Créer et modifier les types d'actifs

Apprenez à créer et à modifier vos types d'actifs dans le suivi des actifs.

Aperçu

Les types d'actifs constituent ce que vous souhaitez suivre dans le cadre du suivi des actifs. 

Vous pouvez créer et modifier plusieurs types d'actifs pour répondre à vos besoins :

• Actifs
• Personnes
• Types de modèles
• Catégories
• Fabricants
• Fournisseurs

Avant de commencer

Ce que vous devez savoir avant de commencer :

• Veuillez lire Configurer, vous connecter et naviguer dans le suivi des actifs.

Créer des types d'actifs

Les types d’actifs sont ce que vous souhaitez suivre dans le suivi des actifs.

Actif 

Un actif est ce qui constitue vos types d’actifs. Des exemples d’actifs comprennent les véhicules, les uniformes et les clés.

> Vous pouvez également créer des immobilisations par lot à l'aide d'un fichier CSV. Pour en savoir plus sur la création d'actifs à l'aide de l'importation par lots, consultez la rubrique Création d'actifs à l'aide de l'importation par lots d'actifs.

Pour créer un actif :

1. 1. Sur l'écran d'accueil, sélectionnez + CRÉER.
      
      
   2. Choisissez l'actif.
   3. Saisissez les informations relatives à l'actif :

• Type
  Sélectionnez le type d'actif que vous souhaitez ajouter dans le menu déroulant Type.
  > Pour créer un type de modèle d'actif, cliquez sur l'icône +.
  
  Pour en savoir plus sur la création d'un type de modèle d'actif, consultez Type de modèle d'actif.
  
• Nom
  Saisissez le nom de l'actif.
• Étiquette du code à barres
  Saisissez une étiquette de code à barres pour l'actif.
• Notes
  Saisissez toute note concernant l'actif.
• Statut
  Dans le menu déroulant Statut, choisissez un statut :

• Actif
• En attente
• Inactif

• Numéro de série
  Pour identifier l'actif de manière unique, saisissez un numéro de série.
• Emplacement du compte
  Dans le menu déroulant Emplacement du compte, sélectionnez un emplacement pour le bien.
  > Pour créer un emplacement d'actif, cliquez sur l'icône +.
  
  4. Sélectionnez ENREGISTRER.

Vous pouvez maintenant garder une trace de vos actifs.

Personnes

Une personne est une personne qui peut vérifier les actifs, par exemple, les employés, les résidents, les visiteurs et les fournisseurs.

Pour créer une personne :

1. 1. Sur l'écran d'accueil, sélectionnez + CRÉER.
      
      
   2. Choisissez une personne.
   3. Saisissez les informations relatives à l'actif :

• ID personnalisé
  Entrez un numéro d'identification pour reconnaître cet actif numériquement.
• Type
  Dans le menu déroulant Type, sélectionnez le type de personne que vous souhaitez ajouter :
  
  • • • Employé
      • Résident
      • Gestionnaire de propriété
      • Visiteur
      • Entrepreneur
      • Fournisseur
      • Agent
      • Client
      • Superviseur
      • Fonctionnaires

• Prénom
  Saisissez le prénom de la personne.

• Nom de famille
  Saisissez le nom de famille de la personne.

• Téléphone principal
  Saisissez le numéro de téléphone principal de la personne.

• Téléphone secondaire
  Saisissez le numéro de téléphone secondaire de la personne.

• Courriel
  Saisissez l'adresse électronique de la personne.

• Notes
  Saisissez toute note concernant la personne.

• Relié à
  Dans le menu déroulant Relié à, sélectionnez toutes les personnes liées. Par exemple, sélectionnez tous les employés que vous supervisez si vous êtes un superviseur.
  > Pour créer un X lié à, sélectionnez le icône +.
  
  4. Sélectionnez ENREGISTRER.

Vous pouvez désormais suivre l'évolution de votre personnel.

Type de modèle 

Un type de modèle d’actif est un groupe d'actifs associés. Par exemple, si vous avez une flotte de camions Toyota, le type de modèle d’actif est « Camion ».

Pour créer un type de modèle :

1. Sur l'écran d'accueil, sélectionnez + CRÉER.
   
   
   
2. Choisissez le type de modèle.
3. Saisissez les informations relatives au type de modèle :
• Nom du modèle
  Saisissez un nom pour le type de modèle.
• ID/CUP personnalisé
  Saisissez un ID ou un code universel de produit personnalisé pour identifier numériquement le type de modèle.
• Catégorie
  Dans le menu déroulant Catégorie, sélectionnez une catégorie d'actifs à laquelle le type de modèle d'actif appartient.
  > Pour créer une catégorie d'actifs, cliquez sur le icône +.
  
  
• Fabricant
  Dans le menu déroulant Fabricant, sélectionnez un fabricant d'actifs.
  > Pour créer un fabricant d'actifs, cliquez sur le icône +.
  
  
• Contient d’autres actifs
  Cliquez Contient d’autres actifs sur vert pour confirmer que ce type de modèle contient d’autres actifs pour créer un lot.
• Peut être emprunté
  Basculez le commutateur Peut être emprunté en vert pour confirmer que les personnes peuvent emprunter ce type de modèle.
• Fournisseur
  Dans le menu déroulant Fournisseur, sélectionnez un fournisseur de biens.
  > Pour créer un fournisseur d'actifs, cliquez sur l'icône +.
  
  
  
  4. Pour personnaliser votre type de modèle d'actif, sélectionnez Personnalisation.
  
  

1. • • • Champ
         Dans le menu déroulant Champ, sélectionnez TEXTE.
         > Pour créer un ensemble de zones, sélectionnez l'icône +.
         
         Saisissez le nom de l'ensemble de champs et sélectionnez une zone dans le menu déroulant Zone. Sélectionnez ENREGISTRER lorsque vous avez terminé.
       • Icône
         Dans le menu déroulant Icône, sélectionnez l'une des centaines d'icônes permettant d'identifier visuellement le type de modèle d'actif.
       • Couleur
         Sélectionnez une couleur pour l'apparence de l'icône dans le menu déroulant Couleur
         
         5. Sélectionnez ENREGISTRER.

Vous pouvez désormais suivre vos types de modèles d'actifs.

Catégorie 

Une catégorie est une catégorie contenant des actifs ou des types d'actifs, à l'instar d'un dossier. Par exemple, si vous avez des actifs différents (uniformes) pour différentes personnes, les uniformes pourraient être la catégorie d'actifs.

Pour créer une catégorie d'actifs :

1. Sur l'écran d'accueil, sélectionnez + CRÉER.
   
   
   
2. Choisissez une catégorie.
3. Saisissez les informations relatives à la catégorie :
• Nom
  Saisissez le nom de la catégorie.
• Description
  Saisissez une description de la catégorie.
• ID personnalisé
  Saisissez un identifiant personnalisé pour identifier numériquement la catégorie.
• Catégorie principale
  Dans le menu déroulant Catégorie principale, sélectionnez une catégorie principale pour lier vos actifs à un ensemble principal.
  > Pour créer une catégorie principale, sélectionnez l'icône +.
  
• Icône
  
• Sélectionnez l'une des centaines d'icônes du menu déroulant Icône pour identifier visuellement la catégorie.
• Couleur
  Sélectionnez une couleur pour l'apparence de l'icône dans le menu déroulant Couleur.
  
  4. Sélectionnez SAUVEGARDER.

Vous pouvez maintenant utiliser votre catégorie.

Fabricant d'actifs 

Un fabricant est un fabricant de vos actifs ou de vos types d'actifs. Par exemple, une entreprise appelée PlastiCorp fabrique des cartes d'accès, un actif que vous utilisez; PlastiCorp est le fabricant de l'actif. 

Pour créer un fabricant :

1. 1. Sur l'écran d'accueil, sélectionnez + CRÉER.
      
      
      
   2. Choisissez le fabricant.
   3. Saisissez les informations relatives au fabricant de l'actif :

• Nom de l'entreprise
  Saisissez le nom de l'entreprise du fabricant.
• Notes
  Saisissez toute note concernant le fabricant.
• Site Web
  Saisissez l'URL du site Web du fabricant.
  
  4 . Pour ajouter les coordonnées d'un contact, sélectionnez Contact.
  
  
  
  Saisissez l'information relative au fabricant de l'actif  :

• Nom du contact
  Saisir le nom d'un contact au sein du fabricant.
• Courriel
  Saisissez l'adresse électronique du fabricant.
• Numéro de téléphone
  Saisissez le numéro de téléphone du fabricant. 
• Numéro de fax
  Indiquez le numéro de télécopie de la personne à contacter chez le fabricant.
  
  5. Pour ajouter des détails d'adresse, sélectionnez Adresse.
  
  
  Saisissez les détails de l'adresse du fabricant :
• Adresse
  Saisissez la première ligne de l'adresse du fabricant.
• Ligne d'adresse 2
  Saisissez la deuxième ligne de l'adresse du fabricant.
• Ville
  Saisissez la ville du fabricant.
• État/Province
  Saisissez le nom de l'État ou de la province où se trouve le fabricant.
• Code postal
  Saisissez le code postal du fabricant.
• Pays
  Saisissez le pays dans lequel le fabricant est établi.
  
  6. Sélectionnez SAUVEGARDER.

Vous pouvez maintenant utiliser votre fabricant.

Fournisseur

Un fournisseur est une entreprise qui fournit des actifs ou des types d'actifs. Par exemple, un fournisseur nommé Linens Etc. vous fournit les uniformes; Linens Etc. est le fournisseur de l'actif. 

Pour créer un fournisseur :

1. 1. Sur l'écran d'accueil, sélectionnez + CRÉER.
      
      
      
   2. Choisir un fournisseur.
   3. Saisissez les informations relatives au fournisseur :
      • Nom de l'entreprise
        Saisissez le nom de la société du fournisseur d'actifs.
      • Notes
        Saisissez des notes sur le fournisseur d'actifs.

Site web
Saisissez l'URL du site web du fournisseur de biens.

4. Pour ajouter les coordonnées d'un contact, sélectionnez Contact.



Saisissez les informations relatives au fabricant du bien :

• Nom du contact
  Saisissez le nom d'un contact chez le fournisseur d'actifs.
• Courriel
  Saisissez l'adresse électronique de la personne à contacter chez le fournisseur d'actifs.
• Numéro de téléphone
  Saisissez le numéro de téléphone de la personne à contacter chez le fournisseur d'actifs. 

Numéro de fax
Indiquez le numéro de télécopie de la personne à contacter chez le fournisseur d'actifs.

5. Pour ajouter des détails d'adresse, sélectionnez Adresse.



Saisissez les détails de l'adresse du fournisseur :

• Adresse
  Saisissez la première ligne de l'adresse du fournisseur.
• Ligne 2 de l'adresse
  Saisissez la deuxième ligne de l'adresse du fournisseur.
• Ville
  Saisissez la ville du fournisseur.
• État/Province
  Saisissez le nom de l'État ou de la province du fournisseur.
• Code postal
  Saisissez le code postal du fournisseur.
• Pays
  Saisissez le pays dans lequel le fournisseur est établi.
  
  6. Sélectionnez SAUVEGARDER.

Vous pouvez maintenant utiliser votre fournisseur.

Modifier les types d'actifs

Les détails d'un type d'actif peuvent changer avec le temps. Vous pouvez à tout moment modifier les détails de chaque type d'actif.

Pour modifier vos types d'actifs :

1. Dans le menu de navigation, sélectionnez le nom du type d'actif que vous souhaitez modifier.
   
   
2. Sélectionnez dans la liste le nom spécifique du type d'actif que vous souhaitez modifier.
   > Si vous ne trouvez pas le type d'actif spécifique, saisissez son nom dans la barre de recherche.
   
3. Dans le panneau des détails, sélectionnez le icône du crayon.
   
   
4. Modifiez les détails du type d'actif.
   > Pour en savoir plus sur les détails de chaque type d'immobilisation, consultez la section Créer des types d'immobilisation.
5. Sélectionnez SAUVEGARDER.

Vos modifications sont maintenant enregistrées et appliquées au type d'actif. 

Voir aussi

• Création d'actifs avec l'importation par lots d'actifs