveau poste ou Créer une nouvelle déduction.
- Remplissez les champs pour définir les éléments ad hoc requis pour votre employé.
Toute rémunération ou retenue ad hoc sera incluse dans les données prêtes pour la paie lorsque vous l'exécuterez.
Tant que le poste ad hoc n'est pas traité dans un cycle de paiement, vous pouvez le supprimer. Une fois le cycle de paiement traité, vous devez le déverrouiller si vous souhaitez le supprimer.
Exécution d'une paie
Depuis le tableau de bord en direct :
- Cliquez sur l'onglet RH et Paie.
- Cliquez sur Préparer le cycle de paiement.
Prétraitement du cycle de paiement : Le système vérifiera pour vous si des erreurs requièrent votre attention. Deux types d'erreurs peuvent être rencontrés : les erreurs d'avertissement ou de blocage.
Procéder à l'exécution du cycle de paie : Tout sera automatiquement calculé et affiché pour examen et vérification si vous souhaitez poursuivre.
Approuver et Verrouiller : Une fois la vérification terminée, approuvez le cycle de paie et verrouillez-le afin qu’aucun autre ajustement ne puisse être effectué.
Débloquer le cycle de paie : Un cycle de paie verrouillé peut être déverrouillé afin que vous puissiez y apporter d'autres modifications.
Avertissement du cycle de paiement avant traitement et erreurs bloquantes
- Vous pouvez prétraiter un cycle de paie à partir de l'option de menu Préparer le cycle de paie.
- Filtrez les données pour trouver le cycle de paie que vous souhaitez prétraiter. Les filtres comprennent le calendrier de paie, les régions (si votre portail est configuré de cette manière) et la plage de dates.
- Au fur et à mesure que vous progressez dans le processus, vous verrez l'état changer. De cette façon, vous pouvez facilement savoir où vous vous êtes arrêté pour chacun d'entre eux.
- Cliquez sur le bouton Détails/Préparation pour traiter le cycle de paie.
- Une fois que vous avez sélectionné un cycle de paiement, cliquez sur le bouton Prétraitement du cycle de paiement.
Après avoir cliqué sur le bouton Prétraitement du cycle de paie, vous pouvez rencontrer les types d'erreurs suivantes :
Erreurs d'avertissement : Information qu'il est bon de connaître mais qui ne constituent pas nécessairement un problème. Les avertissements vous permettent de continuer à traiter votre cycle de paie. Voici une liste d'éléments susceptibles de générer ce type d'erreur :
- Un quart de travail a été laissé vacant ou sur le babillard des quarts de travail.
- Un quart de travail compte plus de 12 heures
- Élément de rémunération ponctuel : Remboursement des frais de voyage
- L'horaire du quart de travail est couvert par le salaire.
- Les heures approuvées sont inférieures à 50 % des heures prévues.
- Un quart de travail dépasse d'une heure l'horaire prévu.
- Le taux horaire est élevé – plus de 35 $/heure
- Le taux horaire est bas – inférieur à 5 $/heure
- Taux horaire zéro. Le quart de travail ne sera pas payée à l'employé.
Erreurs bloquantes : Une erreur bloquante est importante; elle ne vous permettra pas de continuer tant que vous ne l'aurez pas résolue. Voici une liste des éléments qui génèrent ce type d'erreur :
- Un changement de quart de travail n'est pas approuvé
- Le quart de travail n'a pas de taux de rémunération
Remarque : lorsque vous exécutez votre cycle de paie, vous pouvez afficher les quarts de travail de vos employés dans leur région d'origine et dans les régions extérieures.
L'avantage : Les administrateurs, votre gestion administrative, les superviseurs et le personnel de sécurité bénéficient d'une plus grande transparence sur leur paie pour un traitement correct.
Exemple :
- Les cycles de paie avec des employés travaillant dans une région avec des sous-régions
- La région A a des sous-régions A1, A2, A3
- L'utilisateur 1 vit dans la région A
- L'utilisateur 1 effectue des transferts dans la région A et sous-régions A1, A2, A3
- Lors de l'exécution de la paie pour la région A, toutes les affectations effectuées pour l'utilisateur 1 dans les régions/sous-régions (A, A1, A2, A3) sont calculées.
- Tous les quarts de travail non approuvés pour l'utilisateur 1 dans les sous-régions A1, A2 et A3 seront affichées sous forme d'erreur que l'utilisateur de la paie devra résoudre (voir l'image suivante).
- Lors de l'approbation des quarts de travail provenant d'une région externe, le nom du ou des sites de la région où les quarts de travail ont été effectués s'affiche.
Lorsque toutes les erreurs de blocage auront été résolues, vous pourrez passer à l'étape suivante.
Dans les cas où les employés travaillent dans plusieurs régions, leurs quarts de travail apparaîtront désormais dans leur région d'origine lors du calcul de la paie.
- L'utilisateur 1 effectue des transferts dans la région B.
- Lors de l'exécution de la paie pour la région A, tous les quarts de travail effectués pour l'utilisateur 1 dans la région B sont calculés.
- Tous les quarts de travail non approuvés pour l'utilisateur 1 dans la région B seront affichées sous forme d'avertissement pour avertir l'utilisateur de la paie.
- Lors de l'exécution de la paie dans la région du siège social, tous les quarts de travail effectués pour l'utilisateur 1 dans la région B sont calculés. Tous les quarts de travail non approuvés pour l'utilisateur 1 dans la région B seront affichées sous forme d'erreur que l'utilisateur de la paie devra résoudre.
La hiérarchie des taux de rémunération
TrackTik applique les taux de rémunération de manière hiérarchique. En commençant par le plus spécifique (taux d'affectation) et en allant vers le moins spécifique (paramètre BackOffice par défaut), la hiérarchie est la suivante :
- Taux du quart de travail : Si le quart de travail possède un taux de rémunération, celui-ci est prélevé là où l'utilisateur a travaillé.
- Taux pour le poste : Si le poste possède une valeur de taux pour le quart de travail, il est pris à l'endroit où l'utilisateur a travaillé.
- Taux du compte/de l'utilisateur : Si le compte/utilisateur a un taux de rémunération, celui-ci est calculé à partir de l'endroit où l'utilisateur a travaillé.
- Profil RH : Ce profil est tiré de la région d'origine de l'utilisateur comme indiqué dans son profil.
- Classe/Groupe d'employés : Est extrait de la région d'origine du profil de l'utilisateur.
- Taux par défaut (paramètre de la gestion administrative) : Est extrait dans la région d'origine du profil de l'utilisateur.
N'oubliez pas que le taux le plus spécifique l'emporte sur le taux le moins spécifique.
Lorsque l'utilisateur 1 a effectué des heures supplémentaires dans les sous-régions A1, A2 et A3, le calcul des heures supplémentaires est basé sur les paramètres de la règle des heures supplémentaires dans la région d'origine de l'utilisateur 1 (région A dans cet exemple).
Traitement du cycle de paie
Une fois que vous avez résolu toutes les erreurs de blocage, vous pouvez procéder au traitement du cycle de paiement. Pour ce faire, cliquez sur l'option Traiter le cycle de paiement.
Le système effectue les actions suivantes :
- Calculer et exécuter tous les chiffres nécessaires pour fournir un cycle de paiement complet.
- Vous fournir deux rapports de données différents, prêts à être utilisés pour la paie, soit un rapport sommaire, soit un rapport détaillé.
- Fournir des onglets supplémentaires avec des options de classement/filtrage pour faciliter la validation.
La barre latérale contient les options de filtrage suivantes.
Validez toutes les informations fournies et passez à l'étape suivante.
Approbation et verrouillage du cycle de paiement
- Cliquez sur l'onglet RH et Paie.
- Sélectionnez Préparer le cycle de paiement.
- Sélectionnez le cycle de paiement sur lequel vous souhaitez travailler en cliquant sur le bouton vert à votre droite, "Détails / Préparer".
Une fois que vous avez sélectionné un cycle de paiement avec le statut "Pré-traité", un bouton apparaît pour le traiter.
- Cliquez sur le bouton pour traiter le cycle de paiement.
- Une fois le cycle de paie traité, vous pouvez cliquer sur le bouton Approuver et verrouiller pour approuver et verrouiller le cycle de paie.
Débloquer un cycle de paie (et des quarts de travail)
Parfois, vous pouvez avoir besoin d'annuler un cycle de paie ou de débloquer un quart de travail qui apparaît bloqué dans la feuille de présence. Voici comment :
- Allez sur le Tableau de bord en direct et cliquez sur l'onglet RH et paie.
- Sélectionner l'historique du cycle de paie
- Choisissez le cycle de paie que vous souhaitez débloquer en cliquant sur le bouton vert « Détails/Préparer ».
- Une fois que vous avez sélectionné un cycle de paie, un bouton apparaît pour le déverrouiller. Cliquez sur le bouton pour déverrouiller le cycle de paie et effectuer d'autres modifications.
- Vous pouvez maintenant renvoyer les quarts de travail en question et vous devriez être en mesure de les modifier.
Données historiques sur les salaires
Suivez les étapes ci-dessous pour y accéder.
- Accéder au tableau de bord en direct
- Cliquez sur RH et paie
- Sélectionner les cycles de paiement historiques
Vous pouvez voir une vue d'ensemble des cycles de paie précédents, y compris :
- ID : L'identifiant unique du cycle de paie.
- Statut : Le statut du cycle de paie. Les statuts comprennent le traitement ou l'approbation.
- Échéancier : Le nom de l'horaire de paiement associé au cycle de paie.
- Début de la période : La date de début de la période couverte par le cycle de paie.
- Fin de la période : Date de fin de la période couverte par le cycle de paie.
- Employés : Le nombre d'employés inclus dans le cycle de paie.
- Heures : Le nombre d'heures incluses dans le cycle de paiement.
- Total : Le montant total en dollars du cycle de paiement.
- Rapport détaillé : Cliquez sur ce bouton pour obtenir un PDF de l'information sur le cycle de paie.
- Bouton Détails/Préparation : Afficher et exporter des informations dans différents formats.
Détails du cycle de paie
Éléments bruts : Cet onglet affiche chaque quart de travail du cycle de paie individuellement. Les données comprennent l'identifiant de l'employé, son nom, le code de paie, le département, le cas échéant, le nombre d'heures travaillées, le taux de rémunération de l'employé, la rémunération totale pour le quart de travail, le code de l'entreprise et le type d'employé.
Par employé : Cet onglet affiche les totaux des cycles de paie des employés.
Par employé/quart de travail : Cet onglet fournit une liste détaillée de chaque quart de travail par employé. Il est utile de connaître les heures de pointage d'arrivée et de départ par employé et par quart de travail.
Compte/Poste : Cet onglet résume les heures travaillées et les montants payés par compte et par poste.
Retenues : Cet onglet affiche les retenues ad hoc pour le cycle de paie, le cas échéant.
Avertissements et information : Cet onglet contient les erreurs ou les messages d'information relatifs au cycle de paie.
Exportations : Téléchargez vos données dans le format que vous avez sélectionné dans la section Formats d'exportation.